Pola zależne — gdy pole pojawia się lub staje się obowiązkowe w zależności od wartości innego pola; ukryte — gdy zbędne pola są usunięte z formularza, by nie przeszkadzały menedżerowi. Pełnoprawnego kreatora zależności „pokaż pole B przy wartości pola A" w Bitrix24 (Alaio) nie ma, ale ten sam efekt osiąga się kombinacją standardowych ustawień i robotów: konfiguracja karty, obowiązkowość według etapów, sprawdzenia w procesie biznesowym i automatyczne czyszczenie nieaktualnych wartości. Omówmy ten chwyt krok po kroku.

Po co potrzebne są pola zależne i ukryte?

Karta deala obrasta w pola: dla osób prawnych potrzebne są NIP i adres rejestrowy, dla osób fizycznych — dane z dowodu, dla dostawy — adres i przedział czasowy. Jeśli pokazywać wszystko wszystkim, menedżer widzi płachtę z dziesiątek pól, wypełnia je co drugie i pomija ważne. Pola zależne i ukryte rozwiązują ten problem: formularz pokazuje tylko to, co dotyczy bieżącego klienta i etapu pracy. Bezpośrednia korzyść to szybkość wypełniania i czystość danych: im mniej nieistotnych pól na ekranie, tym mniej wartości „byle zapisać" trafia do CRM, tym dokładniejsze filtry, raporty i dokumenty, które na tych polach są zbudowane.

Co potrafi standardowa konfiguracja karty?

Kartę CRM można skonfigurować bez kodu: ukryć pola, zmienić kolejność, pogrupować pola w sekcje i zapisać wspólny widok dla wszystkich pracowników. To ukrywanie statyczne: pole jest albo widoczne, albo nie — od wartości innych pól widoczność nie zależy. Drugi standardowy mechanizm to obowiązkowość według etapów: pole staje się obowiązkowe przy przejściu deala na określony etap (więcej o obowiązkowości i typach pól — w artykule o polach w Bitrix24). Dynamicznej zależności „wybrano »Osoba prawna« — pojawił się blok danych firmowych" standardowy interfejs nie daje, dlatego zależność odwzorowuje się połączeniem sekcji karty, obowiązkowości według etapów i robotów-sprawdzeń — o tym dwie kolejne sekcje.

Jak odwzorować zależność przez etapy i obowiązkowość?

Idea: zamiast „pokaż pole przy wartości" — „wymagaj pola na etapie, na którym staje się ono potrzebne". Przykład z dostawą: dopóki deal jest w „Negocjacjach", pola dostawy nie są obowiązkowe i leżą w zwiniętej sekcji na końcu karty; przy przejściu na etap „Dostawa" adres i przedział czasowy stają się obowiązkowe — karta sama zażąda ich wypełnienia przy zmianie etapu. Zwinięta sekcja z rzadkimi polami wizualnie działa jak ukrywanie, a obowiązkowość według etapu — jak zależność od etapu. Ograniczenie chwytu: sprawdzenie działa tylko przy ręcznych przejściach — zmiany przez API, importem lub robotami je omijają. Tę dziurę zamyka sprawdzanie powiązań pól w procesie biznesowym.

Jak sprawdzić powiązanie pól robotem?

Zależność „jeśli A, to B obowiązkowe" to dwa warunki naraz: „Typ klienta = Osoba prawna" I „NIP pusty". Standardowy blok „Warunek" w kreatorze procesów biznesowych wyraża to łańcuchem zagnieżdżonych bloków, który szybko staje się nieczytelny. Robot „Złożony warunek (AND / OR / NOT)" sprawdza do czterech warunków z logiką AND lub OR jedną akcją, a w trybie JSON przyjmuje drzewo warunków o dowolnym zagnieżdżeniu — i zwraca jeden wskaźnik Y/N. Wśród operatorów są: równa się, nie równa się, większe, mniejsze, zawiera, puste, nie puste; ciągi domyślnie porównywane są bez uwzględniania wielkości liter. Przy N proces zwraca deala na poprzedni etap lub stawia menedżerowi zadanie z listą niewypełnionych pól.

Jak podstawiać i czyścić wartości zależne?

