Wbudowana „Kontrola duplikatów" w Bitrix24 szuka zgodności wśród leadów, kontaktów i firm — dealów nie sprawdza. Dwa otwarte deale tego samego klienta nie są uznawane za duplikat: deal nie ma własnego telefonu ani adresu e-mail, więc wbudowany mechanizm nie ma czego porównać. Dlatego duplikaty dealów łapie się inaczej: proces biznesowy szuka otwartego deala kontaktu przed utworzeniem nowego, warunek decyduje, co zrobić ze znaleziskiem, a blokującą kontrolę na etapach dodaje aplikacja „Kontrola duplikatów".

Dlaczego wbudowane wyszukiwanie duplikatów nie widzi dealów?

Wbudowany mechanizm porównuje imię i nazwisko, telefon oraz e-mail — dane klienta. Te pola mają lead, kontakt i firma, dlatego dla nich działa zarówno ostrzeżenie przy tworzeniu karty, jak i masowe „Wyszukiwanie duplikatów" z listy. Deal nie ma danych kontaktowych: odwołuje się do kontaktu i firmy, a jego własne pola — nazwa, kwota, etap — pokrywają się u różnych dealów nieustannie i nie mogą być kluczem porównania. Dwa deale „Dostawa sprzętu" tego samego kontaktu to dla systemu po prostu dwa różne rekordy. Jak działa wbudowany mechanizm dla leadów i kontaktów — w omówieniu duplikatów w Bitrix24.

Skąd biorą się duplikaty dealów?

Główne źródło to ponowne zgłoszenia. Klient zostawił zgłoszenie na stronie, dzień później zadzwonił: każdy kanał utworzył swój deal, choć otwarty już istniał. Integracje wzmacniają efekt: telefonia, formularze i komunikatory tworzą deale według własnych reguł i nie sprawdzają istniejących. Trzecie źródło to menedżerowie: nie znalazł deala na długiej liście, utworzył nowy. Czwarte — import bez weryfikacji. Wynik jest zawsze taki sam: historia negocjacji rozmazana po dwóch kartach, dwóch menedżerów dzwoni do jednego klienta, a lejek pokazuje konwersję, której nie ma — zauważalna część „utraconych" dealów jest w rzeczywistości zdublowana. Im więcej kanałów przyjęcia zgłoszeń, tym szybciej narastają takie pary.

Jak nie utworzyć duplikatu przy ponownym zgłoszeniu?

Reguła: przed utworzeniem deala proces szuka istniejącego. Pierwszy krok — robot „Znajdź kontakt po telefonie/e-mailu": po numerze telefonu ze zgłoszenia zwraca ID kontaktu i znacznik „Znaleziono" (Y/N). Drugi krok — robot „Znajdź deal według warunku": po ID kontaktu i filtrze {"CLOSED":"N"} szuka otwartych dealów klienta i zwraca ID pierwszego znalezionego, listę wszystkich ID, liczbę oraz znacznik Y/N. Dalej gałąź według warunku: przy Y zgłoszenie zostaje dodane do istniejącego deala jako komentarz lub sprawa, przy N proces tworzy nowy. Duplikat przechwycony, zanim się pojawił.

Jak sprawdzić już utworzony deal pod kątem duplikatu?

To samo wyszukiwanie działa również po utworzeniu — na przykład na pierwszym etapie lejka. Proces na dealu uruchamia „Znajdź deal według warunku" z ID kontaktu tego deala i filtrem na otwarte: zwrócona liczba pokaże, ile otwartych dealów ma klient. Robot „Warunek złożony (AND / OR / NOT)" sprawdza od razu kilka warunków — na przykład liczba większa od jednego ORAZ kwota nowego deala niewypełniona — i zwraca jeden znacznik Y/N. Przy Y proces stawia osobie odpowiedzialnej zadanie rozpatrzenia duplikatu i powiadamia przełożonego. Łączyć deali automatycznie nie warto: który z nich jest główny, decyduje człowiek.

Kiedy procesów nie wystarcza?

Proces biznesowy łapie duplikaty w punktach, które przewidziałeś: utworzenie, pierwszy etap, ponowne zgłoszenie. Wszystko, co przychodzi obok tych punktów — ręczne utworzenie z pominięciem procesu, stare zdublowane rekordy, duplikaty leadów i kontaktów, z których wyrastają duplikaty dealów — zostaje w bazie. Rozwiązaniem systemowym jest aplikacja „Kontrola duplikatów": sprawdza kartę przy każdym ruchu po lejku i nie przepuszcza jej dalej, dopóki duplikat nie zostanie połączony, plus masowo skanuje istniejącą bazę. Połączenie wychodzi trójwarstwowe: procesy nie pozwalają tworzyć duplikatów, kontrola na etapach łapie przeoczone, skanowanie rozpatruje nagromadzone.

Lista kontrolna

Ustaw wyszukiwanie kontaktu i otwartego deala przed utworzeniem nowego; na pierwszym etapie sprawdzaj liczbę otwartych dealów klienta przez warunek złożony; znalezione duplikaty oddawaj menedżerowi jako zadanie, a nie łącz na ślepo; do blokującej kontroli na etapach i masowego skanowania zainstaluj „Kontrolę duplikatów". Roboty wyszukiwania i kontroli znajdziesz w katalogu robotów CRM. Jeśli potrzebnego robota nie ma — opisz zadanie, zrobimy go bezpłatnie i dodamy do wspólnej biblioteki.