Quase todo pedido de relatório começa com «só preciso de um número». O número costuma ser simples — porcentagem de clientes que voltam, ticket médio por segmento, quanto da meta um vendedor fechou — e não aparece em nenhum relatório pronto. A culpa raramente é do relatório: não há o que contar, porque esse atributo não está guardado em lugar nenhum. Veja do que o reporting no Bitrix24 (Alaio) é feito e o que fazer quando as ferramentas padrão acabam.

Quais ferramentas de relatório o Bitrix24 tem?

São quatro, e vivem sendo confundidas.

O analytics de CRM é a seção no menu lateral com relatórios prontos: visão geral de leads, leads primários e secundários, o funil de vendas nas visões de conversão e clássica, dinâmica de vendas, comparação de períodos. Seu ponto mais forte é o filtro por qualquer campo, inclusive os personalizados, mais o detalhamento: você clica na barra e vê os negócios por trás dela, não apenas a contagem.

O construtor de relatórios do CRM é a ferramenta mais antiga, com modelos próprios. Ele ainda funciona, mas não é para onde a plataforma caminha, então serve mal como base de um reporting de longo prazo.

O BI Builder cobre painéis num editor embutido (Apache Superset por baixo) e conexões com analytics externo, como Power BI e Looker Studio. Os dados saem do portal como conjuntos de dados — negócios, leads, tarefas, chamadas, produtos — e ao lado deles dá para puxar arquivos CSV e fontes externas.

Os relatórios de trabalho não têm nada a ver com CRM: ficam na seção de funcionários, na parte de tempo e relatórios. No horário configurado, o portal lembra a pessoa de escrever o período; o gestor confirma o relatório e dá uma nota, e a cor na lista mostra se ele foi aprovado com nota, sem nota, ou se ainda não foi revisado.

Quando o analytics de CRM basta e quando o BI é necessário?

O analytics de CRM basta enquanto as perguntas forem «quantos negócios estão em cada etapa» e «como a receita variou mês a mês»: escolhe o filtro, escolhe o período, lê o gráfico. E se o relatório de funil mostra números que não podem ser verdade, a causa quase sempre são os dados e não a ferramenta — BI não cura isso.

O BI Builder se paga quando os dados precisam ser cruzados: vendas contra tarefas, chamadas contra segmento de cliente, meta contra o que cada vendedor realmente fechou. O preço é o tempo gasto com conjuntos de dados e painéis, mais alguém que saiba montá-los. O caminho do meio é empurrar as linhas brutas para fora e calcular na planilha que todo mundo já usa — a exportação de dados do CRM mostra como fazer isso por evento e por agendamento.

Por que o seu número não está em relatório nenhum?

Qualquer construtor — analytics de CRM, BI Builder, um painel externo — só agrega o que está em campos. Ele não sabe que um cliente é recorrente se o cartão não disser, não mede o tempo numa etapa que ninguém registrou e não mostra o cumprimento da meta enquanto a meta não for um campo. Daí a regra prática: primeiro o campo, depois o relatório. A métrica é calculada pela automação no momento do evento e o relatório apenas exibe o que já foi calculado — por isso o mesmo número bate depois no painel, no cartão e na exportação.

Como calcular uma métrica própria com automação

O padrão é sempre o mesmo: uma regra calcula, o resultado cai num campo, o campo aparece nos filtros e nos conjuntos de dados. Percentuais e proporções vêm de Porcentagem de um número: cumprimento de meta, margem, parcela paga adiantada. Somas e contagens sobre valores múltiplos ou registros vinculados vêm de Soma do array, e Escolha ternária coloca o rótulo de negócio grande ou comum conforme o seu limite, para o relatório se dividir em segmentos sem marcação manual. Atualizar negócio por ID grava o resultado num campo personalizado, que a partir daí se comporta como um campo padrão. A aritmética em si é montada com as peças descritas em cálculos dentro dos processos, e o quadro maior está no guia das regras de automação.

Algumas métricas ficam melhor no próprio cartão do que recalculadas por um processo: o campo LTV do cliente soma valor e número de compras de todo o histórico do contato, Campo com fórmula avalia uma expressão sobre os campos vizinhos ao abrir o cartão e Barra de progresso desenha o cumprimento como barra. O histórico de períodos anteriores se recupera com o lançamento em massa de processos: um modelo que calcula e grava, rodado sobre toda a base, para o relatório ter história e não só o dia de hoje.

Como mandar os números para um sistema externo

Quando o analytics vive fora do portal, ninguém precisa esperar por uma exportação manual: o robô Requisição HTTP envia os valores calculados para o seu data warehouse, planilha ou ferramenta de BI no instante em que um negócio fecha, uma etapa muda ou um pagamento entra. Esse fluxo combina bem com os conjuntos de dados: os recortes pesados vêm do BI Builder por agendamento, os eventos operacionais chegam na hora.

O que vem depois

Não comece pelo painel. Comece pela pergunta: qual número você quer ver toda semana? Dê a ele um campo, coloque uma regra que preenche o campo no momento do evento, recupere a base com um lançamento em massa — e só então monte o relatório. As peças de cálculo estão no catálogo de robôs e os campos-métrica no catálogo de campos. Se faltar a peça de que você precisa, descreva a tarefa: fazemos de graça as atividades que faltam e publicamos na biblioteca comum.