Die Prüfung eines Geschäftspartners vor dem Deal sieht üblicherweise so aus: Der Manager kopiert die Steuernummer aus dem CRM, geht in einen Prüfdienst, schaut Status und Umsatz nach, kommt zurück und fasst das Ergebnis in einem Kommentar zusammen. Das funktioniert, solange es wenige Deals gibt und alle daran denken, dass geprüft werden muss. Die Schwachstelle ist der menschliche Faktor: Der Vertrag mit einer liquidierten Rechtsperson wird genau dann unterschrieben, wenn „keine Zeit zum Prüfen“ war. Wir klären, wie man die Prüfung nach Bitrix24 (Alaio) hineinverlagert – in einen Geschäftsprozess, der von selbst startet und nichts vergisst.

Was man per Steuernummer erfährt, ohne das CRM zu verlassen

Der Roboter „Unternehmensdaten per Steuernummer“ liefert zu einer einzigen Steuernummer die Daten des staatlichen Unternehmensregisters: den offiziellen Namen (kurz und vollständig), den Status der Rechtsperson – aktiv oder liquidiert –, die Geschäftsführung, den Haupt-Branchenschlüssel (Tätigkeitsklassifikator), die juristische Adresse und das Registrierungsdatum. Der Roboter „Umsatz des Unternehmens per Steuernummer“ ergänzt die Finanzsicht: den Jahresumsatz aus dem offiziellen Jahresabschluss samt Angabe des Berichtsjahres – und schreibt ihn direkt in das Systemfeld „Jahresumsatz“ der Unternehmenskarte oder in ein beliebiges anderes Feld Ihrer Wahl. Zusammen deckt das das Basis-Scoring ab: ob das Unternehmen aktiv ist, wer unterschreibt und wie groß das Geschäft ist.

Szenario 1: Prüfung beim Anlegen eines Unternehmens

Der Prozess beim Anlegen eines Unternehmens macht drei Schritte. Zuerst sucht „Unternehmen per Steuernummer finden“ diese Steuernummer unter den vorhandenen Karten – existiert der Geschäftspartner bereits, wird kein neuer angelegt, und die Datenbasis wuchert nicht mit Dubletten zu (warum Dubletten sich ausbreiten und wie man sie bereinigt – in der Analyse der Dubletten). Danach befüllt „Unternehmensdaten per Steuernummer“ die Karte mit den Registerdaten: Name wie im staatlichen Unternehmensregister, Adresse, Geschäftsführung – statt dessen, was der Manager schnell eingetippt hat. Wie sich Registerdaten zum Block der rechtlichen Daten der Karte verhalten – im Artikel über rechtliche Daten. Der letzte Schliff: „Umsatz des Unternehmens per Steuernummer“ trägt den Umsatz ein, und die Segmentierung „groß/mittel/klein“ funktioniert vom ersten Tag der Karte an.

Szenario 2: Stopp-Prüfung in der Vertragsphase

Die wichtigste Absicherung sitzt in der Phase „Vertrag“: Der Prozess fragt den Status der Rechtsperson ab, und eine Bedingung trennt die Zweige. Status „aktiv“ – der Deal läuft weiter. Status Liquidation oder Insolvenz – der Prozess stoppt die Bewegung, stellt dem Juristen eine Aufgabe und fügt den Abteilungsleiter als Beobachter des Deals hinzu (wie Beobachter funktionieren – in der eigenen Analyse). Eine zusätzliche Bedingung betrifft den Umsatz: Ein Vertrag über eine Summe oberhalb des Jahresumsatzes des Geschäftspartners ist ein Anlass für eine manuelle Prüfung – und der Prozess sagt das ehrlich. Diese Prüfung hängt nicht von der Auslastung des Managers ab: Sie greift bei jedem Deal, der die Phase erreicht.

Szenario 3: verständlicher Branchenschlüssel und Aktualisierung der Datenbasis

Der Code „62.01“ im Kartenfeld sagt dem Manager nichts. Der Roboter „Branchenschlüssel: Klartext zum Code“ verwandelt den Code in die Bezeichnung der Tätigkeit – „Entwicklung von Computersoftware“ – und der Prozess schreibt sie in ein Textfeld daneben. Für die bereits angesammelte Datenbasis geht dasselbe massenhaft: Der Prozess „prüfen und nachbefüllen“ läuft per Massenstart über eine Unternehmensliste – Status, Umsatz und Klartexte aktualisieren sich über die gesamte Datenbasis in einem Durchlauf, ohne manuelles Durchklicken der Karten.

Häufige Fragen

Woher stammen die Daten? Aus staatlichen Registern und offiziellen Jahresabschlüssen über Datendienste; die Quelle wird auf Seiten der App konfiguriert, das Portal spricht nur mit dem Roboter. Wie oft aktualisieren? Das sinnvolle Minimum: beim Anlegen der Karte und in der Vertragsphase; für eine aktive Datenbasis ergänzen Sie einen Durchlauf nach Zeitplan einmal pro Quartal. Ersetzt das eine vollwertige Bonitätsprüfung? Nein: Gerichtsverfahren, Pfandrechte und Sanktionslisten sind eine eigene Tiefe; die Roboter decken die erste Verteidigungslinie ab – Status, Unterzeichner, Größenordnung und Sauberkeit der Datenbasis. Was ist mit Daten von Privatpersonen? Die Roboter arbeiten mit Rechtspersonen anhand der Steuernummer aus der Unternehmenskarte.

Fazit

Die Geschäftspartner-Prüfung in Bitrix24 ist ein Prozess, keine Gewohnheit des Managers: Dubletten-Kontrolle und Auto-Befüllung beim Anlegen der Karte, Stopp-Bedingung nach Status in der Vertragsphase, Umsatz und ein verständlicher Branchenschlüssel für die Segmentierung. Alle vier Roboter finden Sie im Roboteka-Katalog, die Installation aus dem Market ist kostenlos. Es fehlt das passende Szenario? Beschreiben Sie die Aufgabe – wir bauen den Roboter.