Abhängige Felder — wenn ein Feld abhängig vom Wert eines anderen Feldes erscheint oder zur Pflicht wird; ausgeblendete — wenn überflüssige Felder aus dem Formular entfernt sind, um den Mitarbeiter nicht zu stören. Einen vollwertigen Abhängigkeits-Konstruktor „Feld B bei Wert von Feld A anzeigen" gibt es in Bitrix24 (Alaio) nicht, doch derselbe Effekt wird durch eine Kombination aus Standardeinstellungen und Robotern erreicht: Kartenkonfiguration, Pflichtangaben nach Phasen, Prüfungen im Geschäftsprozess und automatisches Leeren nicht mehr aktueller Werte. Sehen wir uns das Vorgehen Schritt für Schritt an.

Wozu braucht man abhängige und ausgeblendete Felder?

Eine Deal-Karte wächst mit Feldern zu: Für juristische Personen braucht man Steuernummer und juristische Adresse, für natürliche Personen die Ausweisdaten, für die Lieferung Adresse und Zeitfenster. Zeigt man allen alles, sieht der Mitarbeiter eine Bleiwüste aus Dutzenden Feldern, füllt jedes zweite aus und überspringt das Wichtige. Abhängige und ausgeblendete Felder lösen dieses Problem: Das Formular zeigt nur das, was zum aktuellen Kunden und zur aktuellen Arbeitsetappe gehört. Der direkte Nutzen — Geschwindigkeit beim Ausfüllen und saubere Daten: Je weniger irrelevante Felder auf dem Bildschirm, desto weniger Werte „Hauptsache gespeichert" landen im CRM, desto genauer sind Filter, Berichte und Dokumente, die auf diesen Feldern aufbauen.

Was kann die Standard-Kartenkonfiguration?

Die CRM-Karte lässt sich ohne Code konfigurieren: Felder ausblenden, die Reihenfolge ändern, Felder in Abschnitte gruppieren und das Gesamtbild für alle Mitarbeiter speichern. Das ist statisches Ausblenden: Ein Feld ist entweder sichtbar oder nicht — vom Wert anderer Felder hängt die Sichtbarkeit nicht ab. Der zweite Standardmechanismus ist die Pflicht nach Phasen: Ein Feld wird beim Übergang des Deals auf eine bestimmte Phase zum Pflichtfeld (mehr zu Pflichtangaben und Feldtypen — im Artikel über Felder in Bitrix24). Eine dynamische Abhängigkeit „‚Juristische Person' ausgewählt — der Stammdaten-Block erscheint" bietet die Standardoberfläche nicht, daher emuliert man die Abhängigkeit durch eine Kombination aus Kartenabschnitten, Pflicht nach Phasen und Prüf-Robotern — darum geht es in den nächsten beiden Abschnitten.

Wie emuliert man eine Abhängigkeit über Phasen und Pflichtangaben?

Die Idee: statt „Feld bei Wert anzeigen" — „Feld auf der Etappe einfordern, auf der es benötigt wird". Beispiel mit der Lieferung: Solange der Deal in „Verhandlungen" ist, sind die Lieferfelder nicht verpflichtend und liegen in einem eingeklappten Abschnitt am Ende der Karte; beim Übergang auf die Phase „Lieferung" werden Adresse und Zeitfenster zur Pflicht — die Karte fordert ihr Ausfüllen beim Phasenwechsel selbst ein. Ein eingeklappter Abschnitt mit selten benötigten Feldern wirkt optisch wie ein Ausblenden, und die Pflicht nach Phase wie eine Abhängigkeit von der Etappe. Die Grenze des Verfahrens: Die Prüfung greift nur bei manuellen Übergängen — Änderungen per API, Import oder Roboter umgehen sie. Diese Lücke schließt die Prüfung von Feldverknüpfungen im Geschäftsprozess.

Wie prüft man eine Feldverknüpfung per Roboter?

Die Abhängigkeit „wenn A, dann B verpflichtend" sind zwei Bedingungen auf einmal: „Kundentyp = Juristische Person" UND „Steuernummer leer". Der Standardblock „Bedingung" im Workflow-Designer drückt so etwas durch eine Kette verschachtelter Blöcke aus, die schnell unleserlich wird. Der Roboter „Komplexe Bedingung (AND / OR / NOT)" prüft bis zu vier Bedingungen mit AND- oder OR-Logik in einer Aktion und nimmt im JSON-Modus einen Bedingungsbaum beliebiger Verschachtelung entgegen — und gibt ein einheitliches Y/N-Kennzeichen zurück. Unter den Operatoren sind gleich, ungleich, größer, kleiner, enthält, leer, nicht leer; Zeichenketten werden standardmäßig ohne Berücksichtigung der Groß-/Kleinschreibung verglichen. Bei N gibt der Prozess den Deal auf die vorige Phase zurück oder stellt dem Mitarbeiter eine Aufgabe mit einer Liste der unausgefüllten Felder.