Dwa roboty pokrywają odwrotną stronę zależności. „Wybór trójargumentowy (jeśli-to-inaczej)" porównuje dwie wartości i zwraca jeden z dwóch zadanych wyników plus wskaźnik spełnienia warunku Y/N: na przykład według pola „Typ klienta" podstawia do wiadomości właściwy wariant zwrotu — bez łańcucha warunków w kreatorze. A „Wyczyść pole" ustawia pustą wartość w dowolnym polu deala, kontaktu, firmy lub leada: jeśli menedżer zmienił typ klienta z „Osoba prawna" na „Osoba fizyczna", robot czyści NIP i adres rejestrowy, by dane poprzedniego wariantu nie pojechały do dokumentów i raportów. Jak wieszać roboty na etapach — w artykule o konfiguracji robotów.

Jak pogrupować pola w sekcje karty?

Pola w karcie deala, leada, kontaktu i firmy można grupować w sekcje bez żadnych dodatków. W karcie kliknij „Utwórz sekcję”, nadaj jej nazwę („Dostawa”, „Płatność”, „Dokumenty”) i przeciągnij do niej potrzebne pola za lewą krawędź. Sekcję można zwinąć, przemianować lub usunąć, a pola w niej ustawić w dowolnej kolejności. Dopóki przestawiasz kartę, zmiany widzisz tylko ty. Żeby układ był wspólny, administrator zapisuje go dla wszystkich pracowników w ustawieniach karty: od tej chwili wszyscy mają te same sekcje, a osobiste poprawki przestają się rozjeżdżać.

Sekcja to blok z nagłówkiem, dzięki któremu długą kartę łatwo przewijać. Jeśli nagłówek potrzebny jest między polami jednej sekcji, bez osobnego bloku, użyj pola niestandardowego „Separator sekcji”: to cienka linia z podpisem, która niczego nie przechowuje i tylko dzieli pola na grupy. Tak długa sekcja „O dealu” zyskuje strukturę i nie trzeba jej ciąć na pięć małych.

Dlaczego ukryte pole nadal widać w filtrze?

Ukrycie pola w karcie zmienia tylko kartę. Filtr, kolumny listy, eksport do Excela, raporty, REST API i procesy biznesowe widzą pole tak jak wcześniej. Dlatego pole, które zniknęło z widoku handlowca, nadal da się znaleźć w filtrze i pokazać jako kolumnę listy.

Częsta jest też sytuacja odwrotna: pole jest w karcie, ale w filtrze nie można go znaleźć. Powody są dwa. Po pierwsze, każdy pracownik konfiguruje filtr dla siebie: pole trzeba dodać przez „Dodaj pole” w samym filtrze. Po drugie, pole niestandardowe ma w ustawieniach opcję „Pokazuj w filtrze”. Jeśli jest wyłączona, pola nie będzie na liście pól filtra, choćby nie wiem jak szukać. Podobna opcja decyduje o tym, czy pole widać na liście.

Praktyczny wniosek: ukrywanie to porządek w interfejsie, a nie ochrona danych. Uprawnienia ról w CRM też tu nie pomogą, bo nadaje się je na cały rekord, a nie na pojedyncze pole. Jeśli wartość w karcie mają zmieniać tylko administratorzy i wybrani pracownicy, użyj pola „Zablokowana wartość”: pozostali widzą je tylko do odczytu. To również ochrona na poziomie interfejsu: import, REST i procesy biznesowe nadal mogą zmienić wartość, a tego właśnie potrzebuje automatyzacja.

Lista kontrolna

Ukryj rzadkie pola: skonfiguruj kartę, pogrupuj pola w sekcje, zapisz widok dla wszystkich. Sprawdź, które pola są potrzebne w filtrze, i włącz dla nich „Pokazuj w filtrze”. Włącz obowiązkowość według etapów dla pól konkretnych etapów. Dodaj robota-sprawdzenie powiązań pól na przejściach między etapami. Skonfiguruj automatyczne czyszczenie pól przy zmianie wartości decydującej. Roboty do tego schematu są w katalogu Roboteki; brak potrzebnego — opisz zadanie, zrobimy robota bezpłatnie.