Los datos sucios en el CRM son «garcía maría josé» en una sola línea del campo de nombre, teléfonos escritos de diez formas, erratas en el correo y en los comentarios. Una base así rompe la generación de documentos, la personalización de los correos y la búsqueda de duplicados. Analizamos tres robots que limpian y verifican los datos dentro del propio proceso de negocio: corrección de erratas en el texto, comprobación de que los campos críticos están rellenos y normalización de los teléfonos a un formato único.

¿De dónde salen los datos sucios en el CRM y en qué molestan?

Hay tres fuentes. Formularios y chats: el cliente escribe el nombre en minúsculas y en un orden arbitrario. Importación: una base antigua trae sus propios formatos. Entrada manual: el comercial va con prisa, «garcía m.j.», el número sin «+34», erratas. Después la suciedad se extiende por el sistema: en el contrato por plantilla acaba «estimado garcía maría», el envío llega a direcciones inexistentes y arruina la reputación del dominio remitente, y la búsqueda de duplicados no entiende que «+34 612…» y «612…» son la misma persona (más detalles, en el artículo sobre duplicados en Bitrix24). Lo más correcto es limpiar los datos en el momento en que aparecen, con robots dentro del proceso de creación de un prospecto o un contacto, antes de que la suciedad se propague.

¿Cómo desglosar el nombre completo en nombre, apellido y segundo nombre?

En el campo hay «maría josé garcía lópez» en una sola línea, el orden de las palabras es cualquiera, las mayúsculas son aleatorias. Para documentos y formas de tratamiento se necesitan las partes por separado, y no hay ninguna acción estándar que corte el campo. La vía fiable es no dejar que la cadena se forme: pide el nombre y los apellidos en campos del contacto separados ya en el formulario web y en la ficha, y que cada parte llegue a su sitio desde el principio. Lo que sí se automatiza es la calidad de lo que el cliente escribe: el robot «Corregir erratas» pasa el texto por un servicio de ortografía, corrige los errores de tecleo y reconoce las palabras escritas con la distribución de teclado equivocada; devuelve el texto corregido y un indicador de si hubo cambios. Por ese indicador se crea una tarea para revisar la ficha a mano: si el nombre necesitó corrección, conviene que alguien lo confirme antes de que acabe en un contrato.

¿Cómo validar el email antes de un envío?

Una errata en la dirección es un correo no entregado, y un campo de email vacío es un envío que ni siquiera sale. Lo primero que hay que descartar es el vacío, porque es el caso más frecuente y el único que el CRM puede comprobar por sí solo. El robot «Comprobar si un campo está relleno» recibe el tipo de entidad —negociación, contacto, empresa o prospecto—, su ID y el código del campo, y devuelve el indicador S/N junto con el valor actual; la cadena vacía y el «0» cuentan como no rellenos. La receta: antes de meter la ficha en el segmento del envío, el proceso comprueba el campo del email; cuando el indicador es N, la ficha se marca, no entra en el segmento y se le asigna al comercial una tarea para completarla. Si la dirección existe de verdad ya no lo dice el CRM, sino el propio servicio de envíos con sus rebotes; lo que sí depende de ti es que ninguna ficha llegue hasta ahí a medio rellenar.

¿Cómo unificar el formato de los teléfonos?

El número está en la ficha escrito de cinco maneras distintas, y ni la telefonía ni la búsqueda de duplicados lo relacionan. El operador y la región no son datos que el CRM pueda deducir del número por su cuenta, pero sí puede dejarlo en una forma única, que es de donde nacen casi todos los problemas. El robot «Formatear teléfono: prefijo propio» recibe el número en cualquier formato, elimina espacios, paréntesis y guiones y antepone el prefijo de país que indiques —+34, +1, +44 o el que uses—; si el número ya empieza por esos dígitos, no se duplican. Devuelve el número normalizado, un indicador de reconocimiento (S/N) y una variante solo de dígitos para las pasarelas de SMS. Los resultados se escriben en los campos de la ficha y funcionan en las condiciones del proceso: descartar los números incorrectos antes de pasar la lista a la campaña de llamadas y, cuando trabajas con varios países, enrutar el prospecto según el prefijo con el que ha quedado guardado.

¿Cómo corregir las erratas en el texto?

«Buenos días» se convierte fácilmente en «bueons días», y el nombre de la empresa en un revoltijo de letras de la distribución de teclado equivocada. En los comentarios es tolerable; en los campos de los que se montan documentos y correos, no. El robot «Corregir erratas» pasa el texto por el servicio de corrección ortográfica: corrige las erratas típicas y reconoce palabras escritas con la distribución de teclado equivocada. Salida: el texto corregido y un indicador de si hubo corrección. La receta: antes de generar un documento, el campo se pasa por el robot; si hubo corrección, el texto actualizado se vuelve a escribir, y por el indicador la ficha puede marcarse para una revisión selectiva, ya que la corrección automática a veces requiere una mirada humana.

Lista de comprobación

Limpia los datos a la entrada: en el proceso de creación de un prospecto, normalización del teléfono y comprobación de los campos críticos; antes del envío, descarte de las fichas con el email vacío; antes de generar documentos, corrección de erratas. Los tres robots están en el catálogo de Roboteka, se instalan gratis desde Bitrix24 Market y funcionan en el diseñador de procesos junto a las acciones estándar. Si no encuentras la comprobación que necesitas, describe la tarea y crearemos el robot gratis y lo añadiremos a la biblioteca común.