Uma tarefa de processo de negócios é o passo em que o processo para e aguarda a ação de uma pessoa: aprovar um documento, tomar ciência dele, complementar dados. Diferentemente de uma tarefa comum, ela não aparece na seção «Tarefas e projetos» — vive na lista «Processos de negócios» e bloqueia a execução do processo até receber uma resposta. Vamos ver quais ações criam essas tarefas, onde o funcionário as vê e como fazer com que não travem por semanas.

Qual a diferença entre uma tarefa de processo de negócios e uma tarefa comum?

A tarefa comum é uma entidade independente: tem responsável, prazo final, checklists, pode ser delegada e comentada, e permanece no histórico da seção «Tarefas e projetos». A tarefa de processo de negócios é uma pausa dentro do processo: o designer de processos de negócios chegou ao passo «perguntar a uma pessoa» e aguarda. Enquanto o executor não responder, o processo fica parado, e com ele todos os passos seguintes — notificações, mudança de etapa, geração de documentos. A tarefa concluída desaparece da lista, e seu rastro fica no histórico do processo. A confusão aumenta porque o processo de negócios também sabe criar tarefas comuns — com a ação «Criar tarefa» —, mas essa é exatamente uma tarefa na seção geral, com vida própria. Se o funcionário «não recebeu nada», embora o processo esteja em execução, quase sempre ele procura a tarefa no lugar errado.

Quais ações criam tarefas de processo de negócios?

Três ações nativas do designer de processos de negócios. «Aprovação de documento» — o executor recebe os botões «Aprovar» e «Rejeitar», e o processo se ramifica conforme o resultado; é a base de qualquer aprovação. «Ciência de documento» — basta confirmar a leitura, não há ramificação: ordens, regulamentos, novas instruções. «Solicitar informação adicional» — o executor preenche os campos indicados e devolve os dados ao processo; assim se complementam requisitos ou um esclarecimento de uma solicitação. Nas três se configuram os executores, o nome e a descrição da tarefa. A descrição é o campo principal: escreva nela o valor, o link para o documento, a essência da questão, para que a decisão seja tomada a partir da própria tarefa, sem escavar no card. Como montar uma rota a partir desses passos — na análise da aprovação de documentos.

Onde o funcionário vê suas tarefas de processo de negócios?

No menu à esquerda — o item «Processos de negócios»: ali está a lista de tarefas que aguardam justamente você, com um contador de pendentes. Em paralelo, chega uma notificação ao centro de notificações — a tarefa é aberta e executada diretamente dele. O terceiro ponto é o card do elemento: no negócio ou no processo inteligente vê-se o processo de negócios em execução e seu passo atual. A causa mais frequente de «aprovações travadas» é o funcionário não saber da seção «Processos de negócios» e esperar uma tarefa comum, para onde as tarefas de processo de negócios não vão. Isso se resolve com um único post interno com captura de tela e o hábito de verificar o contador no menu — mais barato que qualquer regulamento.

Como impedir que as tarefas travem?

Dois truques. O primeiro — um prazo honesto. Calcule o prazo da tarefa em dias úteis, e não em dias corridos, senão uma aprovação enviada na sexta-feira à noite «vence» no fim de semana. O robô «Data + N dias úteis (RU)» soma à data o número necessário de dias úteis pelo calendário de produção da Rússia — fins de semana e feriados não contam — e retorna a data em dois formatos: para o campo e para o texto da notificação. O segundo — escalonamento. Se o prazo venceu e não há resposta, o processo encontra o gestor do executor com o robô «Obter o gestor do funcionário»: ele, pela estrutura de setores, retorna o ID, o nome e o e-mail do gestor direto, além do indicador «encontrado» — e a próxima tarefa já vai para ele.

Como verificar os dados antes de criar a tarefa?

A pior tarefa é aquela em que não dá para tomar uma decisão: a aprovação de uma fatura sem valor, um contrato sem os requisitos do contraparte. Cada caso desses é uma volta extra de «rejeitei, devolvi para correção» e menos confiança no processo. Antes da ação «Aprovação de documento», coloque o robô «Verificar se o campo está preenchido»: ele recebe o tipo de entidade, seu ID e o código do campo, e retorna o indicador S/N e o valor atual. Se o campo estiver vazio — o processo não cria a tarefa, mas devolve o card ao responsável com uma notificação do que exatamente preencher. Os aprovadores logo se acostumam: se a tarefa chegou — está tudo pronto para a decisão, e respondem visivelmente mais rápido.

Conclusão

A tarefa de processo de negócios é um passo do processo que aguarda uma pessoa: aprovação, ciência ou complemento de dados. Procurar essas tarefas — no item «Processos de negócios» do menu à esquerda e nas notificações, e não em «Tarefas». Para que não travem: prazo em dias úteis, escalonamento para o gestor pela estrutura organizacional, verificação de preenchimento dos campos antes de criar a tarefa. Os tijolos prontos para tudo isso estão no catálogo da Roboteka: instalam-se pelo Bitrix24.Market e funcionam no mesmo designer de processos de negócios, ao lado das ações nativas. Não há o que você precisa? Descreva a tarefa, criamos o robô de graça.