Pole „Adres" w Bitrix24 (Alaio) jest zbudowane nietypowo: u firm i kontaktów adresy są przypisane do danych rejestrowych, a do deala lub procesu inteligentnego adres dodaje się polem użytkownika. W artykule omówimy, gdzie szukać adresów, jak wydobywać je w procesie biznesowym jednym ciągiem lub po częściach oraz jak rozłożyć adres na miasto, region i kod pocztowy — podstawę logistyki i raportów regionalnych.

Gdzie w Bitrix24 przechowywane są adresy?

Główna osobliwość: u firmy i kontaktu adres to nie zwykłe pole karty, lecz część danych rejestrowych. Adresów może być kilka, według typów — faktyczny, prawny i inne; danych rejestrowych firma też miewa kilka, na przykład pod różne podmioty prawne, a każdy ma własny zestaw adresów. Dlatego adres nie zawsze jest widoczny tam, gdzie się go szuka, i w procesie biznesowym nie wydobywa się go jak prostego pola karty. W dealu wbudowanego pola adresowego nie ma wcale — tam dodaje się pole użytkownika typu „Adres" lub zwykły ciąg znaków. Stąd dwa typowe pytania automatyzacji, które omówimy poniżej: jak wydobyć adres z danych rejestrowych firmy lub kontaktu oraz jak sprowadzić adresy wprowadzone przez handlowców w dowolnej formie do jednolitej postaci.

Jak dodać pole „Adres" do deala lub procesu inteligentnego?

Utwórz pole użytkownika typu „Adres" — pojawi się w karcie i otrzyma kod postaci UF_CRM_ z liczbą; kod widać w ustawieniach pól CRM i przyda się przy konfiguracji robotów oraz API. Alternatywa — pole-ciąg znaków: prostsze, ale bez adresowej specyfiki. Ważne, by zrozumieć ograniczenie obu wariantów: adres przechowywany jest jednolitym tekstem, a do filtra „wszystkie deale z Krakowa" lub kierowania zgłoszeń według regionów to za mało — potrzebne będą osobne pola „Miasto", „Region", „Kod pocztowy", wypełniane automatycznie z adresu (o tym — w sekcji o rozkładaniu adresu na części). Jak działają typy pól i po co dzielić dane na osobne pola — w artykule o polach w Bitrix24.

Jak uzyskać adres firmy lub kontaktu w procesie biznesowym?

Wydobywanie adresu z danych rejestrowych przez łańcuch powiązanych encji ręcznie jest żmudne. Robot „Pobierz adres firmy/kontaktu" robi to jedną akcją: przyjmuje typ encji (firma lub kontakt), jej ID i typ adresu — faktyczny (domyślnie) lub prawny. Zwraca pełny adres jednym ciągiem i osobno miasto, ulicę, kod pocztowy, region, kraj plus znacznik „adres znaleziony" Y/N. Pełny ciąg idzie do powiadomienia dla kuriera lub do szablonu dokumentu, części — do pól deala dla filtrów i raportów. Jeśli adres nie zostanie znaleziony (N), proces stawia handlowcowi zadanie poproszenia o niego klienta — zanim adres będzie potrzebny logistyce.

Jak rozłożyć adres na miasto, region i kod pocztowy?

Do filtrów, raportów i logistyki nie jest potrzebny cały adres jednym ciągiem, tylko jego części w osobnych polach. Ten sam robot „Pobierz adres firmy/kontaktu" zwraca je od razu: miasto, ulicę (pole ADDRESS_1 razem z ADDRESS_2), kod pocztowy, region i kraj. Każdą wartość proces zapisuje do własnego pola deala — i dopiero wtedy działają filtr „wszystkie deale z Krakowa", raport regionalny i rozdział zgłoszeń według stref dostawy. Znacznik „adres znaleziony" równa się Y tylko wtedy, gdy adres rzeczywiście udało się odczytać — na nim zawiesza się gałąź obsługi kart bez adresu. Jeśli scenariusz wymaga współrzędnych geograficznych — na przykład liczenia odległości do magazynu — pobiera się je z zewnętrznego serwisu map i zapisuje do pola tak samo jak każdą inną wartość wyliczaną.

Jak zaprowadzić porządek w adresach na potrzeby raportów?

To samo miasto handlowcy zapisują na różne sposoby: „W-wa", „Wawa", „m. Warszawa" — dla filtrów to trzy różne wartości. Rozwiązanie — jedno źródło prawdy: adres wprowadza się w danych rejestrowych firmy lub kontaktu, gdzie miasto, ulica i kod pocztowy mają własne pola, a proces biznesowy przy utworzeniu lub zmianie deala pobiera go stamtąd robotem i rozpisuje do pól deala, nadpisując to, co handlowiec wstukał ręcznie. Dalej działają zwykłe narzędzia: filtr według miasta, raport regionalny, segmentacja bazy do wysyłek. Uruchomienie kontroli na potrzebnych etapach konfiguruje się jak zwykłego robota w kreatorze procesów biznesowych — szczegóły w artykule o konfiguracji robotów. Raz skonfigurowana normalizacja uwalnia od ręcznego czyszczenia bazy przed każdym raportem.

Podsumowanie

Adresy firm i kontaktów żyją w danych rejestrowych, adresy deali — w polach użytkownika. Robot wydobywa adres jednym ciągiem i po częściach — miasto, ulica, kod pocztowy, region, kraj — czyli dokładnie te dane, na których stoją logistyka, raporty i segmentacja. Znajdziesz go w katalogu Roboteki; jeśli dla twojego zadania potrzebnej akcji nie ma — opisz zadanie, zrobimy robota za darmo.