Os dados de registro (requisitos) no Bitrix24 são os dados jurídicos das duas partes: «Meus dados» guardam as suas pessoas jurídicas para inserção em faturas e contratos, e os dados nas fichas de empresas e contatos são os dados das contrapartes. Enquanto os dados são preenchidos à mão, vão para os documentos erros de digitação no INN (CNPJ russo) e contas correntes desatualizadas. Vamos ver a estrutura, o preenchimento automático por INN e — o ponto cego da ajuda oficial — como ler e preencher os dados de registro automaticamente em processos de negócios.

Como funcionam os dados de registro e onde preenchê-los?

Suas pessoas jurídicas: CRM → Configurações → Meus dados — um registro por pessoa jurídica ou empresário individual; eles são inseridos nos documentos como «dados do vendedor». Contrapartes: o bloco «Dados de registro» na ficha da empresa ou do contato; uma ficha pode guardar vários conjuntos (pessoa jurídica + filial). Cada conjunto é montado por um modelo de dados — «Organização» ou «Empresário individual» — com os campos INN, KPP, OGRN, endereços e dados bancários. Detalhe importante: os dados bancários são uma aba à parte dentro do conjunto, e nos modelos de documentos eles são inseridos por seus próprios campos, e não pelos campos da organização.

Como funciona o preenchimento automático por INN?

Na ficha de dados de registro, digite o INN na linha de busca — o Bitrix24 puxa o nome, o KPP, o OGRN e o endereço jurídico do cadastro estatal. Isso elimina a digitação manual na criação, mas não resolve duas tarefas: o preenchimento em massa da base já acumulada (centenas de empresas você não preenche clicando à mão) e a atualização — a contraparte mudou de endereço ou de nome, e no CRM estão dados de dois anos atrás. Ambas são resolvidas com automação: o robô «Dados da empresa por INN» em um processo de negócios obtém pelo INN os dados atualizados e os grava nos dados de registro da ficha — a passagem em massa pela base é feita iniciando o processo por uma lista de empresas, e a atualização, pelo mesmo robô conforme um agendamento ou quando o negócio passa para a etapa «Contrato».

Como usar os dados de registro em processos de negócios?

Três tarefas típicas. Ler um dado de registro para validação ou documento: o robô «Obter dado de registro da empresa (INN/KPP/conta)» devolve o valor do campo de registro em uma variável do processo — por exemplo, antes de gerar um contrato o processo verifica se o INN e a conta corrente estão preenchidos, e só então cria o documento. Encontrar uma empresa por INN: o robô «Encontrar empresa por INN» busca uma ficha existente — verificação obrigatória antes de criar uma nova empresa a partir de uma solicitação, senão se multiplicam contrapartes duplicadas. Completar os dados bancários: o robô «Banco por BIK» devolve pelo BIK o nome do banco e a conta correspondente — o gerente digita nove dígitos, o resto se preenche sozinho.

Dados de registro nos documentos: o que verificar antes de gerar

O modelo de documento pega os dados das duas partes: do vendedor — de «Meus dados», do comprador — da ficha. Três falhas frequentes. Campos vazios: no contrato aparece «INN: __» — proteja-se com uma verificação de preenchimento no processo antes de gerar. Vários conjuntos de dados na contraparte: no documento é inserido o conjunto padrão — verifique a marca «Principais» na ficha. Várias pessoas jurídicas suas: a inserção depende da escolha de «Meus dados» nas configurações do modelo e no formulário de geração — se os gerentes confundem as pessoas jurídicas, separe os documentos em modelos diferentes.

Perguntas frequentes

Qual a diferença entre os dados de registro e os campos da empresa? Os campos são propriedades da ficha (setor, segmento), os dados de registro são um bloco jurídico com estrutura própria; em filtros e relatórios os dados de registro têm disponibilidade limitada, por isso o INN costuma ser duplicado em um campo comum — é uma prática normal, e o robô «Dados da empresa por INN» pode preencher os dois lugares. Dá para impedir um negócio sem dados de registro? Sim: verificação de preenchimento na etapa + retorno com uma tarefa. De onde vêm os dados por INN? Dos cadastros estatais por meio de serviços de dados; para os robôs do Roboteka a fonte é configurada no lado do aplicativo.

Resumo

Ordem nos dados de registro significa preenchimento automático por INN no lugar da digitação manual, verificação antes de gerar documentos e busca por INN antes de criar empresas. Todos os três robôs estão no catálogo do Roboteka, instalam-se do Market gratuitamente. Não há o cenário necessário — descreva a tarefa, fazemos o robô.