Casi todas las peticiones de informes empiezan con «solo necesito un número». El número suele ser sencillo — porcentaje de clientes que repiten, ticket medio por segmento, cuánto del objetivo ha cerrado un comercial — y no aparece en ninguno de los informes listos. La culpa rara vez es del informe: no hay nada que contar porque ese dato no está guardado en ninguna parte. Veamos de qué se compone el reporting en Bitrix24 (Alaio) y qué hacer cuando las herramientas de serie se quedan cortas.

¿Qué herramientas de informes tiene Bitrix24?

Son cuatro y se confunden constantemente.

La analítica CRM es la sección del menú lateral con informes listos: resumen de leads, leads primarios y secundarios, el embudo de ventas en vista de conversión y clásica, dinámica de ventas, comparación de periodos. Su mejor rasgo es el filtro por cualquier campo, incluidos los personalizados, más el detalle: haces clic en una barra y ves los negocios que hay detrás, no solo cuántos son.

El constructor de informes de CRM es la herramienta antigua con sus propias plantillas. Sigue funcionando, pero no es donde la plataforma invierte, así que como base de un reporting a largo plazo aporta poco.

BI Builder cubre los paneles en un editor integrado (Apache Superset por debajo) y las conexiones con analítica externa como Power BI y Looker Studio. Los datos salen del portal como conjuntos de datos — negocios, leads, tareas, llamadas, productos — y junto a ellos se pueden cargar archivos CSV y fuentes externas.

Los informes de trabajo no tienen nada que ver con el CRM: viven en la sección de empleados, en la parte de tiempo e informes. Según el calendario, el portal recuerda a la persona que redacte el periodo; su responsable confirma el informe y lo califica, y el color de la lista indica si se aprobó con nota, sin nota o si aún no se ha revisado.

¿Cuándo basta la analítica CRM y cuándo hace falta BI?

La analítica CRM basta mientras las preguntas suenen a «cuántos negocios hay en cada etapa» y «cómo se movió la facturación mes a mes»: eliges filtro, eliges periodo, lees el gráfico. Y si el informe de embudo muestra cifras imposibles, casi siempre la causa son los datos y no la herramienta — BI no cura eso.

BI Builder se gana su sitio cuando hay que cruzar datos: ventas contra tareas, llamadas contra segmento de cliente, objetivo contra lo que cada comercial cerró de verdad. El precio es el tiempo dedicado a conjuntos de datos y paneles, más alguien capaz de construirlos. El camino intermedio es sacar las filas en bruto y calcular en la hoja de cálculo que todo el mundo ya usa — la exportación de datos del CRM explica cómo hacerlo por evento y por calendario.

¿Por qué tu número no está en ningún informe?

Cualquier constructor — analítica CRM, BI Builder, un panel externo — solo agrega lo que está en campos. No sabe que un cliente repite si la ficha no lo dice, no puede medir el tiempo en una etapa que nadie registró y no mostrará el cumplimiento del objetivo mientras el objetivo no sea un campo. De ahí la regla de trabajo: primero el campo, después el informe. La métrica la calcula la automatización en el momento del evento y el informe solo muestra lo ya calculado — por eso el mismo número cuadra luego en el panel, en la ficha y en la exportación.

Cómo calcular una métrica propia con automatización

El patrón es siempre el mismo: una regla calcula, el resultado cae en un campo, el campo aparece en filtros y conjuntos de datos. Porcentajes y proporciones los da Porcentaje de un número: cumplimiento del objetivo, margen, parte pagada por adelantado. Las sumas y los recuentos sobre valores múltiples o registros vinculados los da Suma del array, y Selección ternaria pone la etiqueta de negocio grande o normal según tu umbral, para que el informe se divida en segmentos sin etiquetado manual. Actualizar negociación por ID escribe el resultado en un campo personalizado que a partir de ahí se comporta como uno estándar. La aritmética en sí se monta con las piezas descritas en los cálculos dentro de los procesos, y el panorama completo está en la guía de reglas de automatización.

Algunas métricas conviene tenerlas en la ficha en lugar de recalcularlas con un proceso: el campo LTV del cliente suma importe y número de compras de todo el historial de un contacto, Campo con fórmula evalúa una expresión sobre los campos vecinos al abrir la ficha y Barra de progreso dibuja el cumplimiento como una barra. El historial de periodos anteriores se recupera con el lanzamiento masivo de procesos: una plantilla que calcula y escribe, ejecutada sobre toda la base, para que el informe tenga historia y no solo el día de hoy.

Cómo enviar las cifras a un sistema externo

Cuando la analítica vive fuera del portal, nadie tiene que esperar a una exportación manual: el robot Petición HTTP envía los valores calculados a tu almacén, tu hoja o tu herramienta de BI en el mismo momento en que se cierra un negocio, cambia una etapa o entra un pago. Ese flujo combina bien con los conjuntos de datos: los cortes pesados llegan de BI Builder por calendario y los eventos operativos, al instante.

Qué sigue

No empieces por el panel. Empieza por la pregunta: ¿qué número quieres ver cada semana? Dale un campo, pon una regla que lo rellene en el momento del evento, recupera el historial con un lanzamiento masivo — y solo entonces construye el informe. Las piezas de cálculo están en el catálogo de robots y los campos-métrica en el catálogo de campos. Si falta la pieza que necesitas, describe la tarea: creamos gratis las actividades que faltan y las publicamos en la biblioteca común.