O botão «Demitir» no Bitrix24 (Alaio) retira o acesso do funcionário ao portal e nada mais: os negócios, as tarefas, os papéis de observador e os webhooks dele continuam com ele. As ferramentas nativas de repasse existem, mas estão espalhadas, são manuais e não cobrem todos os papéis. Este artigo mostra o que fica com o desligado, como repassar isso com as ferramentas nativas e onde os robôs são o único caminho: registros relacionados no CRM, coexecutores e observadores nas tarefas, integrações que rodam com o token do desligado e regras de automação que pressupõem que «o funcionário está ativo».

O que acontece no desligamento e o que fica pendurado?

O desligamento é feito por um administrador ou por um funcionário com a permissão «Demitir funcionários» na estrutura da empresa: «Demitir» no menu da lista de funcionários, ou «Ações → Demitir» no perfil. O funcionário perde o acesso, mas não é excluído: tarefas, mensagens e arquivos são mantidos, e o perfil vai para a aba «Demitidos», oculta da lista por padrão. Se o funcionário tinha integrações ativas, o portal pergunta se deve desativá-las ou mantê-las — falamos disso mais adiante. Todo o resto fica como estava: o desligado continua responsável por negócios e contatos, responsável e criador de tarefas, observador em cards, membro de chats e grupos. As regras de automação e os processos de negócios que lhe atribuem tarefas ou lhe enviam notificações continuam fazendo isso — para o vazio. Por isso, o desligamento no Bitrix24 não é um botão, mas um checklist em quatro áreas: CRM, tarefas, integrações, automação.

Como repassar negócios, leads, contatos e empresas?

O caminho nativo é uma ação em massa na lista: a seção do CRM, a visualização «Lista», o filtro «Responsável» (para um desligado, a aba «Demitidos» no seletor de funcionários), marcar os cards, «Selecionar ação → Alterar responsável»; a caixa «Para todos» aplica a ação a todas as páginas da seleção. Isso funciona para leads, negócios, contatos, empresas, orçamentos e atividades; as faturas são repassadas uma a uma pelo card da fatura, e, se o funcionário já foi desligado, é preciso «Contratá-lo» de novo temporariamente. Repasse também os registros fechados: as ligações e as notificações, quando o trabalho for retomado, chegam então ao novo responsável. O ponto fraco da ação em massa é que ela não sabe nada sobre relações: você repassa as empresas, e os contatos e negócios delas continuam com o desligado. O robô «Alterar responsável em relacionadas» fecha exatamente essa lacuna: executado em uma empresa, reatribui os negócios ou contatos dela; em um contato — os negócios ou empresas dele; até 500 registros por execução. Se a base deve ser dividida entre uma equipe em vez de entregue a um único sucessor, o robô «Atribuir responsável: fila / carga de trabalho» escolhe o próximo da vez ou o menos carregado; um lançamento em massa filtrado por «Responsável» inicia o processo em todos os negócios do desligado de uma vez. Reatribuição manual, em massa e automática em detalhe — no artigo sobre alteração do responsável.

Como repassar tarefas: responsável, criador, coexecutores e observadores?

As tarefas de um desligado são reatribuídas por um administrador: perfil do funcionário → aba «Tarefas» → um filtro como «Em andamento» → marcar as tarefas ou «Para todos» → «Selecionar ação» → «Alterar responsável» ou «Alterar criador». Um chefe pode reatribuir as tarefas dos subordinados diretos, mas só aquelas em que ele é o criador ou o responsável. Dois papéis que o repasse nativo não toca: coexecutores (participantes) e observadores. O desligado continua coexecutor em dezenas de tarefas e observador em centenas, e cada uma delas segue esperando uma reação que nunca vem. A partir de um processo de negócios isso se resolve em uma passada: «Atualizar tarefa por ID» reescreve os campos ACCOMPLICES e AUDITORS com uma lista de IDs de usuários, «Alterar observadores da tarefa» remove um observador sem mexer nos demais, e «Alterar o criador da tarefa» passa o papel de criador ao sucessor onde a ação em massa não está disponível. Quem é quem em uma tarefa e como gerenciar esses papéis automaticamente — no artigo sobre observadores e coexecutores.

E os webhooks e integrações do desligado?

