O campo "Arquivo" no Bitrix24 armazena documentos direto no card do CRM: contratos, faturas, digitalizações, fotos de objetos. De forma nativa os arquivos são enviados manualmente, mas a rotina pode ser eliminada com robôs: anexar um arquivo por um link de um sistema externo, contar os anexos antes de mudar de etapa, obter o link de download para uma notificação, excluir versões obsoletas. No artigo — como configurar o campo de arquivo e quatro cenários de automação dele.

O que é o campo "Arquivo" e por que ele está no card?

"Arquivo" é um tipo de campo personalizado no CRM: o documento é armazenado direto no card do negócio, contato, empresa ou lead. Diferentemente de um link para um drive externo, o arquivo no campo não se perde numa reorganização de pastas e é visto por todos que têm acesso ao card. O campo pode ser múltiplo — então nele ficam vários arquivos de uma vez, por exemplo todas as versões do contrato. Usos típicos: contrato e fatura no negócio, digitalização de documentos no contato, atos constitutivos na empresa, foto do objeto no processo inteligente. Quanto mais perto o documento está do negócio, menos tempo se gasta procurando por ele — é esse o sentido dos campos de arquivo.

Como adicionar um campo de arquivo ao card?

O campo de arquivo é criado como um campo personalizado comum: a partir do card ou nas configurações de campos do CRM, escolha o tipo "Arquivo" e, se necessário, marque "múltiplo". O campo recebe um código do tipo UF_CRM_ com um número — ele será necessário para os robôs e a API (como funcionam os códigos e tipos de campo está no artigo sobre campos no Bitrix24). Conselho prático: para diferentes classes de documentos, crie campos separados — "Contrato", "Faturas", "Documentos de encerramento" — e não um único "Documentos" genérico. Assim a automação consegue verificar a presença de um documento específico, e não de arquivos em geral, e no card fica logo visível qual documento está faltando.

Como anexar um arquivo por link automaticamente?

Se um sistema externo — gerador de documentos, contabilidade, montador de propostas comerciais — entrega o arquivo pronto por URL, não é obrigatório baixá-lo e anexá-lo à mão. O robô «Baixar arquivo por URL e anexar ao card» carrega o arquivo pelo link e o coloca no campo de arquivo do negócio, contato, empresa ou lead; o nome do arquivo pode ser definido por você ou mantido o que veio da URL. Devolve o indicador de sucesso S/N e o nome do arquivo anexado — pelo indicador o processo se ramifica em "documento recebido" e "repetir mais tarde ou avisar o vendedor". O link precisa ser direto e acessível de fora — o robô baixa o arquivo como um cliente externo comum. O robô está disponível nos planos pagos do Bitrix24.

Como verificar anexos e obter o link do arquivo?

Um par de robôs lê o campo de arquivo sem participação humana. «Quantidade de arquivos no campo» devolve o número de anexos e o indicador "há arquivos" S/N — é uma verificação pronta de "os documentos estão anexados?" antes de mudar de etapa: quando N, o negócio não segue adiante, e o vendedor recebe a tarefa de anexar o que falta. «Obter link do arquivo do card» devolve o link de download, o nome e o tamanho do arquivo; o índice escolhe o primeiro (0) ou o último (-1) arquivo de um campo múltiplo. O link é então inserido na notificação ao gestor ou no e-mail ao cliente — o destinatário baixa o documento sem entrar no CRM, e o tamanho em bytes ajuda a descartar arquivos vazios. Juntos, os robôs fecham o ciclo de controle: verificou a presença, entregou o link à pessoa certa.

Como excluir arquivos do campo automaticamente?

Um campo de arquivo múltiplo com o tempo vira um depósito de versões. O robô «Excluir arquivo do card» exclui o arquivo por índice — o primeiro (0) ou o último (-1) — ou limpa o campo por inteiro, se o índice não for informado; devolve o indicador de sucesso e a quantidade de arquivos restantes. Cenários: depois de assinar a versão final do contrato, limpar o campo "Rascunhos"; manter no campo "Fatura" apenas o documento atual, excluindo o antigo antes de anexar o novo; ao concluir o negócio, remover os arquivos intermediários, deixando os finais. A ordem dos passos no processo garante a segurança: primeiro a nova versão é anexada, depois a antiga é excluída. A quantidade de arquivos restantes é conveniente de verificar no passo seguinte do processo — assim fica visível que a limpeza funcionou como planejado.

Conclusão

O campo de arquivo mantém os documentos onde se trabalha com eles — no card do negócio ou do cliente. Anexação por link, verificação de anexos, entrega do link de download e limpeza de versões antigas tiram operações manuais do vendedor. Esses robôs estão reunidos no catálogo da Roboteka; sobre a geração dos próprios documentos — o artigo sobre modelos de documentos. Não achou o robô que precisava — descreva a tarefa, criamos de graça.