El campo «Archivo» en Bitrix24 guarda documentos directamente en la ficha del CRM: contratos, facturas, escaneos, fotos de objetos. De serie los archivos se suben a mano, pero la rutina se puede eliminar con robots: adjuntar un archivo por un enlace de un sistema externo, contar los adjuntos antes de cambiar de etapa, obtener el enlace de descarga para una notificación, eliminar versiones obsoletas. En el artículo: cómo configurar el campo de archivo y cuatro escenarios de su automatización.

¿Qué es el campo «Archivo» y para qué sirve en la ficha?

«Archivo» es un tipo de campo personalizado en el CRM: el documento se guarda directamente en la ficha de la negociación, el contacto, la empresa o el prospecto. A diferencia de un enlace a un disco externo, el archivo del campo no se pierde al reorganizar las carpetas y lo ve todo el que tenga acceso a la ficha. El campo puede ser múltiple: entonces contiene varios archivos a la vez, por ejemplo todas las versiones de un contrato. Usos típicos: el contrato y la factura en la negociación, el escaneo de documentos en el contacto, los documentos constitutivos en la empresa, la foto del objeto en el proceso inteligente. Cuanto más cerca esté el documento de la negociación, menos tiempo se pierde en buscarlo: ese es el sentido de los campos de archivo.

¿Cómo añadir un campo de archivo a la ficha?

El campo de archivo se crea como un campo personalizado normal: desde la ficha o en la configuración de campos del CRM, elige el tipo «Archivo» y, si hace falta, marca «múltiple». El campo recibirá un código del tipo UF_CRM_ con un número, que harán falta a los robots y a la API (cómo funcionan los códigos y los tipos de campo, en el artículo sobre los campos de Bitrix24). Consejo práctico: para distintas clases de documentos crea campos separados —«Contrato», «Facturas», «Documentos de cierre»— y no uno común «Documentos». Así la automatización podrá comprobar la presencia de un documento concreto, y no de archivos en general, y en la ficha se ve enseguida qué documento falta.

¿Cómo adjuntar un archivo por enlace automáticamente?

Si un sistema externo —un generador de documentos, la contabilidad, un constructor de propuestas comerciales— entrega un archivo ya listo por una URL, no hace falta descargarlo y adjuntarlo a mano. El robot «Descargar archivo por URL y adjuntar a la ficha» descarga el archivo por el enlace y lo coloca en el campo de archivo de la negociación, el contacto, la empresa o el prospecto; el nombre del archivo se puede definir o dejar el que viene de la URL. Devuelve un indicador de éxito S/N y el nombre del archivo adjuntado; por el indicador el proceso se ramifica en «documento recibido» y «reintentar más tarde o avisar al comercial». El enlace debe ser directo y accesible desde fuera: el robot descarga el archivo como un cliente externo normal. El robot está disponible en las tarifas de pago de Bitrix24.

¿Cómo comprobar los adjuntos y obtener el enlace al archivo?

Un par de robots leen el campo de archivo sin intervención de personas. «Cantidad de archivos en el campo» devuelve el número de adjuntos y un indicador «hay archivos» S/N: es una comprobación lista de «¿se han adjuntado los documentos?» antes de cambiar de etapa; cuando es N, la negociación no avanza y el comercial recibe la tarea de adjuntar lo que falta. «Obtener enlace al archivo de la ficha» devuelve el enlace de descarga, el nombre y el tamaño del archivo; el índice elige el primer (0) o el último (-1) archivo de un campo múltiple. El enlace se inserta después en una notificación al responsable o en un correo al cliente: el destinatario descarga el documento sin entrar en el CRM, y el tamaño en bytes ayuda a descartar archivos vacíos. Juntos, los robots cierran el ciclo de control: se comprueba la presencia y se entrega el enlace a la persona adecuada.

¿Cómo eliminar archivos del campo automáticamente?

Un campo de archivo múltiple se convierte con el tiempo en un vertedero de versiones. El robot «Eliminar archivo de la ficha» elimina el archivo por índice —el primer (0) o el último (-1)— o vacía el campo entero si no se indica el índice; devuelve un indicador de éxito y la cantidad de archivos restantes. Escenarios: tras firmar la versión final del contrato, vaciar el campo «Borradores»; mantener en el campo «Factura» solo el documento vigente, eliminando el antiguo antes de adjuntar el nuevo; al cerrar la negociación, quitar los archivos intermedios y dejar los definitivos. El orden de los pasos en el proceso garantiza la seguridad: primero se adjunta la nueva versión y luego se elimina la antigua. La cantidad de archivos restantes conviene comprobarla en el paso siguiente del proceso: así se ve que la limpieza funcionó como estaba previsto.

Conclusión

El campo de archivo mantiene los documentos donde se trabaja con ellos: en la ficha de la negociación o del cliente. Adjuntar por enlace, comprobar adjuntos, entregar el enlace de descarga y limpiar las versiones antiguas le quitan al comercial las operaciones manuales. Estos robots están reunidos en el catálogo de Roboteka; sobre la generación de los propios documentos, el artículo sobre plantillas de documentos. Si no encuentras el robot que necesitas, describe la tarea y lo crearemos gratis.