La automatización de ventas en Bitrix24 se compone de escenarios cortos: un disparador en un evento o una etapa, uno o dos robots, un resultado medible. Los grandes «procesos llave en mano» se rompen al primer cambio del embudo; las combinaciones cortas viven durante años. A continuación, ocho escenarios reales a lo largo de las etapas de la negociación: recepción de la solicitud, primer contacto, factura y contrato, pago y ventas repetidas. Cada uno se monta en el diseñador de procesos a partir de las acciones nativas y los robots de Roboteka, sin programar.

¿Cómo automatizar la recepción de la solicitud?

Escenario 1, normalización del teléfono. Disparador: se crea un prospecto desde un formulario web. El robot «Formatear teléfono» lleva el número a un formato único (+7, 8 o internacional), eliminando espacios, paréntesis y guiones, y devuelve un indicador de reconocimiento (Y/N). Resultado: la búsqueda de duplicados y la telefonía trabajan con una única forma de escribir el número, y el teléfono no reconocido le llega al gestor como una tarea.

Escenario 2, vinculación con un cliente existente. Disparador: se crea un prospecto o una negociación. El robot «Buscar contacto por teléfono/email» busca un contacto por el número normalizado o el correo y devuelve el ID, el nombre y el indicador «Encontrado» (Y/N). Resultado: si es Y, el registro se vincula a la ficha del cliente; el historial de interacciones no se interrumpe y no se crea un contacto duplicado.

¿Cómo automatizar el primer contacto?

Escenario 3, plazo para la primera llamada sin fines de semana. Disparador: el prospecto se toma en trabajo. El robot «Fecha + N días laborables (RU)» suma a la fecha actual un día laborable según el calendario laboral de Rusia, teniendo en cuenta fines de semana y festivos, y devuelve la fecha en los formatos AAAA-MM-DD y DD.MM.AAAA. Un robot nativo crea una tarea con ese plazo. Resultado: la primera llamada no se programa para un sábado o un festivo, y los plazos de las tareas son cumplibles.

Escenario 4, número para SMS. Disparador: se envía al prospecto la confirmación de la solicitud. El robot «Formatear teléfono» devuelve la variante «solo dígitos», sin el signo más, paréntesis ni espacios. Resultado: la pasarela de SMS y las integraciones de mensajería reciben el número en la forma que aceptan sin errores.

¿Qué automatizar en la factura y el contrato?

Escenario 5, tipo de cambio en la factura. Disparador: la negociación pasa a la etapa «Factura». El robot «Tipo de cambio del Banco Central de Rusia» obtiene el tipo oficial de hoy según el código de la moneda (USD, EUR, CNY y otras) y devuelve el cambio al rublo, el cambio por unidad teniendo en cuenta el nominal, la fecha del cambio y el indicador «encontrado». Resultado: el importe en rublos de la negociación se calcula según un tipo oficial fijado, y no según una cifra de la cabeza del gestor.

Escenario 6, tipo de cambio en la fecha del contrato. Disparador: en la negociación está rellenada la fecha del contrato. El mismo robot recibe la fecha como un parámetro independiente y devuelve el tipo de cambio del día indicado. Resultado: el tipo de cambio en la fecha de la firma queda fijado en el campo de la negociación; ante una disputa sobre el importe hay una base documental.

¿Cómo controlar el pago y las ventas repetidas?

Escenario 7, plazo de pago en días laborables. Disparador: etapa «Contrato firmado». El robot «Fecha + N días laborables (RU)» suma cinco días laborables a la fecha de la transición, exactamente como está formulado en el contrato. La tarea «comprobar el pago» se programa para la fecha obtenida y, si es necesario, el plazo se escribe en el campo de la negociación. Resultado: el control del pago no cae en un fin de semana ni se dispara antes de tiempo.

Escenario 8, interacción repetida. Disparador: una nueva solicitud desde el sitio. El robot «Buscar contacto por teléfono/email» encuentra la ficha del cliente antiguo por el número. Resultado: la negociación se crea sobre el contacto existente; el gestor ve el historial de compras y habla con el cliente como con un conocido, no como con un prospecto nuevo.

¿Cómo montar un escenario en el diseñador?

El orden es siempre el mismo. Abra la configuración de robots del embudo deseado, elija la etapa-disparador y añada un robot de la lista; tras instalar Roboteka, sus robots aparecen junto a los nativos. Los resultados del robot (ID, indicadores Y/N, fechas, tipos de cambio) están disponibles para los siguientes pasos de la plantilla: construya condiciones con ellos y escriba los valores en los campos de la negociación mediante el cambio de documento nativo. Pruebe la combinación en una sola negociación de prueba antes de activarla en producción. El análisis paso a paso de la configuración está en la guía sobre robots de Bitrix24, y la distribución de escenarios por etapas, en el artículo sobre embudos.

Conclusión

Ocho escenarios cubren el recorrido de la negociación desde la solicitud hasta la venta repetida: número limpio a la entrada, vinculación con el cliente existente, plazos cumplibles en días laborables, tipo de cambio fijado en los cálculos y control del pago. Empiece con los dos escenarios de recepción de la solicitud: dan efecto desde el primer día. El conjunto completo de robots está en el catálogo de robots de CRM. Si falta el robot que necesita, describa la tarea: lo haremos gratis y lo añadiremos a la biblioteca común.