Die Auftragskarte ist der Arbeitsplatz des Vertriebs: Je genauer ihre Felder den tatsächlichen Prozess abbilden, desto weniger Daten gehen zwischen Anruf und Vertrag verloren. In Bitrix24 (Alaio) gibt es System- und benutzerdefinierte Felder — sie lassen sich ausblenden, in Bereiche gruppieren, pro Phase als Pflicht setzen und automatisch füllen. Gehen wir alles der Reihe nach durch — von „Wie füge ich ein Feld hinzu?“ bis zu visuellen Widgets in der Karte.

Welche Auftragsfelder gibt es standardmäßig?

Systemfelder legt Bitrix24 selbst an: Titel, Summe und Währung, Phase, Verantwortlicher, Kunde (die Verknüpfung mit Kontakt und Unternehmen), Auftragstyp, Quelle, Erstell- und Abschlussdatum. Löschen kann man sie nicht, wohl aber aus der Karte ausblenden oder die Beschriftung ändern. Systemfelder sind fest mit der CRM-Mechanik verdrahtet — Kanban und Funnel bauen auf der Phase auf, Berichte auf der Summe —, deshalb ist Zweckentfremdung („hängen wir die Vertragsnummer an den Titel an“) eine schlechte Idee: Filter und Auswertungen brechen.

Wie füge ich dem Auftrag ein eigenes Feld hinzu?

Zwei Wege. Der schnelle — direkt aus der Auftragskarte: unten in der Feldliste „Feld erstellen“, Typ wählen, benennen. Der systematische — CRM → Einstellungen → Feldeinstellungen → Auftrag: Hier sieht man alle Felder auf einmal, auch die von Kollegen „im Vorbeigehen“ angelegten. Der Feldtyp wird bei der Erstellung gewählt und lässt sich später nicht ändern — bei einem Fehlgriff wird das Feld neu angelegt und die Daten migriert. Bitrix24 erlaubt bis zu 1.016 benutzerdefinierte Felder pro Entitätstyp, die praktische Grenze kommt aber viel früher: Eine Karte mit fünfzig Feldern liest niemand. Faustregel: Ein Feld nur für das anlegen, wonach gefiltert, berichtet oder automatisiert wird; alles andere gehört in Kommentare und Timeline.

Wie halte ich die Auftragskarte übersichtlich?

Felder werden in Bereiche gruppiert: Im Karteneinstellungsmodus per Drag-and-drop thematische Blöcke bauen — Finanzen, Logistik, Dokumente. Das Layout gibt es persönlich und geteilt: „Für alle festlegen“ verteilt Ihre Ordnung ans ganze Team, sonst schaut jeder auf sein eigenes Chaos. Ungenutzte Felder ausblenden — sie bleiben in Daten und Filtern, stören aber nicht mehr. Prüfen Sie separat das Schnellformular für neue Aufträge (das aus dem Kanban aufklappt): Dort gehören nur Felder hinein, die zum Zeitpunkt der Erstellung bekannt sind — sonst tippen Manager „irgendwas“, nur um zu speichern.

Wie mache ich Auftragsfelder zur Pflicht?

Pflicht wird pro Feld in der Karte gesetzt: „immer Pflicht“ oder „Pflicht in einer Phase“. Für Aufträge ist fast immer das Zweite richtig: Budget wird Pflicht beim Übergang in die Verhandlung, Verlustgrund — erst in der Phase „Verloren“. Die Karte füllt sich, während der Auftrag durch den Funnel wandert, statt bei der Erstellung Müll zu sammeln. Wichtig: Die Prüfung greift nur bei manuellen Übergängen in der Oberfläche — Importe, API und Automatisierungsregeln laufen daran vorbei. Mechanik, Umgehungen und Gegenmaßnahmen im Detail: unser Leitfaden zu Pflichtfeldern.

Wie fülle ich Auftragsfelder automatisch?

Vier typische Operationen. Wert schreiben — die Standardregel „Element bearbeiten“ oder ein Workflow-Schritt. Leeren — der Roboter „Feld leeren“: Er leert jeden Feldtyp korrekt, auch Listen und Mehrfachfelder, bei denen ein leerer String nicht funktioniert. Daten zwischen Auftrag und verknüpften Entitäten bewegen — das Paar „Feld der verknüpften Entität lesen“ und „Feld der verknüpften Entität schreiben“: die Stadt aus dem Kontakt in den Auftrag fürs Reporting lesen oder den Auftragsstatus in die Unternehmenskarte schieben. Vor Dokumentgenerierung oder Phasenwechsel prüfen, ob ein Feld gefüllt ist — „Feld auf Inhalt prüfen“ liefert Y/N, und der Prozess läuft weiter oder erstellt eine Nachfass-Aufgabe.

Wie wird die Auftragskarte visuell?

Standard-Feldtypen zeigen Daten als Text. Für eine Karte, die ein Manager in einer Sekunde scannt, reicht das nicht — hier kommen Widget-Felder aus dem Roboteka-Feldtypen-Katalog ins Spiel: „Color status“ färbt den Auftragszustand als Badge, „Progress bar“ zeigt den Fortschritt als Balken, „Deadline countdown“ zählt Tage bis zu einem Datum und wechselt die Farbe, je näher es rückt, „Formatted money“ rendert Beträge mit Tausendertrennung und Währung, „Link button“ macht aus einer URL einen klickbaren Button, „Star rating“ zeigt eine Kundenbewertung als Sterne. So ein Feld wird wie jedes benutzerdefinierte Feld zur Karte hinzugefügt — nur der Typ stammt aus einer App; die Werte speichert Bitrix24 selbst.

Häufige Fehler bei Auftragsfeldern

Feld-Dubletten: Vor dem Anlegen von „Projektbudget“ in den Feldeinstellungen prüfen, ob es schon ein „Budget“ gibt — über zwei Felder verschmierte Daten bekommt kein Filter zusammen. String statt Liste: Auf Freitext funktionieren weder Filter noch Berichte. „Immer Pflicht“ statt pro Phase — Müll bei der Erstellung. Fünfzig Felder ohne Bereiche — eine Karte, die niemand liest. Und Zombie-Felder: Quartalsweise die Feldeinstellungen durchgehen und ausmustern, was niemand mehr füllt.

Fazit

Auftragsfelder sind das Skelett des Vertriebsprozesses: Systemfelder nicht anfassen, eigene nur für Filter, Berichte und Automatisierung anlegen, die Karte in Bereiche gliedern und das Layout teilen, Pflicht an Phasen hängen, Füllen und Prüfen den Automatisierungsregeln überlassen — und Übersicht mit Widget-Feldern aus dem Roboteka-Katalog schaffen. Fehlt ein Roboter oder Feldtyp für Ihren Fall — beschreiben Sie die Aufgabe, wir bauen ihn kostenlos und nehmen ihn in die gemeinsame Bibliothek auf.