Zadanie procesu biznesowego to krok, na którym proces zatrzymuje się i czeka na działanie człowieka: zatwierdzić dokument, zapoznać się z nim, uzupełnić dane. W odróżnieniu od zwykłego zadania, zadanie procesu nie pojawia się w sekcji „Zadania i projekty" — żyje na liście „Procesy biznesowe" i blokuje wykonanie procesu, dopóki nie otrzyma odpowiedzi. Omówmy, jakie akcje tworzą zadania, gdzie pracownik je widzi i jak sprawić, by nie utykały tygodniami.

Czym zadanie procesu biznesowego różni się od zwykłego zadania?

Zadanie to samodzielna encja: ma odpowiedzialnego, termin końcowy, listy kontrolne, można je delegować i komentować, i pozostaje w historii sekcji „Zadania i projekty". Zadanie procesu to pauza wewnątrz procesu: kreator procesów biznesowych doszedł do kroku „zapytać człowieka" i czeka. Dopóki wykonawca nie odpowie, proces stoi, a wraz z nim wszystkie kolejne kroki — powiadomienia, zmiana etapu, generowanie dokumentów. Wykonane zadanie znika z listy, a jego ślad zostaje w dzienniku procesu. Zamieszania dodaje to, że proces biznesowy potrafi tworzyć też zwykłe zadania — akcją „Postaw zadanie" — ale to właśnie zadanie w ogólnej sekcji, z własnym życiem. Jeśli pracownik „nic nie dostał", choć proces jest uruchomiony — niemal zawsze szuka zadania nie tam.

Jakie akcje tworzą zadania?

Trzy standardowe akcje kreatora procesów biznesowych. „Zatwierdzenie dokumentu" — wykonawca dostaje przyciski „Zatwierdź" i „Odrzuć", proces rozgałęzia się według wyniku; to podstawa każdego uzgadniania. „Zapoznanie z dokumentem" — wystarczy potwierdzić przeczytanie, brak rozgałęzienia: zarządzenia, regulaminy, nowe instrukcje. „Żądanie dodatkowych informacji" — wykonawca wypełnia wskazane pola i zwraca dane do procesu; tak douzyskuje się dane firmowe lub doprecyzowanie do zgłoszenia. We wszystkich trzech konfiguruje się wykonawców, nazwę i opis zadania. Opis to najważniejsze pole: wpisuj tam kwotę, odnośnik do dokumentu, sedno sprawy, by decyzja zapadała z samego zadania, bez grzebania w karcie. Jak złożyć z tych kroków trasę — w omówieniu uzgadniania dokumentów.

Gdzie pracownik widzi swoje zadania?

W lewym menu — pozycja „Procesy biznesowe": tam lista zadań oczekujących właśnie na ciebie, z licznikiem niewykonanych. Równolegle przychodzi powiadomienie do centrum powiadomień — zadanie otwiera się i wykonuje wprost z niego. Trzeci punkt to karta elementu: w dealu lub procesie inteligentnym widać uruchomiony proces biznesowy i jego bieżący krok. Najczęstsza przyczyna „utkniętych uzgodnień" — pracownik nie wie o sekcji „Procesy biznesowe" i czeka na zwykłe zadanie, do którego zadania procesu nie trafiają. Leczy się to jednym wewnętrznym wpisem ze zrzutem ekranu i nawykiem sprawdzania licznika w menu — taniej niż jakikolwiek regulamin.

Jak nie dopuścić, by zadania utknęły?

Dwa chwyty. Pierwszy — uczciwy termin. Termin zadania licz w dniach roboczych, a nie kalendarzowych, inaczej uzgodnienie wydane w piątek wieczorem „przeterminuje się" przez weekend. Robot „Data + N dni roboczych (RU)" dodaje do daty potrzebną liczbę dni roboczych według kalendarza produkcyjnego RU — weekendy i święta nie są liczone — i zwraca datę w dwóch formatach: dla pola i dla treści powiadomienia. Drugi — eskalacja. Jeśli termin minął, a odpowiedzi nie ma, proces znajduje przełożonego wykonawcy robotem „Pobierz przełożonego pracownika": zwraca on według struktury działów ID, imię i e-mail bezpośredniego przełożonego plus wskaźnik „znaleziono" — i kolejne zadanie idzie już do niego.

Jak sprawdzić dane przed wydaniem zadania?

Najgorsze zadanie to takie, w którym nie da się podjąć decyzji: uzgodnienie rachunku bez kwoty, umowa bez danych kontrahenta. Każdy taki przypadek to zbędna runda „odrzucił, zwrócił do poprawki" i minus zaufanie do procesu. Przed akcją „Zatwierdzenie dokumentu" postaw robota „Sprawdź wypełnienie pola": przyjmuje on typ encji, jej ID i kod pola, a zwraca wskaźnik Y/N i bieżącą wartość. Jeśli pole jest puste — proces nie wydaje zadania, lecz zwraca kartę odpowiedzialnemu z powiadomieniem, co dokładnie wypełnić. Uzgadniający szybko się przyzwyczajają: skoro zadanie przyszło — wszystko gotowe do decyzji, i odpowiadają zauważalnie szybciej.

Podsumowanie

Zadanie procesu to krok procesu, który czeka na człowieka: zatwierdzenie, zapoznanie lub uzupełnienie danych. Zadań szukaj w pozycji „Procesy biznesowe" lewego menu i w powiadomieniach, a nie w „Zadaniach". Aby nie utykały: termin w dniach roboczych, eskalacja na przełożonego według struktury organizacyjnej, sprawdzanie wypełnienia pól przed wydaniem zadania. Gotowe klocki do tego wszystkiego są w katalogu Roboteki: instalują się z Bitrix24.Market i działają w tym samym kreatorze procesów biznesowych, obok standardowych akcji. Brak potrzebnego — opisz zadanie, zrobimy robota bezpłatnie.