Rechtliche Daten in Bitrix24 sind die juristischen Angaben beider Seiten: „Meine Daten“ speichern Ihre Rechtspersonen für die Einsetzung in Rechnungen und Verträge, und die rechtlichen Daten in den Karten von Unternehmen und Kontakten enthalten die Angaben der Geschäftspartner. Solange diese Daten von Hand gepflegt werden, wandern Tippfehler in der Steuernummer und veraltete Kontoverbindungen in die Dokumente. Wir klären den Aufbau, die Auto-Befüllung per Steuernummer und – ein blinder Fleck der Hilfe – wie man rechtliche Daten in Geschäftsprozessen automatisch liest und befüllt.

Wie sind rechtliche Daten aufgebaut und wo trägt man sie ein?

Eigene Rechtspersonen: CRM → Einstellungen → Meine Daten – mit je einem Eintrag pro Rechtsperson oder Einzelunternehmer; sie werden als „Daten des Verkäufers“ in Dokumente eingesetzt. Geschäftspartner: der Block „Rechtliche Daten“ in der Karte des Unternehmens oder Kontakts; eine Karte kann mehrere Sätze speichern (Rechtsperson + Niederlassung). Jeder Satz baut auf einer Vorlage auf – „Organisation“ oder „Einzelunternehmer“ – mit Feldern wie Steuernummer, Steuerkennziffer, Registernummer, Adressen und Bankdaten. Wichtiges Detail: Die Bankdaten sind ein eigener Reiter innerhalb des Satzes, und in Dokumentvorlagen werden sie über ihre eigenen Felder eingesetzt, nicht über die Felder der Organisation.

Wie funktioniert die Auto-Befüllung per Steuernummer?

Geben Sie in der Karte mit den rechtlichen Daten die Steuernummer in die Suchzeile ein – Bitrix24 zieht Name, Steuerkennziffer, Registernummer und juristische Adresse aus dem staatlichen Register. Das erspart die manuelle Eingabe bei der Erstellung, löst aber zwei Aufgaben nicht: das Massenbefüllen einer bereits angesammelten Datenbasis (Hunderte Unternehmen klickt man nicht von Hand zusammen) und die Aktualisierung – ein Geschäftspartner ist umgezogen oder hat den Namen geändert, im CRM liegen aber Daten von vor zwei Jahren. Beides löst die Automatisierung: Der Roboter „Unternehmensdaten per Steuernummer“ holt im Geschäftsprozess aktuelle Daten anhand der Steuernummer und schreibt sie in die rechtlichen Daten der Karte – ein Massendurchlauf über die Datenbasis erfolgt durch das Starten des Prozesses über eine Unternehmensliste, die Aktualisierung durch denselben Roboter nach Zeitplan oder beim Wechsel des Deals in die Phase „Vertrag“.

Wie verwendet man rechtliche Daten in Geschäftsprozessen?

Drei typische Aufgaben. Einen Datenwert für eine Prüfung oder ein Dokument lesen: Der Roboter „Unternehmensdaten abrufen (Steuernummer/Steuerkennziffer/Konto)“ liefert den Wert eines Datenfelds in eine Prozessvariable – zum Beispiel prüft der Prozess vor der Vertragserstellung, dass Steuernummer und Kontoverbindung ausgefüllt sind, und erstellt das Dokument erst danach. Ein Unternehmen per Steuernummer finden: Der Roboter „Unternehmen per Steuernummer finden“ sucht nach einer vorhandenen Karte – eine zwingende Prüfung, bevor man aus einer Anfrage ein neues Unternehmen anlegt, sonst vermehren sich Dubletten von Geschäftspartnern. Bankdaten nachtragen: Der Roboter „Bank per Bankleitzahl“ liefert anhand der Bankleitzahl Bankname und Korrespondenzkonto – der Manager gibt neun Ziffern ein, der Rest füllt sich selbst.

Rechtliche Daten in Dokumenten: was vor der Generierung zu prüfen ist

Die Dokumentvorlage übernimmt die rechtlichen Daten beider Seiten: die des Verkäufers aus „Meine Daten“, die des Käufers aus der Karte. Drei häufige Fehler. Leere Felder: Im Vertrag erscheint „Steuernummer: __“ – sichern Sie sich mit einer Befüllungsprüfung im Prozess vor der Generierung ab. Mehrere Datensätze beim Geschäftspartner: In das Dokument wird der Standardsatz eingesetzt – prüfen Sie die Markierung „Hauptdaten“ in der Karte. Mehrere eigene Rechtspersonen: Für die Einsetzung ist die Auswahl von „Meine Daten“ in den Vorlageneinstellungen und im Generierungsformular zuständig – wenn Manager die Rechtspersonen verwechseln, trennen Sie die Dokumente auf verschiedene Vorlagen auf.

Häufige Fragen

Wodurch unterscheiden sich rechtliche Daten von den Feldern des Unternehmens? Felder sind Eigenschaften der Karte (Branche, Segment), die rechtlichen Daten ein juristischer Block mit eigener Struktur; in Filtern und Berichten sind die rechtlichen Daten nur eingeschränkt verfügbar, weshalb man die Steuernummer oft in ein normales Feld dupliziert – das ist gängige Praxis, der Roboter „Unternehmensdaten per Steuernummer“ kann beide Stellen befüllen. Lässt sich ein Deal ohne rechtliche Daten verhindern? Ja: Befüllungsprüfung in der Phase + Rückführung mit Aufgabe. Woher stammen die Daten zur Steuernummer? Aus staatlichen Registern über Datendienste; für die Roboter von Roboteka wird die Quelle auf Seiten der App konfiguriert.

Fazit

Ordnung in den rechtlichen Daten bedeutet Auto-Befüllung per Steuernummer statt manueller Eingabe, Prüfung vor der Dokumentgenerierung und Suche per Steuernummer vor dem Anlegen von Unternehmen. Alle drei Roboter finden Sie im Roboteka-Katalog, die Installation aus dem Market ist kostenlos. Es fehlt das passende Szenario? Beschreiben Sie die Aufgabe – wir bauen den Roboter.