Das Feld „Adresse" in Bitrix24 (Alaio) ist ungewohnt aufgebaut: bei Unternehmen und Kontakten sind die Adressen an die Requisiten gebunden, und in einen Deal oder Smart-Prozess fügt man die Adresse als benutzerdefiniertes Feld ein. Im Artikel betrachten wir, wo man Adressen findet, wie man sie im Geschäftsprozess als eine Zeile oder in Bestandteilen holt und wie man daraus Stadt, Region und Postleitzahl als eigene Felder gewinnt — die Grundlage für Logistik und Regionalberichte.
Wo speichert Bitrix24 die Adressen?
Die Hauptbesonderheit: bei Unternehmen und Kontakt ist die Adresse kein gewöhnliches Feld der Karte, sondern Teil der Requisiten. Es kann mehrere Adressen geben, nach Typen — tatsächlich, juristisch und andere; auch Requisiten hat ein Unternehmen mitunter mehrere, etwa für verschiedene juristische Personen, und jede hat ihren eigenen Satz an Adressen. Deshalb ist die Adresse nicht immer dort sichtbar, wo man sie sucht, und im Geschäftsprozess wird sie nicht wie ein einfaches Feld der Karte geholt. Im Deal gibt es überhaupt kein Standard-Adressfeld — dorthin fügt man ein benutzerdefiniertes Feld vom Typ „Adresse" oder eine gewöhnliche Zeichenkette ein. Daher zwei typische Automatisierungsfragen, die wir unten betrachten: wie man die Adresse aus den Requisiten eines Unternehmens oder Kontakts herauszieht und wie man die von Managern in freier Form eingegebenen Adressen in eine einheitliche Form bringt.
Wie fügt man das Feld „Adresse" in einen Deal oder Smart-Prozess ein?
Legen Sie ein benutzerdefiniertes Feld vom Typ „Adresse" an — es erscheint in der Karte und erhält einen Code der Art UF_CRM_ mit einer Zahl; der Code ist in den CRM-Feldeinstellungen sichtbar und wird bei der Einrichtung von Robotern und der API gebraucht. Eine Alternative ist ein Zeichenketten-Feld: einfacher, aber ohne Adress-Spezifik. Wichtig ist, die Einschränkung beider Varianten zu verstehen: die Adresse wird als einheitlicher Text gespeichert, und für einen Filter „alle Deals aus München" oder das Routing von Anfragen nach Regionen reicht sie nicht aus — man braucht separate Felder „Stadt", „Region", „Postleitzahl", die aus der Adresse befüllt werden (dazu im Abschnitt weiter unten). Wie die Feldtypen aufgebaut sind und warum man Daten in separate Felder aufteilt, steht im Artikel über die Felder in Bitrix24.
Wie erhält man die Adresse eines Unternehmens oder Kontakts im Geschäftsprozess?
Die Adresse manuell über eine Kette verbundener Entitäten aus den Requisiten zu holen, ist mühsam. Der Roboter „Adresse von Unternehmen/Kontakt abrufen" erledigt das in einer Aktion: er nimmt den Entitätstyp (Unternehmen oder Kontakt), deren ID und den Adresstyp entgegen — tatsächlich (Standard) oder juristisch. Er gibt die vollständige Adresse als eine Zeile zurück und gesondert Stadt, Straße, Postleitzahl, Region, Land plus die Kennung „Adresse gefunden" Y/N. Die vollständige Zeile geht in die Benachrichtigung an den Kurier oder in die Dokumentvorlage, die Bestandteile in die Deal-Felder für Filter und Berichte. Wird die Adresse nicht gefunden (N), stellt der Prozess dem Manager die Aufgabe, sie beim Kunden anzufordern — bevor die Adresse von der Logistik gebraucht wird.
Wie verwandelt man eine Adresse in Koordinaten — Geocoding?
Breiten- und Längengrad liefert kein Roboter der Bibliothek: Koordinaten entstehen in einem externen Kartendienst und müssten über eine Anfrage an dessen API in den Prozess geholt werden. Für Logistik, Filter und Berichte braucht man sie meist gar nicht — verlangt sind saubere Bestandteile der Adresse, und die liegen bereits in der Karte. Der Roboter „Adresse von Unternehmen/Kontakt abrufen" gibt sie einzeln zurück: Stadt, Straße, Postleitzahl, Region und Land, dazu die Kennung „Adresse gefunden" (Y/N). Die Kennung ist nur dann Y, wenn in der Karte tatsächlich eine Adresse hinterlegt ist — daran hängt man einen Verarbeitungszweig für unvollständige Karten. Die Bestandteile nutzt man zur Verteilung von Anfragen auf Lieferzonen und zur Wahl des nächstgelegenen Lagers; das Zeitfenster für Anrufe führt man als eigenes Feld, das bei der Qualifizierung gesetzt wird.
Wie schafft man Ordnung in den Adressen für Berichte?
Dieselbe Stadt schreiben Manager unterschiedlich: „Ffm", „Frankfurt", „Frankfurt am Main" — für Filter sind das drei verschiedene Werte. Die Lösung ist die Vereinheitlichung bei der Eingabe: die Stadt gehört nicht in eine freie Zeile, sondern in ein Listenfeld mit vorgegebenen Werten, und der Geschäftsprozess füllt es beim Anlegen oder Ändern eines Deals aus den Bestandteilen, die „Adresse von Unternehmen/Kontakt abrufen" liefert. Danach funktionieren die gewöhnlichen Werkzeuge: Filter nach Stadt, Bericht nach Regionen, Segmentierung der Datenbasis für Versände. Der Start der Prüfung in den nötigen Phasen wird wie ein gewöhnlicher Roboter im Workflow-Designer eingerichtet — Details im Artikel über die Einrichtung von Robotern. Eine einmal eingerichtete Normalisierung erspart die manuelle Bereinigung der Datenbasis vor jedem Bericht.
Fazit
Die Adressen von Unternehmen und Kontakten leben in den Requisiten, die Adressen von Deals — in benutzerdefinierten Feldern. Ein Roboter holt die Adresse als eine Zeile und zugleich in Bestandteilen — Stadt, Straße, Postleitzahl, Region, Land — Daten für Logistik, Berichte und Segmentierung. Den Roboter finden Sie im Roboteka-Katalog; fehlt für Ihre Aufgabe die passende Aktion — beschreiben Sie die Aufgabe, wir bauen den Roboter kostenlos.