Felder in Bitrix24 sind die Zellen der Karte eines Leads, Deals, Kontakts, Unternehmens oder Smart-Prozesses: Systemfelder („Betrag", „Phase") erstellt Bitrix24 selbst, benutzerdefinierte fügen Sie für Ihre Daten hinzu. Vom Aufbau der Felder hängt alles Übrige ab: Filter, Berichte, Automatisierung, Dokumentenerstellung. Betrachten wir Typen, Pflicht, Mehrfachwerte und — das Wichtigste, was im Hilfetext fehlt — wie Roboter und Geschäftsprozesse mit Feldern arbeiten.

Welche Typen benutzerdefinierter Felder gibt es in Bitrix24?

Ein Feld kann man direkt aus der Karte anlegen („Feld erstellen" unten) oder in den CRM-Einstellungen → Feldeinstellungen. Die wichtigsten Typen: Zeichenkette, Zahl, Ja/Nein, Datum/Uhrzeit, Liste, Link, Adresse, Geld, Datei, Bindung an einen Mitarbeiter oder an CRM-Elemente. Den Typ wählen Sie danach, wie das Feld später verwendet wird: nach einer Liste lässt sich bequem filtern und Berichte erstellen, nach einer Zeichenkette nicht; „Geld" speichert die Währung zusammen mit dem Betrag; „Bindung an CRM" macht das Feld zu einer klickbaren Verbindung, durch die später eine Automatisierung gehen kann. Ein Feld umbenennen kann man immer, doch der Typ ändert sich nach der Erstellung nicht — bei einem Fehler legt man das Feld neu an und überträgt die Daten.

Wie macht man ein Feld zur Pflicht — und warum ist „Pflicht nach Phase" besser?

Die Pflicht wird in der Feldkarte eingestellt. Eine harte Pflicht „immer" stört die Manager: beim Anlegen eines Leads gibt es die Daten noch nicht, und das Feld wird mit Müll ausgefüllt, nur um zu speichern. Die richtige Technik ist die Pflicht nach Phasen: das Feld „Budget" wird beim Übergang in „Verhandlungen" zur Pflicht, „Ablehnungsgrund" — nur in der Phase „Verloren". So füllt sich die Karte im Zuge der Bewegung durch den Trichter. Die Lücke dieses Mechanismus: er prüft nur manuelle Übergänge — Daten, die per Import oder API hereinkommen, umgehen die Prüfung. Die Absicherung liegt in der Automatisierung: der Roboter „Feld auf Befüllung prüfen" in der Phase gibt Y/N zurück, und der Prozess lässt den Deal entweder weiter oder stellt dem Manager die Aufgabe, nachzutragen.

Was ist das Besondere an Mehrfachfeldern?

Ein Mehrfachfeld speichert mehrere Werte auf einmal — Telefonnummern, E-Mails, Tags. Zwei Fallstricke. In Geschäftsprozessen wird ein Mehrfachwert als kommagetrennte Liste eingesetzt: um mit den Elementen einzeln zu arbeiten, muss man ihn zuerst zerlegen (für Zeichenketten — der Roboter „Zeichenkette an Trennzeichen aufteilen"). Und beim Aktualisieren über die API oder Roboter werden Mehrfachfelder nicht ergänzt, sondern vollständig überschrieben — schreibt man einen Wert, gehen die übrigen verloren. Deshalb sieht das Szenario „einen Tag hinzufügen" immer so aus: „aktuelle Werte lesen → neuen hinzufügen → alles zurückschreiben".

Wie befüllt, bereinigt und überträgt man Felder automatisch?

Vier Operationen decken fast alle Szenarien ab. Einen Wert schreiben — die Standardaktion „Dokument ändern" oder Roboter zur Aktualisierung von Entitäten. Ein Feld zu leeren ist standardmäßig unbequem (eine leere Zeichenkette ist nicht immer gleich „leer") — der Roboter „Feld leeren" setzt den Wert für jeden Typ korrekt auf null. Einen Wert zwischen verbundenen Entitäten übertragen — das Paar Roboter „Feldwert einer verbundenen Entität abrufen" und „Wert in das Feld einer verbundenen Entität schreiben": zum Beispiel beim Phasenwechsel eines Deals die Stadt des Kontakts lesen und sie für die Berichterstattung in den Deal schreiben, oder umgekehrt — einen Status aus dem Deal in die Unternehmenskarte schieben. Vor der Dokumentenerstellung die Befüllung prüfen — „Feld auf Befüllung prüfen", damit keine leeren Requisiten in den Vertrag geraten.

Häufige Fehler bei der Arbeit mit Feldern

Doppeltes Feld: statt das existierende Feld zu suchen, legt man ein neues mit ähnlichem Namen an, und die Daten zerstreuen sich — führen Sie einmal im Quartal eine Revision der Feldeinstellungen durch. Zeichenkette statt Liste: Filter und Berichte nach freiem Text funktionieren nicht („München", „münchen", „MUC" — drei verschiedene Werte); wo sich Werte wiederholen, braucht man eine Liste. Pflicht „immer" statt „nach Phase" — dazu oben. Und zuletzt: eine Befüllungsprüfung nur in der Oberfläche, ohne Absicherung im Prozess — Automatisierung, Import und API umgehen sie.

Fazit

Felder sind das Fundament des CRM: der richtige Typ, die Pflicht nach Phasen und die automatische Befüllung verwandeln die Karte in eine Datenquelle für Dokumente und Berichte und nicht in einen Fragebogen zum Abhaken. Roboter für die Arbeit mit Feldern — Leeren, Prüfen, Übertragen zwischen Entitäten — sind im Roboteka-Katalog versammelt; die Installation ist kostenlos, sie erscheinen im Designer neben den Standardaktionen.