De forma nativa, un proceso de negocio en Bitrix24 se lanza sobre una sola entidad: manualmente desde la ficha o automáticamente al crear y modificar un registro. Ejecutar una plantilla sobre mil negociaciones existentes —tras desplegar un proceso nuevo, una importación o una limpieza de la base— no es posible de esa forma. En la aplicación «Roboteka» existe para esto la sección «Lanzamiento masivo»: eliges la entidad, un filtro por fechas, una lista de ID o todos los registros, y la plantilla del proceso de negocio; la aplicación lo lanza sobre cada registro encontrado.

¿Cómo se lanza un proceso de negocio de forma nativa?

Tres formas nativas. Manualmente: el empleado abre la ficha de una negociación o un prospecto y lanza el proceso con un botón; sirve para aprobaciones y operaciones puntuales. Automáticamente por evento: en la configuración de la plantilla se activa el lanzamiento automático al crear o al modificar un registro; el proceso arranca cuando el evento ocurre con una entidad concreta. Mediante robots: las acciones se disparan cuando la negociación cae en una etapa del embudo. Lo común a las tres es que el punto de entrada siempre es una sola ficha. Por eso una plantilla añadida hoy no afectará a las negociaciones creadas ayer: para ellas el evento de creación ya pasó, y nadie va a mover cada una por las etapas solo para lanzar los robots. Cómo están construidas las plantillas en sí está en el análisis de los procesos de negocio de Bitrix24.

¿Cuándo se necesita el lanzamiento masivo?

Cuatro situaciones típicas. Has desplegado una plantilla nueva: por ella deben pasar no solo las negociaciones nuevas, sino toda la base acumulada. Has importado clientes desde un CRM antiguo: hay que normalizar los teléfonos y los campos de todos los registros a la vez. Has reconstruido el embudo: a las negociaciones antiguas hay que ponerles los nuevos valores de los campos. Lanzas un envío o una promoción: el proceso de notificaciones debe pasar por un segmento de contactos. La opción manual —abrir las fichas una a una y pulsar el botón de lanzamiento— es tolerable hasta un par de decenas de registros. A partir de ahí hace falta una herramienta que reúna por sí misma la lista de entidades por filtro, lance la plantilla sobre cada una y no obligue a tener a un gestor con esa tarea todo el día.

¿Cómo funciona el lanzamiento masivo en Roboteka?

En la aplicación «Roboteka» hay una sección integrada «Lanzamiento masivo». La configuración consta de tres pasos. El primero, el tipo de entidad: prospecto, negociación, contacto, empresa o proceso inteligente. El segundo, el filtro: por rango de fechas de creación, por una lista explícita de ID o por todos los registros a la vez. El tercero, qué lanzar: una plantilla de proceso de negocio o un robot suelto del catálogo con sus parámetros. La aplicación reúne los ID de los registros adecuados y lanza la plantilla elegida sobre cada uno de ellos. Los lanzamientos van a través de una cola con limitación de frecuencia, para que el flujo de inicios no estorbe el trabajo actual del portal: los gestores siguen trabajando mientras el proceso recorre la base.

¿Cómo preparar la plantilla para la pasada por la base?

Dos reglas. La primera, una pasada de prueba: el modo «por lista de ID» admite varios registros concretos, así que primero comprueba la plantilla en tres o cinco entidades de prueba y solo después lánzala sobre todas. La segunda, la resistencia a una repetición: si hay que repetir la pasada, la plantilla no debe duplicar tareas ni notificaciones. Añade al inicio del proceso una condición que compruebe si el registro ya se ha tratado antes —por ejemplo, según si un campo de servicio está relleno— y termina el proceso si el trabajo ya está hecho. Cuanto más preciso sea el filtro por fechas a la hora de descartar los registros ya tratados, menos lanzamientos en vacío recibirá el portal.

Ejemplo: actualizar las negociaciones de los contactos de una selección

Tarea: para un segmento de contactos, poner en sus negociaciones abiertas el nuevo valor de un campo. El lanzamiento masivo se configura sobre la entidad «Contacto» con un filtro por lista de ID o por fechas de creación. Dentro de la plantilla, dos robots. «Buscar negociación según condición» busca las negociaciones del contacto por filtro —el ID del contacto más un filtro JSON arbitrario, por ejemplo {"CLOSED":"N"} para las abiertas— y devuelve el ID de la primera negociación encontrada, la lista de todos los ID, la cantidad y el indicador «Encontrado» (Y/N). Si es Y, el robot «Actualizar negociación por ID» escribe en la negociación encontrada los nuevos valores de los campos, pasados en formato JSON. Así la pasada por los contactos actualiza las negociaciones asociadas a ellos sin trabajo manual.

Conclusión

El lanzamiento nativo de un proceso de negocio está ligado a una sola ficha y sus eventos. El lanzamiento masivo en Roboteka cubre el resto: el tipo de entidad, el filtro por fechas, lista o todos los registros, la plantilla del proceso o del robot, y la pasada recorre toda la selección a través de una cola. Antes de un lanzamiento grande, comprueba la plantilla sobre una lista de varios ID y protégela frente a un tratamiento repetido. Los robots para esas plantillas están reunidos en el catálogo de robots de CRM. Si falta el robot que necesitas en el catálogo, describe la tarea: lo haremos gratis y lo añadiremos a la biblioteca común.