Weryfikacja kontrahenta przed dealem zwykle wygląda tak: menedżer kopiuje NIP z CRM, idzie do serwisu weryfikacyjnego, sprawdza status i przychód, wraca i streszcza wynik w komentarzu. Działa, dopóki dealów jest mało i wszyscy pamiętają, że trzeba sprawdzać. Słabe ogniwo to czynnik ludzki: umowa ze zlikwidowanym podmiotem prawnym zostaje podpisana właśnie wtedy, gdy „nie było kiedy sprawdzić". Omówimy, jak przenieść weryfikację do wnętrza Bitrix24 (Alaio) — do procesu biznesowego, który uruchamia się sam i nie zapomina.

Czego można się dowiedzieć po NIP, nie wychodząc z CRM

Robot „Dane firmy po NIP" po jednym NIP zwraca dane państwowego rejestru przedsiębiorców: oficjalną nazwę (skróconą i pełną), status podmiotu prawnego — działa czy zlikwidowany, kierującego firmą, główny kod działalności, adres siedziby i datę rejestracji. Robot „Przychód firmy po NIP" dodaje wymiar finansowy: roczny przychód ze sprawozdań finansowych ze wskazaniem roku sprawozdawczego — i od razu zapisuje go w systemowym polu „Obrót" karty firmy albo w dowolnym innym polu do wyboru. Razem zamyka to podstawowy scoring: czy firma żyje, kto jest jej podpisującym, jaka jest skala biznesu.

Scenariusz 1: weryfikacja przy tworzeniu firmy

Proces na utworzenie firmy wykonuje trzy kroki. Najpierw „Znajdź firmę po NIP" szuka tego NIP wśród istniejących kart — jeśli kontrahent już jest, nowy nie powstaje i baza nie obrasta duplikatami (dlaczego duplikaty się rozłażą i jak je czyścić — w omówieniu duplikatów). Następnie „Dane firmy po NIP" wypełnia kartę danymi rejestru: nazwa jak w państwowym rejestrze przedsiębiorców, adres, kierujący firmą — zamiast tego, co menedżer zdążył wpisać. Jak dane z rejestru mają się do bloku danych rejestrowych karty — w artykule o danych rejestrowych. Ostatni akcent — „Przychód firmy po NIP" wpisuje przychód i segmentacja „duży/średni/mały" zaczyna działać od pierwszego dnia życia karty.

Scenariusz 2: kontrola zaporowa na etapie umowy

Główne zabezpieczenie stawia się na etapie „Umowa": proces pobiera status podmiotu prawnego, a warunek rozdziela gałęzie. Status „działa" — deal idzie dalej. Status likwidacji lub upadłości — proces zatrzymuje ruch, stawia zadanie prawnikowi i dodaje kierownika działu jako obserwatora deala (jak działają obserwatorzy — w osobnym omówieniu). Dodatkowy warunek — po przychodzie: kontrakt na kwotę większą niż roczny obrót kontrahenta to powód do ręcznej weryfikacji i proces uczciwie o tym powie. Taka kontrola nie zależy od obciążenia menedżera: zadziała na każdym dealu, który dotarł do etapu.

Scenariusz 3: zrozumiały kod działalności i aktualizacja bazy

Kod „62.01" w polu karty nic menedżerowi nie mówi. Robot „Klasyfikator działalności: rozszyfrowanie kodu" zamienia kod w nazwę rodzaju działalności — „Tworzenie oprogramowania komputerowego" — a proces zapisuje ją w polu tekstowym obok. Dla nagromadzonej bazy to samo robi się masowo: proces „sprawdź i uzupełnij" przepuszcza się po liście firm masowym uruchomieniem — statusy, przychody i rozszyfrowania odświeżają się w całej bazie za jednym przebiegiem, bez ręcznego przeglądania kart.

Częste pytania

Skąd pochodzą dane? Z państwowych rejestrów i sprawozdań finansowych przez usługi danych; źródło konfiguruje się po stronie aplikacji, portal łączy się tylko z robotem. Jak często aktualizować? Rozsądne minimum — przy tworzeniu karty i na etapie umowy; dla aktywnej bazy dodaj przebieg według harmonogramu raz na kwartał. Czy to zastępuje pełną weryfikację wiarygodności? Nie: sądy, zastawy i listy sankcyjne to osobna głębia; roboty zamykają pierwszą linię — status, podpisującego, skalę i czystość bazy. Co z danymi osób fizycznych? Roboty pracują z podmiotami prawnymi po NIP z karty firmy.

Podsumowanie

Weryfikacja kontrahenta w Bitrix24 to proces, a nie nawyk menedżera: kontrola duplikatów i autouzupełnianie przy tworzeniu karty, warunek zaporowy po statusie na etapie umowy, przychód i zrozumiały kod działalności do segmentacji. Wszystkie cztery roboty — w katalogu Roboteki, instaluje się je z Bitrix24 Market bezpłatnie. Nie ma potrzebnego scenariusza — opisz zadanie, zrobimy robota.