Rozmowa o raportach prawie zawsze zaczyna się od zdania „potrzebuję jednej liczby". Liczba zwykle jest prosta — udział klientów powracających, średnia wartość deala w segmencie, ile z planu domknął handlowiec — i nie ma jej w żadnym gotowym raporcie. Winne rzadko są raporty: nie ma czego liczyć, bo cecha nigdzie nie jest zapisana. Oto z czego składa się raportowanie w Bitrix24 (Alaio) i co robić, gdy wbudowane narzędzia przestają wystarczać.

Jakie narzędzia raportowe ma Bitrix24?

Są cztery i bez przerwy się je myli.

Analityka CRM to sekcja w lewym menu z gotowymi raportami: przegląd leadów, leady pierwotne i wtórne, lejek sprzedaży w ujęciu konwersyjnym i klasycznym, dynamika sprzedaży, porównanie okresów. Jej największa zaleta to filtr po dowolnym polu, także niestandardowym, plus przejście do szczegółów: klikasz słupek i widzisz konkretne deale, a nie tylko ich liczbę.

Kreator raportów w CRM to starsze narzędzie z własnymi szablonami. Nadal działa, ale nie tam idzie rozwój platformy, więc jako fundament długoterminowego raportowania sprawdza się słabo.

BI Builder obejmuje pulpity we wbudowanym edytorze (pod spodem Apache Superset) oraz podłączenie zewnętrznej analityki, na przykład Power BI i Looker Studio. Dane wychodzą z portalu jako zbiory danych — deale, leady, zadania, połączenia, produkty — a obok można wciągnąć pliki CSV i źródła zewnętrzne.

Raporty pracy nie mają z CRM nic wspólnego: mieszkają w sekcji „Pracownicy", w części poświęconej czasowi i raportom. Zgodnie z harmonogramem portal przypomina o opisaniu okresu, przełożony potwierdza raport i wystawia ocenę, a kolor na liście pokazuje, czy został zatwierdzony z oceną, bez oceny, czy jeszcze nie sprawdzony.

Kiedy wystarczy analityka CRM, a kiedy potrzebny jest BI?

Analityka CRM wystarcza, dopóki pytania brzmią „ile deali stoi na każdym etapie" i „jak przychód zmieniał się miesiąc do miesiąca": wybierasz filtr, wybierasz okres, czytasz wykres. A jeśli raport lejka pokazuje liczby, które nie mogą być prawdziwe, niemal zawsze winne są dane, a nie narzędzie — BI tego nie wyleczy.

BI Builder zarabia na siebie wtedy, gdy dane trzeba łączyć: sprzedaż z zadaniami, połączenia z segmentem klienta, plan z tym, co faktycznie domknął każdy handlowiec. Ceną jest czas na zbiory danych i pulpity plus ktoś, kto potrafi je zbudować. Droga pośrednia to wypchnąć surowe wiersze na zewnątrz i policzyć je w arkuszu, którego i tak wszyscy używają — eksport danych CRM opisuje, jak zrobić to po zdarzeniu i według harmonogramu.

Dlaczego Twojej liczby nie ma w żadnym raporcie?

Każdy kreator — analityka CRM, BI Builder, zewnętrzny pulpit — agreguje wyłącznie to, co leży w polach. Nie wie, że klient jest powracający, jeśli karta tego nie mówi, nie zmierzy czasu na etapie, którego nikt nie zapisał, i nie pokaże realizacji planu, dopóki plan nie stanie się polem. Stąd zasada robocza: najpierw pole, potem raport. Wskaźnik liczy automatyzacja w momencie zdarzenia, a raport pokazuje już policzone — dlatego ta sama liczba zgadza się potem na pulpicie, w karcie i w eksporcie.

Jak policzyć własny wskaźnik automatyzacją

Schemat jest zawsze ten sam: reguła liczy, wynik trafia do pola, pole pojawia się w filtrach i zbiorach danych. Procenty i udziały daje Procent liczby — realizacja planu, marża, udział przedpłaty. Sumy i liczności po wartościach wielokrotnych oraz rekordach powiązanych daje Suma tablicy, a Wybór ternarny nadaje według Twojego progu etykietę „duży" albo „zwykły" deal, żeby raport dzielił się na segmenty bez ręcznego tagowania. Aktualizuj deala według ID zapisuje wynik do pola niestandardowego, które dalej zachowuje się jak systemowe. Same działania arytmetyczne składa się z klocków opisanych w obliczeniach w procesach biznesowych, a szerszy obraz znajdziesz w przewodniku po regułach automatyzacji.

Część wskaźników wygodniej trzymać wprost w karcie, niż przeliczać procesem: pole LTV klienta sumuje kwotę i liczbę zakupów z całej historii kontaktu, Pole z formułą wylicza wyrażenie po sąsiednich polach przy otwarciu karty, a Pasek postępu rysuje realizację paskiem. Historię za wcześniejsze okresy nadrabia masowe uruchomienie procesów biznesowych: jeden szablon „policz i zapisz" przepuszczony przez całą bazę sprawia, że raport ma historię, a nie tylko dzisiejszy dzień.

Jak oddać liczby do systemu zewnętrznego

Kiedy analityka mieszka poza portalem, nikt nie musi czekać na ręczny eksport: robot Zapytanie HTTP wysyła policzone wartości do Twojej hurtowni, arkusza albo narzędzia BI w chwili, gdy deal się zamyka, etap się zmienia albo wpływa płatność. Taki strumień dobrze łączy się ze zbiorami danych: ciężkie przekroje idą z BI Buildera według harmonogramu, a zdarzenia operacyjne docierają od razu.

Co dalej

Nie zaczynaj od pulpitu. Zacznij od pytania: jaką liczbę chcesz widzieć co tydzień? Daj jej pole, ustaw regułę, która wypełnia pole w momencie zdarzenia, uzupełnij bazę masowym uruchomieniem — i dopiero wtedy buduj raport. Klocki do obliczeń leżą w katalogu robotów, pola-wskaźniki w katalogu pól. Jeśli brakuje klocka, którego potrzebujesz, opisz zadanie: brakujące aktywności robimy za darmo i wypuszczamy do wspólnej biblioteki.