Automatyzacja sprzedaży w Bitrix24 (Alaio) składa się z krótkich scenariuszy: wyzwalacz na zdarzeniu lub etapie, jeden–dwa roboty, mierzalny efekt. Wielkie „procesy pod klucz" rozpadają się przy pierwszej zmianie lejka, krótkie połączenia działają latami. Poniżej osiem działających scenariuszy według etapów deala — przyjęcie zgłoszenia, pierwszy kontakt, faktura i umowa, płatność i sprzedaż powtórna. Każdy składa się w kreatorze procesów z gotowych akcji i robotów Roboteki bez programowania.

Jak zautomatyzować przyjęcie zgłoszenia?

Scenariusz 1, normalizacja telefonu. Wyzwalacz: utworzono lead z formularza webowego. Robot „Formatuj numer telefonu: własny prefiks" usuwa spacje, nawiasy i myślniki, zostawia same cyfry i dostawia prefiks kraju, który konfigurujesz raz — a jeśli numer już się od niego zaczyna, prefiks się nie dubluje. Zwraca znormalizowany numer i znacznik rozpoznania (Y/N). Efekt: wyszukiwanie duplikatów i telefonia pracują z jednym zapisem numeru, a nierozpoznany telefon trafia do menedżera jako zadanie.

Scenariusz 2, powiązanie z istniejącym klientem. Wyzwalacz: utworzono lead lub deal. Robot „Znajdź kontakt po telefonie/e-mailu" szuka kontaktu po znormalizowanym numerze lub adresie e-mail i zwraca ID, nazwę oraz znacznik „Znaleziono" (Y/N). Efekt: przy Y rekord jest powiązywany z kartą klienta — historia kontaktów się nie urywa, a duplikat kontaktu nie powstaje.

Jak zautomatyzować pierwszy kontakt?

Scenariusz 3, termin pierwszego telefonu bez dni wolnych. Wyzwalacz: lead wzięty do pracy. Terminy liczy się tu w dniach kalendarzowych: odstęp do kontaktu odmierza reguła automatyzacji z opóźnieniem (w godzinach lub dniach) albo akcja pauzy w procesie biznesowym. Żeby data nie wypadła w weekend, przepuść ją przez robota „Najbliższa data według warunku" z warunkiem „najbliższy dzień roboczy" — zwraca przesuniętą datę w formatach RRRR-MM-DD oraz DD.MM.RRRR. Gotowa akcja stawia zadanie z tym terminem. Efekt: pierwszy telefon nie zostaje wyznaczony na sobotę, a terminy zadań są wykonalne.

Scenariusz 4, numer do SMS. Wyzwalacz: do leada wysyłane jest potwierdzenie zgłoszenia. Robot „Formatuj numer telefonu: własny prefiks" zwraca wariant „tylko cyfry" — bez plusa, nawiasów i spacji. Efekt: bramka SMS i integracje komunikatorów dostają numer w postaci, którą przyjmują bez błędów.

Co automatyzować na fakturze i umowie?

Scenariusz 5, kurs waluty w fakturze. Wyzwalacz: deal przechodzi na etap „Faktura". Kurs bierze się z dowolnego publicznego API kursów walut: robot „Żądanie HTTP GET/POST" odpytuje endpoint, a „Wyodrębnij wartość z JSON po ścieżce" wyjmuje z odpowiedzi samą liczbę i datę notowania — obie wartości proces zapisuje do pól deala. Efekt: kwota w dealu jest przeliczana według kursu z jednego, uzgodnionego w firmie źródła, a nie według liczby wziętej z głowy menedżera.

Scenariusz 6, kurs na datę umowy. Wyzwalacz: w dealu wypełniono datę umowy. Ta sama para robotów odpytuje archiwalny endpoint serwisu, podstawiając datę z pola do adresu żądania, i zwraca kurs na wskazany dzień. Efekt: kurs na datę podpisania jest zapisany w polu deala — przy sporze o kwotę istnieje udokumentowana podstawa.

Jak kontrolować płatność i sprzedaż powtórną?

Scenariusz 7, termin płatności. Wyzwalacz: etap „Umowa podpisana". Reguła z opóźnieniem odmierza od daty przejścia tyle dni, ile zapisano w umowie, a „Najbliższa data według warunku" przesuwa wynik na najbliższy dzień roboczy, jeśli trafił na weekend. Zadanie „sprawdzić płatność" zostaje ustawione na otrzymaną datę, w razie potrzeby termin trafia do pola deala. Efekt: kontrola płatności nie wypada w dzień wolny i nie uruchamia się przed czasem.

Scenariusz 8, ponowne zgłoszenie. Wyzwalacz: nowe zgłoszenie ze strony. Robot „Znajdź kontakt po telefonie/e-mailu" odnajduje kartę starego klienta po numerze. Efekt: deal powstaje na istniejącym kontakcie — menedżer widzi historię zakupów i rozmawia z klientem jak ze znajomym, a nie jak z nowym leadem.

Jak złożyć scenariusz w kreatorze procesów?

Kolejność jest zawsze ta sama. Otwórz ustawienia robotów potrzebnego lejka, wybierz etap-wyzwalacz i dodaj robota z listy — po zainstalowaniu Roboteki jej roboty pojawiają się obok gotowych. Wyniki robota — ID, znaczniki Y/N, daty, kursy — są dostępne dla kolejnych kroków szablonu: buduj na nich warunki i zapisuj wartości do pól deala standardową akcją zmiany dokumentu. Sprawdź połączenie na jednym testowym dealu przed włączeniem na produkcji. Krok po kroku konfigurację opisuje przewodnik po robotach Bitrix24, a rozłożenie scenariuszy na etapy — artykuł o lejkach.

Podsumowanie

Osiem scenariuszy zamyka drogę deala od zgłoszenia do sprzedaży powtórnej: czysty numer na wejściu, powiązanie z istniejącym klientem, wykonalne terminy z pominięciem weekendów, kurs z jednego źródła w rozliczeniach i kontrola płatności. Zacznij od dwóch scenariuszy przyjęcia zgłoszenia — dają efekt już pierwszego dnia. Pełny zestaw robotów znajdziesz w katalogu robotów CRM. Jeśli potrzebnego robota nie ma — opisz zadanie, zrobimy go bezpłatnie i dodamy do wspólnej biblioteki.