El informe de embudo en Bitrix24 cuenta con honestidad: muestra lo que hay en los campos de las negociaciones. Si las causas de pérdida no están rellenas, las fuentes están escritas de cinco maneras y los clientes están duplicados por formatos distintos de teléfono, la conversión y la estructura de pérdidas del informe no significan nada. Lo que hay que arreglar no es el informe, sino los datos: validación de las causas en la etapa de pérdida, normalización de los teléfonos a la entrada y limpieza periódica de los campos basura.

¿Por qué el informe de embudo muestra datos falsos?

Hay cuatro causas típicas. Causas de pérdida vacías: los comerciales cierran las negociaciones con el primer valor que pillan o sin ninguno, y el informe de pérdidas se compone de «Otro». Disparidad en las fuentes: «Web», «web» y «site» son tres fuentes distintas para el informe, y la publicidad parece peor de lo que funciona. Clientes duplicados: un mismo comprador vive en dos fichas con formatos de teléfono distintos, su recorrido por el embudo se reparte entre dos negociaciones y la conversión queda subestimada. Basura en los campos: las negociaciones de prueba y los restos de la importación entran en la muestra igual que las reales. El informe agrega campos, así que cada registro sucio desvía la imagen. Cómo están organizados los propios embudos y etapas, en el análisis de los embudos de Bitrix24.

¿Cómo hacer que la causa de pérdida sea real?

La obligatoriedad del campo en la etapa es el primer paso, pero solo comprueba la presencia de un valor: «-», «.» y «test» están formalmente rellenos. El robot «Condición compuesta (AND / OR / NOT)» comprueba hasta cuatro condiciones a la vez con lógica AND u OR: el campo de la causa no está vacío (operador not_empty) Y no contiene un comodín (not_contains), y para comprobaciones anidadas hay un modo JSON con grupos and, or y not. El robot devuelve un único indicador S/N: cuando es N, el proceso devuelve la negociación a la etapa anterior y crea al comercial una tarea para indicar la causa con palabras. Tras un mes de esta disciplina, el informe de pérdidas empieza a nombrar las causas reales.

¿Cómo influyen los teléfonos en la conversión del embudo?

De forma directa: los clientes duplicados aparecen por distintas formas de escribir un mismo número. «8 (912) 345-67-89» en una ficha y «+79123456789» en otra son cadenas distintas para la búsqueda de duplicados, el cliente se duplica y sus negociaciones se reparten entre dos fichas. El robot «Formatear teléfono» normaliza el número al crear el prospecto: elimina los espacios, los paréntesis y los guiones, y lleva la escritura al formato elegido: +7, 8 o internacional. Devuelve un indicador de reconocimiento (S/N) —un número no reconocido va de inmediato al comercial como tarea de revisión— y una variante «solo dígitos» para pasarelas de SMS e integraciones. Un formato único une los duplicados y le devuelve al embudo su conversión real.

¿Cómo limpiar la basura de los campos de las negociaciones?

El robot «Vaciar campo» establece un valor vacío en cualquier campo de una negociación, un contacto, una empresa o un prospecto: a la entrada, el tipo de entidad, el ID y el código del campo, por ejemplo UF_CRM_123456 o COMMENTS; a la salida, un indicador de éxito (S/N). Escenarios: borrar los valores de prueba que quedaron tras depurar una integración; vaciar un campo personalizado obsoleto antes de reetiquetarlo, para que los valores antiguos no entren en el informe; quitar un comentario comodín que se copia de negociación en negociación. En combinación con la condición compuesta se obtiene un filtro: la condición encuentra el valor basura por contains, y el vaciado lo borra. Qué campos conviene crear en general y cómo no multiplicarlos, en el análisis de los campos de Bitrix24.

¿Cómo mantener el embudo limpio de forma permanente?

Una limpieza puntual dura hasta la siguiente importación o la nueva integración. El esquema que funciona son las comprobaciones permanentes en las etapas: a la entrada del embudo se normaliza el teléfono y se valida la fuente, en la etapa de propuesta la condición compuesta coteja el importe y si los campos clave están rellenos, en la de pérdida se bloquea la salida sin una causa con sentido. Cada comprobación es uno o dos robots en las reglas de automatización de la etapa, se montan en minutos. Una vez al trimestre se les añade una pasada masiva de limpieza por toda la base. Tras esto, el informe de embudo se puede leer literalmente: las cifras coinciden con lo que ocurre en ventas.

Lista de comprobación

Revisa el informe de causas de pérdida: si encabeza «Otro», empieza por la validación de las causas en la etapa de pérdida; normaliza los teléfonos a la entrada para unir los clientes duplicados; encuentra y borra los valores basura de los campos; fija las comprobaciones en las reglas de automatización de las etapas. Los robots de validación y limpieza están en el catálogo de robots de CRM. Si no encuentras el robot que necesitas, describe la tarea y lo crearemos gratis y lo añadiremos a la biblioteca común.