Pola w Bitrix24 to komórki karty leada, deala, kontaktu, firmy lub procesu inteligentnego: systemowe („Kwota", „Etap") tworzy sam Bitrix24, pola użytkownika dodajesz ty pod własne dane. Od budowy pól zależy cała reszta: filtry, raporty, automatyzacja, generowanie dokumentów. Omówimy typy, obowiązkowość, wartości wielokrotne i — co najważniejsze, czego nie ma w pomocy — jak z polami pracują roboty i procesy biznesowe.

Jakie typy pól użytkownika są w Bitrix24?

Utworzyć pole można prosto z karty („Utwórz pole" na dole) lub w ustawieniach CRM → Ustawienia pól. Podstawowe typy: ciąg znaków, liczba, tak/nie, data/czas, lista, link, adres, pieniądze, plik, powiązanie z pracownikiem lub z elementami CRM. Typ wybieraj według tego, jak pole będzie używane dalej: po liście wygodnie filtrować i budować raporty, po ciągu znaków — nie; „pieniądze" przechowują walutę razem z kwotą; „powiązanie z CRM" czyni pole klikalnym łączem, po którym potem może przejść automatyzacja. Przemianować pole można zawsze, ale typ po utworzeniu się nie zmienia — przy błędzie pole tworzy się na nowo i przenosi dane.

Jak uczynić pole obowiązkowym — i dlaczego lepsze jest „obowiązkowe według etapu"?

Obowiązkowość konfiguruje się w karcie pola. Twarda obowiązkowość „zawsze" przeszkadza handlowcom: przy utworzeniu leada danych jeszcze nie ma, więc pole wypełnia się śmieciem, byle zapisać. Właściwa technika — obowiązkowość według etapów: pole „Budżet" staje się obowiązkowe przy przejściu do „Negocjacje", „Przyczyna odmowy" — tylko na etapie „Przegrana". W ten sposób karta wypełnia się w miarę ruchu po lejku. Dziura tego mechanizmu: sprawdza on tylko ręczne przejścia — dane przybyłe importem lub przez API kontrolę omijają. Zabezpieczenie w automatyzacji: robot „Sprawdź wypełnienie pola" na etapie zwraca Y/N, a proces albo przepuszcza deal dalej, albo stawia handlowcowi zadanie uzupełnienia.

Co szczególnego jest w polach wielokrotnych?

Pole wielokrotne przechowuje kilka wartości naraz — telefony, e-maile, tagi. Dwa podwodne kamienie. W procesach biznesowych wartość wielokrotna podstawia się listą rozdzieloną przecinkami: by pracować z elementami osobno, trzeba ją najpierw rozłożyć (dla ciągów znaków — robot „Podziel ciąg po separatorze"). A przy aktualizacji przez API lub roboty pola wielokrotne nie są uzupełniane, lecz nadpisywane w całości — jeśli zapisać jedną wartość, reszta zniknie. Dlatego scenariusz „dodać tag" zawsze wygląda jak „odczytać aktualne wartości → dodać nową → zapisać wszystko z powrotem".

Jak automatycznie wypełniać, czyścić i przenosić pola?

Cztery operacje zamykają prawie wszystkie scenariusze. Zapisać wartość — wbudowana akcja „Zmień dokument" lub roboty aktualizacji encji. Wyczyścić pole standardowo jest niewygodnie (pusty ciąg znaków nie zawsze równa się „puste") — robot „Wyczyść pole" zeruje wartość poprawnie dla dowolnego typu. Przenieść wartość między powiązanymi encjami — para robotów „Pobierz wartość pola powiązanej encji" i „Zapisz wartość do pola powiązanej encji": na przykład przy zmianie etapu deala odczytać u kontaktu miasto i zapisać je do deala dla raportowania, albo odwrotnie — przepchnąć status z deala do karty firmy. Sprawdzić wypełnienie przed wygenerowaniem dokumentu — „Sprawdź wypełnienie pola", żeby do umowy nie pojechały puste dane rejestrowe.

Częste błędy przy pracy z polami

Pole-duplikat: zamiast wyszukania istniejącego pola tworzy się nowe o podobnej nazwie, a dane się rozłażą — raz na kwartał przeprowadzaj rewizję ustawień pól. Ciąg znaków zamiast listy: filtry i raporty po dowolnym tekście nie działają („Warszawa", „warszawa", „W-wa" — trzy różne wartości); tam, gdzie wartości się powtarzają, potrzebna jest lista. Obowiązkowość „zawsze" zamiast „według etapu" — o niej wyżej. I ostatnie: sprawdzanie wypełnienia tylko w interfejsie, bez zabezpieczenia w procesie — automatyzacja, import i API je omijają.

Podsumowanie

Pola to fundament CRM: właściwy typ, obowiązkowość według etapów i automatyczne wypełnianie zamieniają kartę w źródło danych dla dokumentów i raportów, a nie w ankietę dla zaliczenia. Roboty do pracy z polami — czyszczenie, sprawdzanie, przenoszenie między encjami — są zebrane w katalogu Roboteki; instalacja darmowa, pojawiają się w kreatorze obok wbudowanych.