Eine Pipeline in Bitrix24 ist eine Abfolge von Phasen, durch die sich ein Deal bewegt: vom ersten Kontakt bis zur Zahlung. Die Phasen einzurichten dauert zehn Minuten; der Wert entsteht, wenn auf den Phasen eine Automatisierung steht und zwischen den Pipelines Tunnel verlaufen. Sehen wir uns das Anlegen von Pipelines an, typische Fehler bei den Phasen und ein Playbook: Welche Roboter auf jede Phase gehören, damit die Pipeline die Deals von selbst vorantreibt.
Wie legt man eine Pipeline an und konfiguriert die Phasen?
CRM → Deals → Pipeline-Menü (≡) → „Vertriebspipelines und Tunnel" → „Pipeline hinzufügen". Phasen werden im Kanban oder im Phasen-Verzeichnis bearbeitet: Bezeichnung, Farbe, Reihenfolge. Die Anzahl der Pipelines hängt vom Tarif ab; die Standard-„Allgemeine" lässt sich nicht löschen, aber umbenennen. Die wichtigste Regel für Phasen: Eine Phase ist ein Zustand des Deals, keine Handlung des Mitarbeiters. „Überlegt" ist eine schlechte Phase (unklar, wessen Zustand das ist und wann er endet), „Angebot versendet" ist eine gute: Die Tatsache ist eingetreten, und darauf kann eine Automatisierung auslösen. Sieben bis neun Phasen sind das praktische Maximum: Mehr, und das Kanban lässt sich nicht mehr lesen, und der Konversionsbericht verliert seinen Sinn.
Wann braucht man mehrere Pipelines und was sind Tunnel?
Eine eigene Pipeline braucht man, wenn der Prozess andere Phasen oder ein anderes Team hat: Erstverkauf und Vertragsverlängerung, Einzel- und Großhandel, Verkauf und Montage. Sind die Phasen dieselben und unterscheidet sich nur die Quelle — genügt eine Pipeline und das Feld „Quelle". Ein Tunnel ist ein automatischer Übergang zwischen Pipelines: Der Deal wurde im „Verkauf" abgeschlossen — der Tunnel erstellt einen Deal in der „Montage" mit Datenübernahme. Konfiguriert wird das in „Pipelines und Tunnel" durch Ziehen einer Verbindung zwischen Phasen. Eine Feinheit, die gern vergessen wird: Der Tunnel erstellt einen neuen Deal, statt den alten zu bewegen — für eine durchgängige Berichterstattung verknüpfen Sie sie und prüfen auf Dubletten: Der Roboter „Deal finden" sucht vor dem Anlegen nach einem bereits existierenden Montage-Deal zum selben Kontakt.
Welche Roboter gehören auf jede Phase: Playbook
Das funktionierende Minimum nach Phasen einer typischen Pipeline. Eingangsphase („Neuer Deal"): Datennormalisierung — der Roboter „Telefonformatierung" bringt die Nummer in eine einheitliche Form, damit später Dublettensuche und Telefonie funktionieren; plus eine Aufgabe an den Mitarbeiter „Kontakt aufnehmen" mit Deadline. Qualifizierung: Vollständigkeitsprüfung vor dem Übergang — die „Komplexe Bedingung" stellt sicher, dass Budget, Entscheider und Frist ausgefüllt sind (wenn nicht — der Deal geht nicht weiter, der Mitarbeiter erhält eine Aufgabe). „Angebot versendet": Kontrollfrist für die Antwort — „Datum + N Arbeitstage" berechnet das Kontaktdatum nach dem Arbeitskalender, daran knüpft eine Erinnerung an. „Vertrag": Start des Genehmigungs-Geschäftsprozesses. Finale Phasen: Benachrichtigung an den Leiter über große Gewinne (Schwellenwert per derselben „Komplexen Bedingung") und Übernahme der Verlustgründe in ein Feld für den Bericht.
Die Pipeline funktioniert nicht: typische Leiden
Deals stauen sich auf einer Phase — die Phase ist zu breit oder es fehlt eine Automatisierung mit Deadline: Teilen Sie sie auf oder fügen Sie eine Kontrollfrist hinzu. Mitarbeiter überspringen Phasen — aktivieren Sie Pflichtfelder pro Phase und die Bedingungsprüfung beim Übergang. Die Konversion im Bericht lügt — Deals werden rückwirkend aus beliebigen Phasen in „Verloren" geschoben: Führen Sie die Regel ein, nur mit ausgefülltem Grund abzuschließen (Pflichtfeld auf der Finalphase). Tunnel erzeugen Dubletten — prüfen Sie vor dem Anlegen auf existierende Deals, siehe oben.
Fazit
Eine Pipeline funktioniert, wenn die Phasen Fakten sind, auf jeder Phase eine automatische Aktion steht und die Übergänge durch Prüfungen abgesichert sind. Den Satz an Robotern für die Phasen — Normalisierung, Bedingungen, Fristen, Deal-Suche — finden Sie im Roboteka-Katalog: kostenlos, im selben Roboter-Editor wie die Standardaktionen.