Eine Geschäftsprozess-Aufgabe ist ein Schritt, an dem der Prozess anhält und auf das Handeln eines Menschen wartet: ein Dokument genehmigen, es zur Kenntnis nehmen, Daten ergänzen. Anders als eine gewöhnliche Aufgabe erscheint sie nicht im Bereich „Aufgaben und Projekte" — sie lebt in der Liste „Geschäftsprozesse" und blockiert den Prozessablauf, bis sie eine Antwort erhält. Sehen wir uns an, welche Aktionen solche Aufgaben erzeugen, wo der Mitarbeiter sie sieht und wie man dafür sorgt, dass sie nicht wochenlang festhängen.

Worin unterscheidet sich eine Geschäftsprozess-Aufgabe von einer gewöhnlichen Aufgabe?

Eine Aufgabe ist eine eigenständige Entität: Sie hat einen Verantwortlichen, eine Frist, Checklisten, lässt sich delegieren und kommentieren und bleibt in der Historie des Bereichs „Aufgaben und Projekte". Eine GP-Aufgabe ist eine Pause innerhalb des Prozesses: Der Workflow-Designer ist beim Schritt „einen Menschen fragen" angekommen und wartet. Solange der Bearbeiter nicht antwortet, steht der Prozess still und mit ihm alle folgenden Schritte — Benachrichtigungen, Phasenwechsel, Dokumentgenerierung. Eine erledigte Aufgabe verschwindet aus der Liste, ihre Spur bleibt im Prozessprotokoll. Verwirrung stiftet, dass ein Geschäftsprozess auch gewöhnliche Aufgaben erstellen kann — mit der Aktion „Aufgabe stellen" —, aber das ist eben eine Aufgabe im allgemeinen Bereich mit eigenem Lebenslauf. Wenn ein Mitarbeiter „nichts erhalten" hat, obwohl der Prozess gestartet ist, sucht er die Aufgabe fast immer am falschen Ort.

Welche Aktionen erzeugen Aufgaben?

Drei Standardaktionen des Workflow-Designers. „Dokumentgenehmigung" — der Bearbeiter erhält die Schaltflächen „Genehmigen" und „Ablehnen", der Prozess verzweigt sich nach dem Ergebnis; das ist die Grundlage jeder Genehmigung. „Dokumentkenntnisnahme" — es genügt, das Lesen zu bestätigen, keine Verzweigung: Anweisungen, Regelwerke, neue Instruktionen. „Anforderung zusätzlicher Informationen" — der Bearbeiter füllt die angegebenen Felder aus und gibt die Daten an den Prozess zurück; so fordert man Stammdaten oder eine Präzisierung zur Anfrage nach. In allen dreien werden Bearbeiter, Bezeichnung und Beschreibung der Aufgabe konfiguriert. Die Beschreibung ist das wichtigste Feld: Schreiben Sie dort den Betrag, den Link zum Dokument, den Kern der Frage hinein, damit die Entscheidung aus der Aufgabe selbst getroffen werden kann, ohne in der Karte zu graben. Wie man aus diesen Schritten eine Route zusammenstellt — in der Analyse der Dokumentengenehmigung.

Wo sieht der Mitarbeiter seine Aufgaben?

Im linken Menü — der Punkt „Geschäftsprozesse": dort die Liste der Aufgaben, die genau auf Sie warten, mit einem Zähler der unerledigten. Parallel kommt eine Benachrichtigung in das Benachrichtigungszentrum — die Aufgabe wird direkt von dort geöffnet und erledigt. Der dritte Anlaufpunkt ist die Karte des Elements: Im Deal oder Smart-Prozess sieht man den gestarteten Geschäftsprozess und seinen aktuellen Schritt. Der häufigste Grund für „festhängende Genehmigungen" ist, dass der Mitarbeiter den Bereich „Geschäftsprozesse" nicht kennt und auf eine gewöhnliche Aufgabe wartet, in die GP-Aufgaben nicht gelangen. Das heilt ein einziger interner Beitrag mit Screenshot und die Angewohnheit, den Zähler im Menü zu prüfen — billiger als jedes Regelwerk.

Wie verhindert man, dass Aufgaben festhängen?

Zwei Kniffe. Erstens — eine ehrliche Frist. Die Deadline der Aufgabe sollte in Arbeitstagen berechnet werden, nicht in Kalendertagen, sonst „verfällt" eine am Freitagabend ausgegebene Genehmigung über das Wochenende. Der Roboter „Datum + N Arbeitstage (RU)" addiert zum Datum die nötige Anzahl Arbeitstage nach dem russischen Arbeitskalender — Wochenenden und Feiertage zählen nicht — und gibt das Datum in zwei Formaten zurück: für ein Feld und für den Benachrichtigungstext. Zweitens — die Eskalation. Ist die Frist abgelaufen und es gibt keine Antwort, findet der Prozess mit dem Roboter „Vorgesetzten des Mitarbeiters ermitteln" den Vorgesetzten des Bearbeiters: Dieser gibt anhand der Abteilungsstruktur ID, Name und E-Mail des direkten Vorgesetzten plus das Kennzeichen „gefunden" zurück — und die nächste Aufgabe geht bereits an ihn.

Wie prüft man die Daten vor der Ausgabe einer Aufgabe?

Die schlimmste Aufgabe ist die, zu der sich keine Entscheidung treffen lässt: eine Rechnungsgenehmigung ohne Betrag, ein Vertrag ohne Stammdaten des Vertragspartners. Jeder solche Fall ist eine zusätzliche Runde „abgelehnt, zur Nachbesserung zurück" und ein Minus an Vertrauen in den Prozess. Setzen Sie vor die Aktion „Dokumentgenehmigung" den Roboter „Feldbefüllung prüfen": Er nimmt den Entitätstyp, deren ID und den Feldcode entgegen und gibt das Kennzeichen Y/N sowie den aktuellen Wert zurück. Ist das Feld leer — gibt der Prozess die Aufgabe nicht aus, sondern gibt die Karte an den Verantwortlichen zurück, mit einer Benachrichtigung, was genau auszufüllen ist. Die Genehmigenden gewöhnen sich schnell daran: Kam eine Aufgabe — ist alles für die Entscheidung bereit, und sie antworten merklich schneller.

Fazit

Eine GP-Aufgabe ist ein Prozessschritt, der auf einen Menschen wartet: Genehmigung, Kenntnisnahme oder Datenergänzung. Aufgaben sucht man im Menüpunkt „Geschäftsprozesse" links und in den Benachrichtigungen, nicht in den „Aufgaben". Damit sie nicht festhängen: Frist in Arbeitstagen, Eskalation an den Vorgesetzten nach Organisationsstruktur, Prüfung der Feldbefüllung vor der Ausgabe der Aufgabe. Fertige Bausteine für all das finden Sie im Roboteka-Katalog: Sie werden aus dem Bitrix24.Market installiert und arbeiten im selben Workflow-Designer, direkt neben den Standardaktionen. Fehlt das Benötigte — beschreiben Sie die Aufgabe, wir bauen den Roboter kostenlos.