Pole „Adres" w Bitrix24 jest zbudowane nietypowo: u firm i kontaktów adresy są przypisane do danych rejestrowych, a do deala lub procesu inteligentnego adres dodaje się polem użytkownika. W artykule omówimy, gdzie szukać adresów, jak wydobywać je w procesie biznesowym jednym ciągiem lub po częściach oraz jak geokodowanie zamienia dowolny ciąg adresu we współrzędne, kod pocztowy, miasto i strefę czasową — podstawę logistyki i raportów regionalnych.
Gdzie w Bitrix24 przechowywane są adresy?
Główna osobliwość: u firmy i kontaktu adres to nie zwykłe pole karty, lecz część danych rejestrowych. Adresów może być kilka, według typów — faktyczny, prawny i inne; danych rejestrowych firma też miewa kilka, na przykład pod różne podmioty prawne, a każdy ma własny zestaw adresów. Dlatego adres nie zawsze jest widoczny tam, gdzie się go szuka, i w procesie biznesowym nie wydobywa się go jak prostego pola karty. W dealu wbudowanego pola adresowego nie ma wcale — tam dodaje się pole użytkownika typu „Adres" lub zwykły ciąg znaków. Stąd dwa typowe pytania automatyzacji, które omówimy poniżej: jak wydobyć adres z danych rejestrowych firmy lub kontaktu oraz jak sprowadzić adresy wprowadzone przez handlowców w dowolnej formie do jednolitej postaci.
Jak dodać pole „Adres" do deala lub procesu inteligentnego?
Utwórz pole użytkownika typu „Adres" — pojawi się w karcie i otrzyma kod postaci UF_CRM_ z liczbą; kod widać w ustawieniach pól CRM i przyda się przy konfiguracji robotów oraz API. Alternatywa — pole-ciąg znaków: prostsze, ale bez adresowej specyfiki. Ważne, by zrozumieć ograniczenie obu wariantów: adres przechowywany jest jednolitym tekstem, a do filtra „wszystkie deale z Krakowa" lub kierowania zgłoszeń według regionów to za mało — potrzebne będą osobne pola „Miasto", „Region", „Kod pocztowy", wypełniane automatycznie z adresu (o tym — w sekcji o geokodowaniu). Jak działają typy pól i po co dzielić dane na osobne pola — w artykule o polach w Bitrix24.
Jak uzyskać adres firmy lub kontaktu w procesie biznesowym?
Wydobywanie adresu z danych rejestrowych przez łańcuch powiązanych encji ręcznie jest żmudne. Robot „Pobierz adres firmy/kontaktu" robi to jedną akcją: przyjmuje typ encji (firma lub kontakt), jej ID i typ adresu — faktyczny (domyślnie) lub prawny. Zwraca pełny adres jednym ciągiem i osobno miasto, ulicę, kod pocztowy, region, kraj plus znacznik „adres znaleziony" Y/N. Pełny ciąg idzie do powiadomienia dla kuriera lub do szablonu dokumentu, części — do pól deala dla filtrów i raportów. Jeśli adres nie zostanie znaleziony (N), proces stawia handlowcowi zadanie poproszenia o niego klienta — zanim adres będzie potrzebny logistyce.
Jak zamienić adres na współrzędne — geokodowanie?
Robot „Geokodowanie adresu" przyjmuje adres w dowolnej postaci — nawet „wwa marszałkowska 1" — i przez serwis standaryzacji DaData zwraca szerokość i długość geograficzną, znormalizowany adres w postaci wzorcowej, kod pocztowy, region, miasto, strefę czasową i ocenę dokładności: od „dokładne współrzędne" do „współrzędne nieustalone". Znacznik „znaleziono" równa się Y tylko wtedy, gdy współrzędne rzeczywiście uzyskano — na nim zawiesza się gałąź obsługi nierozpoznanych adresów. Współrzędne wykorzystuje się do obliczenia odległości do magazynu i rozdziału zgłoszeń według stref dostawy, strefę czasową — by planować rozmowy w godzinach pracy klienta, a nie według czasu biura.
Jak zaprowadzić porządek w adresach na potrzeby raportów?
To samo miasto handlowcy zapisują na różne sposoby: „W-wa", „Wawa", „m. Warszawa" — dla filtrów to trzy różne wartości. Rozwiązanie — normalizacja przy wprowadzaniu: proces biznesowy przy utworzeniu lub zmianie deala przepuszcza adres przez geokodowanie i zapisuje z powrotem wzorcowy ciąg, a miasto i region — do osobnych pól. Dalej działają zwykłe narzędzia: filtr według miasta, raport regionalny, segmentacja bazy do wysyłek. Uruchomienie kontroli na potrzebnych etapach konfiguruje się jak zwykłego robota w kreatorze procesów biznesowych — szczegóły w artykule o konfiguracji robotów. Raz skonfigurowana normalizacja uwalnia od ręcznego czyszczenia bazy przed każdym raportem.
Podsumowanie
Adresy firm i kontaktów żyją w danych rejestrowych, adresy deali — w polach użytkownika. Roboty wydobywają adres jednym ciągiem lub po częściach i zamieniają go we współrzędne, kod pocztowy, miasto i strefę czasową — dane dla logistyki, raportów i segmentacji. Oba roboty są w katalogu Roboteki; jeśli dla twojego zadania potrzebnej akcji nie ma — opisz zadanie, zrobimy robota za darmo.