Brudne dane w CRM to „kowalski jan piotr" jednym ciągiem w polu imienia, telefony w dziesięciu zapisach, literówki w poczcie i komentarzach. Taka baza psuje generowanie dokumentów, personalizację wiadomości i wyszukiwanie duplikatów. Omawiamy trzy roboty i cztery kontrole, które czyszczą dane bezpośrednio w procesie biznesowym: porządek w polu imienia i nazwiska, sprawdzenie e-maila przed wysyłką, jednolity format telefonu, poprawianie literówek w tekście.

Skąd w CRM biorą się brudne dane i czym przeszkadzają?

Źródła są trzy. Formularze i czaty: klient pisze imię małymi literami i w dowolnej kolejności. Import: stara baza przynosi własne formaty. Wprowadzanie ręczne: handlowiec się śpieszy — „kowalski j.j.", numer bez „+48", literówki. Dalej brud rozchodzi się po systemie: do umowy z szablonu trafia „szanowny kowalski jan", wysyłka idzie na nieistniejące adresy i psuje reputację domeny-nadawcy, a wyszukiwanie duplikatów nie rozumie, że „+48 512…" i „512…" to jedna osoba (więcej — w artykule o duplikatach w Bitrix24). Czyścić dane najlepiej w momencie ich pojawienia się — robotami w procesie przy utworzeniu leada lub kontaktu, zanim brud rozejdzie się dalej.

Jak uporządkować pole z imieniem i nazwiskiem?

W polu — „nowak adam piotr" jednym ciągiem, kolejność słów dowolna, wielkość liter przypadkowa, do tego literówki z szybkiego wpisywania. Do dokumentów i zwrotów grzecznościowych taki zapis się nie nadaje, a wbudowanych narzędzi do jego naprawy nie ma. Robot „Popraw literówki" przepuszcza wartość pola przez serwis sprawdzania pisowni: poprawia błędnie napisane słowa i rozpoznaje tekst wstukany w niewłaściwym układzie klawiatury. Wyjście: poprawiony tekst i znacznik, czy poprawka miała miejsce. Poprawioną wartość zapisuje się z powrotem w polach kontaktu, a przy znaczniku „poprawiono" stawia się zadanie sprawdzenia karty ręcznie — maszyna naprawia zapis, ale nie zgadnie, które słowo jest imieniem, a które nazwiskiem. Jeśli części imienia i nazwiska mają trafić do osobnych pól, poproś o nie osobno już w formularzu — to jedyny sposób, który niczego nie zgaduje.

Jak zweryfikować e-mail przed wysyłką?

Puste pole e-mail — wysyłka, która startuje w próżnię i psuje statystykę; literówka w adresie — niedostarczona wiadomość i skarga na spam z cudzej skrzynki. Sprawdzenia doręczalności adresu w procesach biznesowych nie ma i żaden robot go nie zastąpi — to potwierdza dopiero serwer pocztowy odbiorcy. Da się natomiast zamknąć najczęstszy przypadek: robot „Sprawdź wypełnienie pola" przyjmuje typ encji, jej ID i kod pola, a zwraca znacznik „Pole jest wypełnione" (Y/N) oraz bieżącą wartość. Przepis: proces przy utworzeniu kontaktu sprawdza pole e-mail; przy N karta zostaje oznaczona i nie trafia do segmentu wysyłki, a menedżer dostaje zadanie uzupełnienia adresu. Za sam format zapisu odpowiada typ pola „E-mail" w ustawieniach CRM — razem z kontrolą wypełnienia w procesie to wystarcza, by kampania nie ruszała na pustych i przypadkowych wartościach.

Jak sprowadzić telefony do jednego formatu?

Ten sam numer żyje w bazie w dziesięciu zapisach: ze spacjami, w nawiasach, z myślnikami, raz z prefiksem kraju, raz bez. Wyszukiwanie duplikatów porównuje ciągi znak po znaku, więc każdy taki wariant to dla systemu osobny klient, a telefonia nie kojarzy połączeń z kartą. Robot „Formatuj numer telefonu: własny prefiks" przyjmuje numer w dowolnym zapisie, sprowadza go do samych cyfr i dostawia prefiks kraju ustawiony w parametrach — a jeśli numer już się od niego zaczyna, prefiks się nie dubluje. Zwraca znormalizowany telefon, znacznik „Numer rozpoznany" (Y/N) oraz wariant złożony wyłącznie z cyfr — dla bramek SMS i integracji. Wynik zapisuje się z powrotem do pola karty i działa w warunkach procesu: przy znaczniku N numer nie trafia na listę do obdzwaniania, tylko do handlowca zadaniem do sprawdzenia.

Jak poprawić literówki w tekście?

„Dzień dobry" łatwo zamienia się w „dień dobry", a nazwa firmy — w zbitkę liter w niewłaściwym układzie klawiatury. W komentarzach to do zniesienia; w polach, z których składa się dokumenty i wiadomości — nie. Robot „Popraw literówki" przepuszcza tekst przez serwis sprawdzania pisowni: poprawia typowe literówki, rozpoznaje słowa wpisane w niewłaściwym układzie klawiatury. Wyjście: poprawiony tekst i znacznik, czy poprawka miała miejsce. Przepis: przed wygenerowaniem dokumentu pole przepuszcza się przez robota; jeśli poprawka miała miejsce, zaktualizowany tekst zapisuje się z powrotem, a po znaczniku można oznaczyć kartę do wyrywkowej kontroli — maszynowa korekta od czasu do czasu wymaga ludzkiego oka.

Lista kontrolna

Czyść dane na wejściu: w procesie przy utworzeniu leada — poprawa literówek w polu imienia i nazwiska, kontrola wypełnienia e-maila, normalizacja telefonu; przed wysyłką — odsiew kart bez adresu; przed generowaniem dokumentów — literówki i wielkość liter. Wszystkie trzy roboty są w katalogu Roboteki, instalują się za darmo z Bitrix24 Market i działają w kreatorze procesów biznesowych obok wbudowanych akcji. Brak potrzebnej kontroli — opisz zadanie, zrobimy robota za darmo i dodamy do wspólnej biblioteki.