Dados sujos no CRM são o "joão da silva santos" numa única linha do campo de nome, telefones em dez formatos diferentes, erros de digitação no e-mail e nos comentários. Uma base assim quebra a geração de documentos, a personalização de e-mails e a busca por duplicatas. Vamos ver como limpar os dados direto no processo de negócios: organizar o texto que o cliente digitou às pressas, garantir que o e-mail existe no card antes do disparo, padronizar os telefones em um formato único e corrigir erros de digitação antes de gerar documentos.

De onde vêm os dados sujos no CRM e por que eles atrapalham?

São três as origens. Formulários e chats: o cliente escreve o nome em minúsculas e em ordem aleatória. Importação: a base antiga traz seus próprios formatos. Digitação manual: o vendedor tem pressa — "j. da silva", o número escrito errado, erros de digitação. Daí a sujeira se espalha pelo sistema: no contrato gerado por modelo entra "prezado joão", o disparo de e-mails vai para endereços inexistentes e estraga a reputação do domínio remetente, e a busca por duplicatas não entende que "+55 11…" e "(11)…" são a mesma pessoa (mais detalhes no artigo sobre duplicatas no Bitrix24). O mais certo é limpar os dados no momento em que surgem — com robôs no processo de criação de lead ou contato, antes que a sujeira se espalhe.

Como separar o nome completo em nome, sobrenome e segundo nome?

No campo está "joao pedro da silva" numa única linha, a ordem das palavras é qualquer uma, as maiúsculas são aleatórias. A boa notícia é que o card de contato já tem campos próprios para nome, sobrenome e segundo nome — o problema quase sempre está na coleta: o formulário do site despeja tudo em um campo único, e a importação repete o erro. Conserte na origem: campos separados no formulário de CRM e na correspondência de importação, obrigatórios nas etapas em que o documento é gerado. Para o que já entrou como texto corrido, o robô «Corrigir erros de digitação» passa a string por um serviço de ortografia e devolve o texto corrigido mais o indicador "Foi corrigido" (S/N) — pelo indicador cria-se uma tarefa para conferir o card à mão, porque nome próprio é justamente aquilo que uma correção automática erra com mais frequência.

Como validar o e-mail antes do disparo?

Um erro de digitação no endereço significa um e-mail não entregue; um card sem endereço nenhum significa um disparo que nem chega a sair. O campo do tipo "E-mail" já barra no card o que não se parece com um endereço, mas ele não garante que alguém tenha preenchido o campo — e é isso que quebra o processo. O robô «Verificar se um campo está preenchido» recebe o tipo de entidade, o ID e o código do campo e devolve o indicador S/N junto com o valor atual. A receita: antes do passo de disparo, o processo confere o e-mail; quando o indicador é N, o card não entra no segmento e vai para o gerente como tarefa de complementar os dados — o mesmo vale para os campos de que o modelo de documento depende. Se o endereço é de fato entregável, quem responde é só o próprio envio: deixe a ferramenta de disparo registrar os retornos e limpe a base por eles.

Como padronizar os telefones em um formato único?

O card guarda o número como o vendedor digitou: com parênteses, com hífens, com e sem o código do país. Enquanto a grafia varia, nenhuma condição do processo consegue ler dali nem o país nem o DDD — e é justamente dessa leitura que dependem o roteamento e a janela de ligação. O robô «Formatar telefone: prefixo próprio» recebe o número em qualquer formato e o devolve como "prefixo + dígitos", com o prefixo de país que você definir (+55, +1, +44); se o número já começa pelos dígitos do prefixo, eles não são duplicados. Saída: o número normalizado, o indicador de reconhecimento (S/N) e a variante só de dígitos para gateways de SMS. Com uma grafia única, as condições do processo voltam a funcionar: roteamento do lead pelo código de área para o gerente da região, descarte de números incorretos antes de passar a lista para a ligação. O robô não determina operadora nem região — para isso é preciso consultar um serviço externo a partir do processo.

Como corrigir erros de digitação no texto?

"Bom dia" facilmente vira "bmo dia", e o nome da empresa vira um amontoado de letras no layout de teclado errado. Em comentários isso é tolerável; em campos a partir dos quais se montam documentos e e-mails, não. O robô «Corrigir erros de digitação» passa o texto por um serviço de revisão ortográfica: corrige erros típicos, reconhece palavras digitadas no layout de teclado errado. Saída: o texto corrigido e o indicador de se houve correção. A receita: antes de gerar o documento, o campo é passado pelo robô; se houve correção, o texto atualizado é gravado de volta, e pelo indicador o card pode ser marcado para conferência seletiva — a correção automática vez ou outra exige um olhar humano.

Checklist

Limpe os dados na entrada: no processo de criação de lead — campos de nome separados e telefone normalizado; antes do disparo — verificação de que o e-mail está preenchido; antes da geração de documentos — erros de digitação e maiúsculas. Todos os robôs citados estão no catálogo da Roboteka, instalam-se de graça pelo Bitrix24 Market e funcionam no designer de processos de negócios ao lado das ações nativas. Não achou a verificação que precisava — descreva a tarefa, criamos o robô de graça e adicionamos à biblioteca compartilhada.