Wie setzt und leert man abhängige Werte?

Zwei Roboter decken die Kehrseite der Abhängigkeit ab. „Ternäre Auswahl (wenn-dann-sonst)" vergleicht zwei Werte und gibt eines von zwei vorgegebenen Ergebnissen plus das Kennzeichen für die Bedingungserfüllung Y/N zurück: Etwa setzt sie anhand des Feldes „Kundentyp" die passende Anredevariante in die E-Mail ein — ohne Bedingungskette im Designer. Und „Feld leeren" setzt einen leeren Wert in ein beliebiges Feld von Deal, Kontakt, Unternehmen oder Lead: Hat der Mitarbeiter den Kundentyp von „Juristische Person" auf „Natürliche Person" geändert, leert der Roboter Steuernummer und juristische Adresse, damit die Daten der vorherigen Variante nicht in Dokumente und Berichte abwandern. Wie man Roboter auf Phasen hängt — im Artikel über die Konfiguration von Robotern.

Wie gruppiert man Felder in Abschnitte der Karte?

Felder in der Karte eines Deals, Leads, Kontakts oder Unternehmens lassen sich ohne Zusatzwerkzeuge in Abschnitte gruppieren. Klicken Sie in der Karte auf „Abschnitt erstellen", geben Sie ihm einen Namen wie „Lieferung", „Zahlung" oder „Dokumente" und ziehen Sie die gewünschten Felder am linken Rand hinein. Ein Abschnitt lässt sich einklappen, umbenennen oder löschen, und die Felder darin können Sie neu anordnen. Solange Sie die Karte umbauen, sehen nur Sie die Änderungen. Damit das Layout für alle gilt, speichert ein Administrator es in den Karteneinstellungen für alle Mitarbeiter: Danach haben alle dieselben Abschnitte, und persönliche Anpassungen laufen nicht mehr auseinander.

Ein Abschnitt ist ein Block mit Überschrift, durch den sich eine lange Karte gut scrollen lässt. Wenn Sie eine Überschrift direkt zwischen Feldern eines Abschnitts brauchen, ohne eigenen Block, nehmen Sie das benutzerdefinierte Feld Abschnittstrenner: eine dünne Linie mit Beschriftung, die nichts speichert und Felder nur in Gruppen teilt. So bekommt ein langer Abschnitt „Über den Deal" eine Struktur, ohne in fünf kleine zerlegt zu werden.

Warum taucht ein ausgeblendetes Feld trotzdem im Filter auf?

Das Ausblenden eines Feldes in der Karte ändert nur die Karte. Filter, Listenspalten, Excel-Export, Berichte, die REST-API und Workflows sehen das Feld wie zuvor. Ein Feld, das Sie vor dem Vertriebsmitarbeiter verborgen haben, lässt sich also weiterhin im Filter finden und als Listenspalte anzeigen.

Häufig ist auch der umgekehrte Fall: Das Feld ist in der Karte, im Filter aber nicht zu finden. Dafür gibt es zwei Gründe. Erstens richtet jeder Mitarbeiter den Filter für sich selbst ein: Das Feld muss im Filter selbst über „Feld hinzufügen" ergänzt werden. Zweitens hat ein benutzerdefiniertes Feld in seinen Einstellungen das Kontrollkästchen „Im Filter anzeigen". Ist es deaktiviert, erscheint das Feld nicht in der Feldliste des Filters, so lange Sie auch suchen. Ein ähnliches Kontrollkästchen steuert, ob das Feld in der Liste angezeigt wird.

Die praktische Folgerung: Ausblenden sorgt für Ordnung in der Oberfläche, schützt aber keine Daten. Auch die Rollenrechte im CRM helfen hier nicht, denn sie gelten für den ganzen Datensatz, nicht für ein einzelnes Feld. Wenn ein Wert in der Karte nur von Administratoren und ausgewählten Mitarbeitern bearbeitet werden soll, nehmen Sie das Feld Gesperrter Wert: Alle anderen sehen es schreibgeschützt. Auch das ist ein Schutz in der Oberfläche: Importe, REST und Workflows können den Wert weiterhin ändern, und genau das braucht die Automatisierung.

Checkliste

Blenden Sie selten benötigte Felder aus: Konfigurieren Sie die Karte, gruppieren Sie Felder in Abschnitte, speichern Sie das Bild für alle. Prüfen Sie, welche Felder im Filter gebraucht werden, und aktivieren Sie für sie „Im Filter anzeigen". Aktivieren Sie die Pflicht nach Phasen für Felder konkreter Etappen. Fügen Sie auf den Übergängen zwischen Phasen einen Prüf-Roboter für Feldverknüpfungen hinzu. Konfigurieren Sie das automatische Leeren von Feldern beim Wechsel des bestimmenden Werts. Die Roboter für dieses Schema finden Sie im Roboteka-Katalog; fehlt das Benötigte — beschreiben Sie die Aufgabe, wir bauen den Roboter kostenlos.