Um webhook executa as requisições com as permissões do funcionário que o criou, e o código secreto dele é visível só para esse funcionário. Por isso, «os webhooks de saída pararam de funcionar depois que o funcionário saiu» não é uma falha, mas uma consequência direta. No desligamento, o portal oferece uma escolha: «Desativar integrações» — os webhooks param; «Manter integrações» — eles passam para um usuário de sistema, uma cópia do desligado, e continuam funcionando. A segunda opção é cômoda, mas o próprio portal avisa que o acesso aos dados por esses webhooks permanece, e qualquer pessoa com o link pode usá-lo. A ordem sensata: antes do desligamento, listar quais integrações, sites e serviços passam pelos webhooks dessa pessoa, recriá-los em uma conta de serviço dedicada com permissões mínimas, e só então desligar com as integrações desativadas. Se o desligamento já aconteceu e algo quebrou, primeiro diagnostique o webhook; depois, um administrador pode editar o webhook de outro usuário — o código secreto é gerado de novo e o administrador passa a ser o dono. Como os webhooks funcionam em geral — no artigo de visão geral.

Como remover o desligado dos observadores do CRM e das regras de automação?

Nos cards de negócio, lead, contato e empresa, o observador é um campo separado, e o desligamento não o limpa. O robô «Gerenciar observadores» no modo «Remover» tira o funcionário do card atual; iniciado em massa por um filtro, ele varre toda a base. O segundo rastro invisível é o funcionário dentro das configurações de automação: uma regra «Tarefa para funcionário» com o nome dele, uma notificação endereçada a ele, um aprovador em um processo de negócios, um responsável reserva na distribuição de leads. Não existe um relatório nativo «onde essa pessoa é citada nas regras de automação», então percorra os funis e os modelos à mão: filtre pelo sobrenome na lista de regras de cada etapa e nos parâmetros dos modelos de processos de negócios. Para que esse rastro não se forme, não escreva pessoas nas regras pelo nome: pegue o destinatário da estrutura — «Obter o gestor do funcionário» retorna o gestor atual do responsável, e não quem era o gestor seis meses atrás.

Como montar uma regra com a condição «funcionário desligado»?

Um pedido comum: a regra deve perceber que o responsável foi desligado e reatribuir o negócio ou parar de lhe atribuir tarefas. As condições nativas das regras verificam os campos do card, e o sinal de funcionário ativo não é um campo do card, então não existe essa condição diretamente, e os negócios do desligado continuam avançando pelo funil como qualquer outro. A resposta prática não é capturar esse estado, mas evitá-lo: repassar o CRM e as tarefas no dia do desligamento pelos passos acima, e encaminhar os leads posteriores não para uma pessoa nomeada, mas para a fila do departamento via distribuição de leads. Um robô «O funcionário está ativo?» — recebe um ID, retorna Y/N e o ID do gestor — ainda não está na biblioteca da Roboteka; é exatamente para esse caso que a biblioteca cresce: descreva a tarefa, nós criamos o robô de graça e o adicionamos ao catálogo compartilhado.

Checklist de desligamento para o Bitrix24

Antes de apertar «Demitir»: a lista de integrações e webhooks do funcionário, substituídos por uma conta de serviço; repasse da caixa de e-mail e do e-mail de contato. No dia: CRM — em massa pela lista com «Para todos», depois o robô para os registros relacionados; faturas — uma a uma; tarefas — responsável e criador pelo perfil, coexecutores e observadores — por robô; observadores do CRM — por robô; «Desativar integrações» no diálogo de desligamento. Depois: uma passada pelas regras e modelos de processos que citam o desligado, e uma verificação das permissões de acesso do sucessor — senão ele recebe negócios que não consegue ver. O jeito mais fácil de manter tudo isso junto é um único processo de negócios «Desligamento» em um processo inteligente de RH, em que o funcionário e o sucessor são campos do elemento e as etapas são os robôs acima.

Conclusão

O desligamento no Bitrix24 são quatro áreas, não um botão. O CRM é repassado pela lista; os registros relacionados — pelo robô «Alterar responsável em relacionadas», ou entre um departamento via «Atribuir responsável: fila / carga de trabalho»; as tarefas — responsável e criador com a ação nativa, coexecutores e observadores via «Atualizar tarefa por ID» e «Alterar observadores da tarefa»; os observadores do CRM — «Gerenciar observadores»; os webhooks — recriados em uma conta de serviço antes do desligamento. Todos os robôs estão no catálogo da Roboteka, de graça no Bitrix24 Market. Falta um robô para alguma etapa do seu desligamento — descreva a tarefa, nós o criamos de graça.