Standardowo proces biznesowy w Bitrix24 uruchamia się na jednym obiekcie: ręcznie z karty lub automatycznie przy utworzeniu i zmianie rekordu. Przepuszczenie szablonu przez tysiąc istniejących dealów — po wdrożeniu nowego procesu, imporcie lub czyszczeniu bazy — w ten sposób się nie uda. W aplikacji „Roboteka" jest do tego sekcja „Masowe uruchamianie": wybierasz obiekt, filtr według dat, listy ID lub wszystkich rekordów oraz szablon procesu biznesowego — aplikacja uruchamia go na każdym znalezionym rekordzie.

Jak proces biznesowy uruchamia się standardowo?

Trzy standardowe sposoby. Ręcznie: pracownik otwiera kartę deala lub leada i uruchamia proces przyciskiem — nadaje się do uzgodnień i operacji jednorazowych. Automatycznie według zdarzenia: w ustawieniach szablonu włącza się autouruchamianie przy utworzeniu lub przy zmianie rekordu — proces startuje, gdy zdarzenie zachodzi z konkretnym obiektem. Przez roboty: akcje uruchamiają się, gdy deal trafia na etap lejka. Wspólne dla wszystkich trzech jest to, że punktem wejścia zawsze jest jedna karta. Dlatego szablon dodany dziś nie dotknie dealów utworzonych wczoraj: dla nich zdarzenie utworzenia już minęło, a przesuwać każdego po etapach tylko po to, żeby uruchomić roboty, nikt nie będzie. Jak zbudowane są same szablony — w omówieniu procesów biznesowych Bitrix24.

Kiedy potrzebne jest masowe uruchamianie?

Cztery typowe sytuacje. Wdrożono nowy szablon — powinny przez niego przejść nie tylko nowe deale, ale i cała nagromadzona baza. Zaimportowano klientów ze starego CRM — telefony i pola trzeba znormalizować we wszystkich rekordach naraz. Przebudowano lejek — starym dealom trzeba ustawić nowe wartości pól. Uruchamiasz wysyłkę lub akcję — proces powiadomień powinien przejść przez segment kontaktów. Wariant ręczny — otwierać karty po jednej i klikać przycisk uruchomienia — jest znośny do kilkunastu rekordów. Dalej potrzebne jest narzędzie, które samo zbierze listę obiektów według filtra, uruchomi szablon na każdym i nie będzie wymagać trzymania menedżera przy tym zajęciu cały dzień.

Jak działa masowe uruchamianie w Robotece?

W aplikacji „Roboteka" jest wbudowana sekcja „Masowe uruchamianie". Konfiguracja składa się z trzech kroków. Pierwszy — typ obiektu: lead, deal, kontakt, firma lub proces inteligentny. Drugi — filtr: według zakresu dat utworzenia, według jawnej listy ID lub według wszystkich rekordów naraz. Trzeci — co uruchomić: szablon procesu biznesowego lub pojedynczego robota z katalogu z zadanymi parametrami. Aplikacja zbiera ID pasujących rekordów i uruchamia wybrany szablon na każdym z nich. Uruchomienia idą przez kolejkę z ograniczeniem częstotliwości, aby strumień startów nie przeszkadzał bieżącej pracy portalu: menedżerowie pracują dalej, podczas gdy proces przechodzi przez bazę.

Jak przygotować szablon do przebiegu po bazie?

Dwie reguły. Pierwsza — przebieg testowy: tryb „według listy ID" przyjmuje kilka konkretnych rekordów, dlatego najpierw sprawdź szablon na trzech–pięciu testowych obiektach i dopiero potem uruchamiaj na wszystkich. Druga — odporność na ponowne uruchomienie: jeśli przebieg trzeba będzie powtórzyć, szablon nie powinien zdublować zadań i powiadomień. Dodaj na początku procesu warunek, który sprawdza, czy rekord nie został wcześniej przetworzony — na przykład według wypełnienia pola służbowego — i kończ proces, jeśli praca jest już wykonana. Im dokładniej filtr według dat odcina już przetworzone rekordy, tym mniej jałowych uruchomień przypadnie na portal.

Przykład: zaktualizować deale kontaktów z wyboru

Zadanie: w segmencie kontaktów ustawić w ich otwartych dealach nową wartość pola. Masowe uruchamianie konfiguruje się na obiekcie „Kontakt" z filtrem według listy ID lub dat utworzenia. Wewnątrz szablonu dwa roboty. „Znajdź deal według warunku" szuka dealów kontaktu według filtra — ID kontaktu plus dowolny filtr JSON, na przykład {"CLOSED":"N"} dla otwartych — i zwraca ID pierwszego znalezionego deala, listę wszystkich ID, liczbę oraz znacznik „Znaleziono" (Y/N). Przy Y robot „Aktualizuj deal po ID" zapisuje do znalezionego deala nowe wartości pól przekazane w formacie JSON. Tak przebieg po kontaktach aktualizuje powiązane z nimi deale bez ręcznej pracy.

Podsumowanie

Standardowe uruchamianie procesu biznesowego przypisane jest do jednej karty i jej zdarzeń. Masowe uruchamianie w Robotece zamyka resztę: typ obiektu, filtr według dat, listy lub wszystkich rekordów, szablon procesu lub robota — i przebieg idzie po całym wyborze przez kolejkę. Przed dużym uruchomieniem sprawdź szablon na liście kilku ID i zabezpiecz go przed ponownym przetwarzaniem. Roboty do takich szablonów zebrane są w katalogu robotów CRM. Jeśli potrzebnego robota w katalogu nie ma — opisz zadanie, zrobimy go bezpłatnie i dodamy do wspólnej biblioteki.