Lejek w Bitrix24 to sekwencja etapów, przez które przesuwa się deal: od pierwszego kontaktu do płatności. Konfiguracja etapów — dziesięć minut; wartość pojawia się, gdy na etapach stoi automatyzacja, a między lejkami — tunele. Omówmy tworzenie lejków, typowe błędy w etapach i playbook: jakie roboty stawiać na każdy etap, by lejek przesuwał deale sam.

Jak utworzyć lejek i skonfigurować etapy?

CRM → Deale → menu lejków (≡) → „Lejki i tunele sprzedaży" → „Dodaj lejek". Etapy edytuje się w kanbanie lub w słowniku etapów: nazwa, kolor, kolejność. Liczba lejków zależy od taryfy; standardowego „Ogólnego" nie da się usunąć, ale można go przemianować. Główna reguła etapów: etap to stan deala, a nie czynność menedżera. „Myśli" — zły etap (nie wiadomo, czyj to stan i kiedy się skończy), „Oferta wysłana" — dobry: fakt się wydarzył i może na jego podstawie zadziałać automatyzacja. Siedem-dziewięć etapów to praktyczne maksimum: dalej kanban przestaje być czytelny, a raport konwersji traci sens.

Kiedy potrzeba kilku lejków i czym są tunele?

Osobny lejek jest potrzebny, gdy proces ma inne etapy lub inny zespół: sprzedaż pierwotna i przedłużenie umowy, detal i hurt, sprzedaż i montaż. Jeśli etapy są te same, a różni się tylko źródło — wystarczy jeden lejek i pole „Źródło". Tunel to automatyczne przejście między lejkami: deal zamknął się w „Sprzedaży" — tunel tworzy deala w „Montażu" z przeniesieniem danych. Ustawia się to w „Lejkach i tunelach" przeciąganiem powiązania między etapami. Subtelność, o której się zapomina: tunel tworzy nowego deala, a nie przesuwa starego — dla raportowania end-to-end powiązuj je i sprawdzaj duplikaty: robot „Znajdź deala" przed utworzeniem szuka już istniejącego deala montażu po tym samym kontakcie.

Jakie roboty ustawić na każdy etap: playbook

Roboczy minimum według etapów typowego lejka. Etap wejściowy („Nowy deal"): normalizacja danych — robot „Formatowanie telefonu" sprowadza numer do jednolitej postaci, by dalej działały wyszukiwanie duplikatów i telefonia; plus zadanie dla menedżera „skontaktować się" z terminem. Kwalifikacja: sprawdzenie kompletności przed przejściem — „Złożony warunek" upewnia się, że wypełniono budżet, decydenta i termin (jeśli nie — deal nie idzie dalej, menedżer dostaje zadanie). „Oferta wysłana": kontrolny termin odpowiedzi — „Data + N dni roboczych" liczy datę kontaktu według kalendarza produkcyjnego, na jej podstawie — przypomnienie. „Umowa": uruchomienie procesu biznesowego uzgadniania. Etapy końcowe: powiadomienie przełożonego o dużych wygranych (próg — tym samym „Złożonym warunkiem") i przeniesienie przyczyn przegranej do pola pod raport.

Lejek nie działa: typowe choroby

Deale gromadzą się na jednym etapie — etap zbyt szeroki lub nie ma na nim automatyzacji z terminem: podziel go lub dodaj kontrolny termin. Menedżerowie przeskakują etapy — włącz pola obowiązkowe wg etapów i sprawdzanie warunków przy przejściu. Konwersja w raporcie kłamie — deale są wstecznie przesuwane do „Przegrana" z dowolnych etapów: ustaw regułę zamykania tylko z wypełnioną przyczyną (pole obowiązkowe na etapie końcowym). Tunele mnożą duplikaty — przed utworzeniem sprawdzaj istniejące deale, patrz wyżej.

Podsumowanie

Lejek działa, gdy etapy to fakty, na każdym etapie jest automatyczna akcja, a przejścia są chronione sprawdzeniami. Zestaw robotów do etapów — normalizacja, warunki, terminy, wyszukiwanie deali — jest w katalogu Roboteki: bezpłatnie, w tym samym edytorze robotów co standardowe.