De forma nativa, o processo de negócios no Bitrix24 inicia por uma única entidade: manualmente a partir da ficha ou automaticamente na criação e alteração do registro. Rodar um modelo em mil negócios existentes — depois de implantar um novo processo, de uma importação ou de uma limpeza da base — assim não dá. No aplicativo «Roboteka» existe, para isso, a seção «Início em massa»: você escolhe a entidade, um filtro por datas, por lista de IDs ou por todos os registros, e o modelo do processo de negócios — o aplicativo o inicia para cada registro encontrado.

Como o processo de negócios inicia de forma nativa?

Três formas nativas. Manualmente: o funcionário abre a ficha do negócio ou do lead e dispara o processo com um botão — serve para aprovações e operações pontuais. Automaticamente por evento: nas configurações do modelo ativa-se o início automático na criação ou na alteração do registro — o processo começa quando o evento ocorre com uma entidade específica. Por robôs: as ações disparam quando o negócio chega a uma etapa do funil. O comum às três é que o ponto de entrada é sempre uma única ficha. Por isso um modelo adicionado hoje não tocará nos negócios criados ontem: para eles, o evento de criação já passou, e ninguém vai mover cada um pelas etapas só para disparar os robôs. Como os próprios modelos são estruturados está no detalhamento sobre processos de negócios do Bitrix24.

Quando é preciso o início em massa?

Quatro situações típicas. Implantaram um novo modelo — por ele devem passar não só os negócios novos, mas toda a base acumulada. Importaram clientes de um CRM antigo — telefones e campos precisam ser normalizados em todos os registros de uma vez. Reestruturaram o funil — os negócios antigos precisam receber os novos valores de campos. Você está lançando um envio ou uma campanha — o processo de notificações deve passar por um segmento de contatos. A opção manual — abrir as fichas uma a uma e clicar no botão de início — é tolerável até umas duas dezenas de registros. Acima disso, é preciso uma ferramenta que reúna sozinha a lista de entidades por filtro, inicie o modelo para cada uma e não exija manter um gerente preso a essa tarefa o dia todo.

Como funciona o início em massa na Roboteka?

No aplicativo «Roboteka» existe uma seção integrada «Início em massa». A configuração tem três passos. O primeiro — o tipo da entidade: lead, negócio, contato, empresa ou processo inteligente. O segundo — o filtro: por intervalo de datas de criação, por lista explícita de IDs ou por todos os registros de uma vez. O terceiro — o que iniciar: um modelo de processo de negócios ou um robô isolado do catálogo com parâmetros definidos. O aplicativo reúne os IDs dos registros adequados e inicia o modelo escolhido para cada um deles. Os inícios passam por uma fila com limite de frequência, para que o fluxo de disparos não atrapalhe o trabalho corrente do portal: os gerentes continuam trabalhando enquanto o processo percorre a base.

Como preparar o modelo para rodar na base?

Duas regras. A primeira — execução de teste: o modo «por lista de IDs» aceita alguns registros específicos, por isso primeiro teste o modelo em três a cinco entidades de teste e só depois rode em todas. A segunda — robustez à reexecução: se for preciso repetir a rodada, o modelo não deve duplicar tarefas e notificações. Adicione ao início do processo uma condição que verifica se o registro não foi tratado antes — por exemplo, pelo preenchimento de um campo de serviço — e finalize o processo se o trabalho já estiver feito. Quanto mais preciso o filtro por datas separar os registros já tratados, menos disparos em vão recairão sobre o portal.

Exemplo: atualizar os negócios dos contatos de uma seleção

Tarefa: para um segmento de contatos, gravar nos seus negócios abertos um novo valor de campo. O início em massa é configurado para a entidade «Contato» com filtro por lista de IDs ou por datas de criação. Dentro do modelo, dois robôs. O «Encontrar negócio por condição» busca os negócios do contato por filtro — o ID do contato mais um filtro JSON arbitrário, por exemplo {"CLOSED":"N"} para os abertos — e retorna o ID do primeiro negócio encontrado, a lista de todos os IDs, a quantidade e o indicador «Encontrado» (Y/N). Quando Y, o robô «Atualizar negócio por ID» grava no negócio encontrado os novos valores de campos, passados no formato JSON. Assim a rodada pelos contatos atualiza os negócios ligados a eles sem trabalho manual.

Conclusão

O início nativo do processo de negócios está atrelado a uma única ficha e aos seus eventos. O início em massa na Roboteka cobre o resto: tipo da entidade, filtro por datas, por lista ou por todos os registros, modelo do processo ou robô — e a rodada percorre toda a seleção por uma fila. Antes de um início grande, teste o modelo em uma lista de alguns IDs e proteja-o contra o retratamento. Os robôs para esses modelos estão reunidos no catálogo de robôs de CRM. Se não houver o robô de que você precisa no catálogo — descreva a tarefa, nós o fazemos de graça e o adicionamos à biblioteca comum.