Pole „Plik" w Bitrix24 przechowuje dokumenty prosto w karcie CRM: umowy, faktury, skany, zdjęcia obiektów. Standardowo pliki wgrywa się ręcznie, ale rutynę można usunąć robotami: dołączyć plik po linku z zewnętrznego systemu, policzyć załączniki przed zmianą etapu, uzyskać link do pobrania dla powiadomienia, usunąć nieaktualne wersje. W artykule — jak skonfigurować pole plikowe i cztery scenariusze jego automatyzacji.

Czym jest pole „Plik" i po co jest w karcie?

„Plik" to typ pola użytkownika w CRM: dokument przechowywany jest prosto w karcie deala, kontaktu, firmy lub leada. W odróżnieniu od linku do zewnętrznego dysku plik w polu nie zgubi się przy reorganizacji folderów i widoczny jest dla każdego, kto ma dostęp do karty. Pole może być wielokrotne — wtedy leży w nim kilka plików naraz, na przykład wszystkie wersje umowy. Typowe zastosowania: umowa i faktura w dealu, skan dokumentów w kontakcie, dokumenty założycielskie w firmie, zdjęcie obiektu w procesie inteligentnym. Im bliżej dokument deala, tym mniej czasu zajmuje jego wyszukanie — w tym sens pól plikowych.

Jak dodać pole plikowe do karty?

Pole plikowe tworzy się jak zwykłe pole użytkownika: z karty lub w ustawieniach pól CRM wybierz typ „Plik", w razie potrzeby zaznacz „wielokrotne". Pole otrzyma kod postaci UF_CRM_ z liczbą — przyda się robotom i API (jak działają kody i typy pól — w artykule o polach w Bitrix24). Praktyczna rada: pod różne klasy dokumentów zakładaj osobne pola — „Umowa", „Faktury", „Dokumenty zamykające" — a nie jedno wspólne „Dokumenty". Dzięki temu automatyzacja będzie mogła sprawdzać obecność konkretnego dokumentu, a nie plików w ogóle, i w karcie od razu widać, jakiego dokumentu brakuje.

Jak automatycznie dołączyć plik po linku?

Jeśli zewnętrzny system — generator dokumentów, księgowość, kreator ofert handlowych — oddaje gotowy plik po URL, nie trzeba go pobierać i dołączać ręcznie. Robot „Pobierz plik po URL i dołącz do karty" wgrywa plik po linku i umieszcza go w polu plikowym deala, kontaktu, firmy lub leada; nazwę pliku można ustawić własną lub zostawić wziętą z URL. Zwraca znacznik powodzenia Y/N i nazwę dołączonego pliku — po znaczniku proces rozgałęzia się na „dokument otrzymany" i „powtórzyć później lub powiadomić handlowca". Link musi być bezpośredni i dostępny z zewnątrz — robot pobiera plik jak zwykły zewnętrzny klient. Robot dostępny jest na płatnych planach taryfowych Bitrix24.

Jak sprawdzić załączniki i uzyskać link do pliku?

Para robotów czyta pole plikowe bez udziału człowieka. „Liczba plików w polu" zwraca liczbę załączników i znacznik „są pliki" Y/N — to gotowe sprawdzenie „czy dołączono dokumenty" przed zmianą etapu: przy N deal nie idzie dalej, a handlowiec otrzymuje zadanie dołączenia brakującego. „Pobierz link do pliku z karty" zwraca link do pobrania, nazwę i rozmiar pliku; indeks wybiera pierwszy (0) lub ostatni (-1) plik pola wielokrotnego. Link dalej podstawia się do powiadomienia dla kierownika lub wiadomości do klienta — odbiorca pobiera dokument bez wchodzenia do CRM, a rozmiar w bajtach pomaga odsiać puste pliki. Razem roboty zamykają cykl kontroli: sprawdziły obecność, oddały link właściwej osobie.

Jak automatycznie usunąć pliki z pola?

Wielokrotne pole plikowe z czasem zamienia się w wysypisko wersji. Robot „Usuń plik z karty" usuwa plik według indeksu — pierwszy (0) lub ostatni (-1) — albo czyści pole w całości, jeśli indeks nie zostanie podany; zwraca znacznik powodzenia i liczbę pozostałych plików. Scenariusze: po podpisaniu finalnej wersji umowy wyczyścić pole „Wersje robocze"; trzymać w polu „Faktura" tylko aktualny dokument, usuwając stary przed dołączeniem nowego; po zakończeniu deala usunąć pliki pośrednie, zostawiając końcowe. Kolejność kroków w procesie gwarantuje bezpieczeństwo: najpierw dołącza się nową wersję, potem usuwa starą. Liczbę pozostałych plików wygodnie sprawdzać kolejnym krokiem procesu — tak widać, że czyszczenie zadziałało zgodnie z zamysłem.

Podsumowanie

Pole plikowe trzyma dokumenty tam, gdzie się z nimi pracuje — w karcie deala lub klienta. Dołączanie po linku, sprawdzanie załączników, wydawanie linku do pobrania i czyszczenie ze starych wersji zdejmują ręczne operacje z handlowca. Te roboty są zebrane w katalogu Roboteki; o generowaniu samych dokumentów — artykuł o szablonach dokumentów. Brak potrzebnego robota — opisz zadanie, zrobimy za darmo.