Das Feld „Datei" in Bitrix24 speichert Dokumente direkt in der CRM-Karte: Verträge, Rechnungen, Scans, Objektfotos. Standardmäßig lädt man Dateien manuell hoch, doch die Routine lässt sich mit Robotern beseitigen: eine Datei per Link aus einem externen System anhängen, Anhänge vor dem Phasenwechsel zählen, einen Download-Link für eine Benachrichtigung erhalten, veraltete Versionen löschen. Im Artikel — wie man ein Dateifeld einrichtet und vier Szenarien seiner Automatisierung.

Was ist das Feld „Datei" und wozu dient es in der Karte?

„Datei" ist ein Typ eines benutzerdefinierten Feldes im CRM: das Dokument wird direkt in der Karte eines Deals, Kontakts, Unternehmens oder Leads gespeichert. Anders als ein Link auf ein externes Laufwerk geht eine Datei im Feld bei einer Umstrukturierung der Ordner nicht verloren und ist für jeden sichtbar, der Zugriff auf die Karte hat. Das Feld kann mehrfach sein — dann liegen darin mehrere Dateien auf einmal, zum Beispiel alle Versionen eines Vertrags. Typische Anwendungen: Vertrag und Rechnung im Deal, Dokumentenscan im Kontakt, Gründungsdokumente im Unternehmen, Objektfoto im Smart-Prozess. Je näher das Dokument am Deal liegt, desto weniger Zeit kostet seine Suche — darin liegt der Sinn von Dateifeldern.

Wie fügt man ein Dateifeld in die Karte ein?

Ein Dateifeld wird wie ein gewöhnliches benutzerdefiniertes Feld angelegt: wählen Sie aus der Karte oder in den CRM-Feldeinstellungen den Typ „Datei" und markieren Sie bei Bedarf „mehrfach". Das Feld erhält einen Code der Art UF_CRM_ mit einer Zahl — er wird von Robotern und der API gebraucht (wie Codes und Feldtypen aufgebaut sind, steht im Artikel über die Felder in Bitrix24). Praktischer Rat: legen Sie für verschiedene Dokumentklassen separate Felder an — „Vertrag", „Rechnungen", „Abschlussdokumente" — und nicht ein gemeinsames „Dokumente". So kann die Automatisierung das Vorhandensein eines konkreten Dokuments prüfen und nicht von Dateien überhaupt, und in der Karte ist sofort sichtbar, welches Dokument fehlt.

Wie hängt man automatisch eine Datei per Link an?

Wenn ein externes System — ein Dokumentengenerator, die Buchhaltung, ein Angebotskonfigurator — eine fertige Datei per URL ausgibt, muss man sie nicht manuell herunterladen und anhängen. Der Roboter „Datei per URL herunterladen und an Karte anhängen" lädt die Datei per Link herunter und legt sie in das Dateifeld eines Deals, Kontakts, Unternehmens oder Leads; den Dateinamen kann man selbst festlegen oder den aus der URL übernommenen belassen. Er gibt eine Erfolgskennung Y/N und den Namen der angehängten Datei zurück — anhand der Kennung verzweigt der Prozess auf „Dokument erhalten" und „später wiederholen oder den Manager informieren". Der Link muss direkt und von außen erreichbar sein — der Roboter lädt die Datei wie ein gewöhnlicher externer Client herunter. Der Roboter ist auf den kostenpflichtigen Tarifen von Bitrix24 verfügbar.

Wie prüft man Anhänge und erhält einen Link zur Datei?

Ein Paar Roboter liest das Dateifeld ohne menschliches Zutun. „Anzahl der Dateien im Feld" gibt die Zahl der Anhänge und die Kennung „Dateien vorhanden" Y/N zurück — das ist eine fertige Prüfung „sind Dokumente angehängt" vor dem Phasenwechsel: bei N geht der Deal nicht weiter, und der Manager erhält die Aufgabe, das Fehlende anzuhängen. „Link zur Datei aus der Karte abrufen" gibt den Download-Link, den Namen und die Größe der Datei zurück; der Index wählt die erste (0) oder letzte (-1) Datei eines Mehrfachfeldes. Der Link wird danach in eine Benachrichtigung an die Führungskraft oder eine E-Mail an den Kunden eingesetzt — der Empfänger lädt das Dokument herunter, ohne ins CRM zu gehen, und die Größe in Bytes hilft, leere Dateien auszusortieren. Zusammen schließen die Roboter den Kontrollkreislauf: Vorhandensein geprüft, Link an die richtige Person übergeben.

Wie löscht man Dateien aus dem Feld automatisch?

Ein mehrfaches Dateifeld verwandelt sich mit der Zeit in eine Halde von Versionen. Der Roboter „Datei aus der Karte löschen" löscht eine Datei nach Index — die erste (0) oder letzte (-1) — oder leert das Feld vollständig, wenn kein Index angegeben ist; er gibt eine Erfolgskennung und die Anzahl der verbleibenden Dateien zurück. Szenarien: nach der Unterzeichnung der finalen Vertragsversion das Feld „Entwürfe" leeren; im Feld „Rechnung" nur das aktuelle Dokument behalten und das alte vor dem Anhängen des neuen löschen; nach Abschluss des Deals die Zwischendateien entfernen und die finalen behalten. Die Reihenfolge der Schritte im Prozess garantiert Sicherheit: zuerst wird die neue Version angehängt, dann die alte gelöscht. Die Anzahl der verbleibenden Dateien lässt sich bequem im nächsten Prozessschritt prüfen — so sieht man, dass das Leeren wie geplant funktioniert hat.

Fazit

Das Dateifeld hält Dokumente dort, wo man mit ihnen arbeitet — in der Karte des Deals oder Kunden. Das Anhängen per Link, die Prüfung von Anhängen, die Ausgabe eines Download-Links und das Leeren von alten Versionen nehmen dem Manager manuelle Operationen ab. Diese Roboter sind im Roboteka-Katalog versammelt; über die Erstellung der Dokumente selbst — der Artikel über Dokumentvorlagen. Fehlt der passende Roboter — beschreiben Sie die Aufgabe, wir bauen ihn kostenlos.