Un embudo en Bitrix24 es una secuencia de etapas por las que avanza una negociación: del primer contacto al pago. Configurar las etapas lleva diez minutos; el valor aparece cuando en las etapas hay automatización, y entre los embudos, túneles. Veamos la creación de embudos, los errores típicos en las etapas y un manual: qué robots poner en cada etapa para que el embudo mueva las negociaciones por sí solo.

¿Cómo crear un embudo y configurar las etapas?

CRM → Negociaciones → menú de embudos (≡) → «Embudos y túneles de ventas» → «Añadir embudo». Las etapas se editan en el kanban o en el directorio de etapas: nombre, color, orden. La cantidad de embudos depende de la tarifa; el embudo estándar «General» no se puede eliminar, pero sí renombrar. La regla principal de las etapas: una etapa es un estado de la negociación, no una acción del gestor. «Lo está pensando» es una mala etapa (no queda claro de quién es ese estado ni cuándo termina); «Propuesta enviada» es buena: el hecho ocurrió y sobre él puede activarse la automatización. De siete a nueve etapas es el máximo práctico: más allá, el kanban deja de leerse y el informe de conversión pierde sentido.

¿Cuándo hacen falta varios embudos y qué son los túneles?

Un embudo aparte hace falta cuando el proceso tiene otras etapas u otro equipo: ventas primarias y renovación de contrato, minorista y mayorista, venta y montaje. Si las etapas son las mismas y solo cambia la fuente, basta con un embudo y el campo «Fuente». Un túnel es un paso automático entre embudos: la negociación se cerró en «Venta» y el túnel crea una negociación en «Montaje» con traslado de datos. Se configura en «Embudos y túneles» arrastrando un vínculo entre etapas. El detalle que se olvida: el túnel crea una negociación nueva, no mueve la antigua; para un informe de extremo a extremo, vincúlalas y comprueba los duplicados: el robot «Buscar negociación» busca, antes de crearla, una negociación de montaje ya existente para ese mismo contacto.

Qué robots poner en cada etapa: manual

El mínimo de trabajo por etapas de un embudo típico. Etapa de entrada («Nueva negociación»): normalización de datos; el robot «Formateo de teléfono» lleva el número a un formato único para que después funcionen la búsqueda de duplicados y la telefonía; más una tarea al gestor de «contactar» con fecha límite. Cualificación: comprobación de que todo está completo antes de avanzar; «Condición compuesta» verifica que estén rellenados el presupuesto, el responsable de la decisión y el plazo (si no, la negociación no avanza y va una tarea al gestor). «Propuesta enviada»: plazo de control de la respuesta; «Fecha + N días laborables» calcula la fecha de seguimiento según el calendario laboral, y con ella, un recordatorio. «Contrato»: lanzamiento del proceso de aprobación. Etapas finales: notificación al responsable de las grandes victorias (el umbral, con la misma «Condición compuesta») y traslado de los motivos de la pérdida a un campo para el informe.

El embudo no funciona: dolencias típicas

Las negociaciones se acumulan en una etapa: la etapa es demasiado amplia o no tiene automatización con fecha límite; divídela o añade un plazo de control. Los gestores saltan etapas: activa los campos obligatorios por etapas y la comprobación de condiciones en la transición. La conversión del informe miente: las negociaciones se mueven con retraso a «Perdida» desde cualquier etapa; establece la regla de cerrar solo con el motivo rellenado (campo obligatorio en la etapa final). Los túneles generan duplicados: antes de crear, comprueba las negociaciones existentes, véase más arriba.

Conclusión

El embudo funciona cuando las etapas son hechos, en cada etapa hay una acción automática y las transiciones están protegidas por comprobaciones. El conjunto de robots para las etapas —normalización, condiciones, plazos, búsqueda de negociaciones— está en el catálogo de Roboteka: gratis, en el mismo editor de robots que los estándar.