Die meisten Anfragen zum Reporting beginnen mit „ich brauche nur eine Zahl". Die Zahl ist meist simpel — Anteil der Bestandskunden, durchschnittliches Auftragsvolumen je Segment, wie viel vom Ziel ein Vertriebler geschlossen hat — und sie steht in keinem der fertigen Berichte. Schuld sind selten die Berichte: Es gibt nichts zu zählen, weil das Merkmal nirgends gespeichert ist. Hier steht, woraus das Reporting in Bitrix24 (Alaio) besteht und was zu tun ist, wenn die Bordmittel nicht mehr reichen.

Welche Berichtswerkzeuge hat Bitrix24?

Es sind vier, und sie werden ständig verwechselt.

Die CRM-Analytik ist der Bereich im linken Menü mit fertigen Berichten: Lead-Übersicht, Erst- und Folgeleads, der Verkaufstrichter in der Konversions- und in der klassischen Ansicht, Umsatzdynamik, Periodenvergleich. Ihre stärkste Eigenschaft ist der Filter über jedes Feld, auch benutzerdefinierte, samt Drill-down: ein Klick auf den Balken zeigt die dahinterliegenden Deals, nicht nur deren Anzahl.

Der Berichtsdesigner in der CRM ist das ältere Werkzeug mit eigenen Vorlagen. Er funktioniert weiterhin, wird aber nicht mehr weiterentwickelt — als Fundament für ein langlebiges Reporting taugt er wenig.

Der BI Builder deckt Dashboards in einem eingebauten Editor ab (unter der Haube Apache Superset) sowie Anbindungen an externe Analytik wie Power BI und Looker Studio. Die Daten verlassen das Portal als Datensätze — Deals, Leads, Aufgaben, Anrufe, Produkte — und daneben lassen sich CSV-Dateien und externe Quellen einbinden.

Arbeitsberichte haben mit der CRM nichts zu tun: Sie liegen unter „Mitarbeiter", im Bereich für Zeiterfassung und Berichte. Nach Zeitplan erinnert das Portal daran, den Bericht für die Periode zu schreiben; die Führungskraft bestätigt und bewertet ihn, und die Farbe in der Liste zeigt, ob er mit Bewertung, ohne Bewertung oder noch gar nicht geprüft wurde.

Wann reicht die CRM-Analytik, wann brauchen Sie BI?

Die CRM-Analytik reicht, solange die Fragen lauten „wie viele Deals stehen auf welcher Phase" und „wie hat sich der Umsatz von Monat zu Monat bewegt": Filter wählen, Zeitraum wählen, Diagramm lesen. Und wenn der Trichterbericht Zahlen zeigt, die nicht stimmen können, liegt es fast immer an den Daten und nicht am Werkzeug — BI heilt das nicht.

Der BI Builder lohnt sich, sobald Daten verbunden werden müssen: Umsatz gegen Aufgaben, Anrufe gegen Kundensegment, Ziel gegen das, was jeder Vertriebler tatsächlich geschlossen hat. Der Preis ist die Zeit für Datensätze und Dashboards, plus jemand, der sie bauen kann. Der Mittelweg: die Rohzeilen hinausschieben und in der Tabelle rechnen, die ohnehin alle nutzen — der Export von CRM-Daten beschreibt, wie das ereignisgesteuert und nach Zeitplan geht.

Warum steht Ihre Zahl in keinem Bericht?

Jeder Generator — CRM-Analytik, BI Builder, ein externes Dashboard — aggregiert nur, was in Feldern liegt. Er weiß nicht, dass ein Kunde ein Bestandskunde ist, wenn die Karte es nicht sagt, kann keine Verweildauer auf einer Phase messen, die niemand festgehalten hat, und zeigt keine Zielerreichung, solange das Ziel kein Feld ist. Daraus folgt die Arbeitsregel: erst das Feld, dann der Bericht. Die Kennzahl berechnet die Automatisierung im Moment des Ereignisses, der Bericht zeigt nur noch Berechnetes an — deshalb stimmt dieselbe Zahl anschließend im Dashboard, in der Karte und im Export überein.

Eigene Kennzahlen per Automatisierung berechnen

Das Muster ist immer gleich: eine Regel rechnet, das Ergebnis landet in einem Feld, das Feld taucht in Filtern und Datensätzen auf. Prozente und Anteile liefert Prozent von Zahl — Zielerreichung, Marge, Anzahlungsanteil. Summen und Anzahlen über Mehrfachwerte oder verknüpfte Datensätze liefert Summe des Arrays, und Ternäre Auswahl vergibt anhand Ihrer Schwelle die Marke „großer" oder „gewöhnlicher" Deal, damit sich der Bericht ohne manuelle Auszeichnung in Segmente teilt. Auftrag per ID aktualisieren schreibt das Ergebnis in ein benutzerdefiniertes Feld, das sich danach wie ein Standardfeld verhält. Die Rechenbausteine selbst sind unter Berechnungen in Geschäftsprozessen beschrieben, das größere Bild dazu im Leitfaden zu Automatisierungsregeln.

Manche Kennzahlen gehören eher in die Karte, als dass ein Prozess sie neu berechnet: Das Feld Kunden-LTV summiert Betrag und Anzahl der Käufe über die gesamte Historie eines Kontakts, Formelfeld wertet beim Öffnen der Karte einen Ausdruck über Nachbarfelder aus, und Fortschrittsbalken zeichnet die Zielerreichung als Balken. Für zurückliegende Perioden hilft der Massenstart von Geschäftsprozessen: eine Vorlage, die rechnet und schreibt, über die gesamte Basis gefahren — so hat der Bericht Historie und nicht nur den heutigen Tag.

Zahlen an ein externes System übergeben

Wenn die Analytik außerhalb des Portals lebt, muss niemand auf einen manuellen Export warten: Der Robot HTTP-Anfrage schickt berechnete Werte in Ihr Data Warehouse, Ihre Tabelle oder Ihr BI-Werkzeug in dem Moment, in dem ein Deal geschlossen, eine Phase gewechselt oder eine Zahlung verbucht wird. Dieser Strom passt gut zu Datensätzen: schwere Schnitte kommen planmäßig aus dem BI Builder, operative Ereignisse treffen sofort ein.

Wie weiter

Fangen Sie nicht mit dem Dashboard an, sondern mit der Frage: Welche Zahl wollen Sie jede Woche sehen? Geben Sie ihr ein Feld, setzen Sie eine Regel davor, die das Feld im Moment des Ereignisses füllt, holen Sie die Historie per Massenstart nach — und bauen Sie erst dann den Bericht. Die Rechenbausteine liegen im Robot-Katalog, die Kennzahlenfelder im Feldkatalog. Fehlt der Baustein, den Sie brauchen, beschreiben Sie die Aufgabe: Wir bauen fehlende Aktivitäten kostenlos und stellen sie in die gemeinsame Bibliothek.