La ficha de la negociación es el puesto de trabajo del equipo comercial: cuanto mejor reflejen sus campos el proceso real de venta, menos datos se pierden entre la llamada y el contrato. En Bitrix24 (Alaio) los campos de la negociación son de dos tipos — de sistema y personalizados — y se pueden ocultar, agrupar en secciones, hacer obligatorios por etapa y rellenar automáticamente. Repasemos todo en orden: desde «cómo añado un campo» hasta los widgets visuales dentro de la ficha.

¿Qué campos de la negociación existen por defecto?

Los campos de sistema los crea el propio Bitrix24: Nombre, Importe y moneda, Etapa, Responsable, Cliente (el vínculo con contacto y compañía), Tipo de negociación, Fuente, fechas de creación y cierre. No se pueden eliminar, pero sí ocultar de la ficha o renombrar su etiqueta. Están cableados a la mecánica del CRM — el kanban y el embudo se construyen sobre la Etapa, los informes sobre el Importe —, así que reutilizarlos («añadamos el número de contrato al nombre») es mala idea: rompe filtros y analítica.

¿Cómo añado un campo propio a la negociación?

Dos vías. La rápida — desde la propia ficha: «Crear campo» al final de la lista, elegir tipo, nombrar. La sistemática — CRM → Ajustes → Configuración de campos → Negociación: ahí se ven todos los campos a la vez, incluidos los creados «sobre la marcha» por compañeros. El tipo se elige al crear el campo y no se puede cambiar después — si te equivocas, se recrea el campo y se migran los datos. Bitrix24 admite hasta 1016 campos personalizados por tipo de entidad, pero el límite práctico llega mucho antes: una ficha con cincuenta campos no la lee nadie. Regla básica: crea un campo solo para lo que vayas a filtrar, informar o automatizar; el resto va a comentarios y al historial.

¿Cómo mantengo la ficha ordenada?

Los campos se agrupan en secciones: arrástralos en el modo de configuración de la ficha y monta bloques temáticos — Finanzas, Logística, Documentos. El diseño puede ser personal o compartido: «Establecer para todos» reparte tu orden a todo el equipo; si no, cada uno mira su propio caos. Oculta los campos sin uso — siguen en los datos y filtros, pero dejan de estorbar. Revisa aparte el formulario rápido de creación (el que salta desde el kanban): solo debe contener campos conocidos en el momento de crear — si no, los comerciales teclean «cualquier cosa» con tal de guardar.

¿Cómo hago obligatorios los campos de la negociación?

La obligatoriedad se configura en el campo dentro de la ficha: «siempre obligatorio» u «obligatorio en una etapa». Para negociaciones casi siempre es mejor lo segundo: Presupuesto pasa a ser obligatorio al entrar en Negociación, Motivo de pérdida — solo en la etapa «Perdida». La ficha se completa a medida que la negociación avanza por el embudo, en lugar de acumular basura al crearla. Ojo: la comprobación solo salta en movimientos manuales en la interfaz — importaciones, API y reglas de automatización la esquivan. La mecánica completa, los atajos y las contramedidas están en nuestra guía de campos obligatorios.

¿Cómo relleno los campos automáticamente?

Cuatro operaciones típicas. Escribir un valor — la regla estándar «Editar elemento» o un paso de proceso. Vaciar — el robot «Vaciar campo»: limpia correctamente cualquier tipo de campo, incluidas listas y campos múltiples donde la cadena vacía no funciona. Mover datos entre la negociación y entidades vinculadas — la pareja «Leer campo de entidad vinculada» y «Escribir campo de entidad vinculada»: leer la ciudad del contacto hacia la negociación para informes, o empujar el estado de la negociación a la ficha de la compañía. Comprobar que un campo está relleno antes de generar un documento o cambiar de etapa — «Comprobar campo no vacío» devuelve Y/N, y el proceso continúa o crea una tarea de seguimiento.

¿Cómo hago la ficha visual?

Los tipos estándar muestran los datos como texto. Para una ficha que el comercial escanea en un segundo no basta — ahí entran los campos-widget del catálogo de tipos de campo de Roboteka: «Color status» pinta el estado como etiqueta de color, «Progress bar» muestra el avance como barra, «Deadline countdown» cuenta los días hasta una fecha y cambia de color al acercarse, «Formatted money» presenta importes con separadores y moneda, «Link button» convierte una URL en botón clicable y «Star rating» muestra la valoración del cliente en estrellas. Ese campo se añade a la ficha como cualquier campo personalizado — solo que su tipo viene de una aplicación; los valores los guarda el propio Bitrix24.

Errores frecuentes con los campos de la negociación

Campos duplicados: antes de crear «Presupuesto del proyecto», comprueba si ya existe «Presupuesto» — los datos repartidos en dos campos no los junta ningún filtro. Cadena en vez de lista: con texto libre no funcionan ni filtros ni informes. «Siempre obligatorio» en vez de por etapa — basura al crear. Cincuenta campos sin secciones — una ficha que nadie lee. Y campos zombis: revisa trimestralmente la configuración y retira lo que ya nadie rellena.

Resumen

Los campos de la negociación son el esqueleto del proceso de ventas: los de sistema no se tocan, los propios se crean solo para filtrar, informar y automatizar, la ficha se organiza en secciones con diseño compartido, la obligatoriedad se cuelga de las etapas, el llenado y control se delegan en reglas de automatización, y la claridad visual la aportan los campos-widget del catálogo de Roboteka. ¿Falta un robot o tipo de campo para tu caso? Describe la tarea: lo construimos gratis y lo añadimos a la biblioteca común.