Der Trichter-Bericht in Bitrix24 rechnet ehrlich — er zeigt das, was in den Feldern der Deals liegt. Wenn die Verlustgründe nicht ausgefüllt sind, Quellen auf fünf Arten erfasst werden und Kunden wegen unterschiedlicher Telefonformate doppelt vorhanden sind, dann bedeuten Konversion und Verluststruktur im Bericht nichts. Reparieren muss man nicht den Bericht, sondern die Daten: Prüfung der Gründe in der Verlustphase, Normalisierung der Telefonnummern am Eingang und regelmäßige Bereinigung von Müllfeldern.

Warum zeigt der Trichter-Bericht Unwahrheiten?

Vier typische Ursachen. Leere Verlustgründe: Manager schließen Deals mit dem erstbesten Wert oder ganz ohne — und der Verlustbericht besteht aus „Sonstiges". Wildwuchs bei den Quellen: „Website", „website" und „site" sind für den Bericht drei verschiedene Quellen, und die Werbung sieht schlechter aus, als sie arbeitet. Kundendubletten: ein Käufer lebt in zwei Karten mit unterschiedlichen Telefonformaten, sein Weg durch den Trichter ist auf zwei Deals verteilt — die Konversion wird unterschätzt. Müll in den Feldern: Test-Deals und Importfragmente geraten gleichberechtigt mit den echten in die Auswahl. Der Bericht aggregiert die Felder, deshalb verschiebt jeder schmutzige Eintrag das Bild. Wie die Trichter und Phasen selbst aufgebaut sind, steht in der Betrachtung der Trichter in Bitrix24.

Wie macht man den Verlustgrund echt?

Die Pflicht eines Feldes in der Phase ist der erste Schritt, doch sie prüft nur das Vorhandensein eines Wertes: „-", „." und „test" sind formal ausgefüllt. Der Roboter „Komplexe Bedingung (AND / OR / NOT)" prüft bis zu vier Bedingungen auf einmal mit AND- oder OR-Logik: das Feld für den Grund ist nicht leer (Operator not_empty) UND enthält keinen Platzhalter (not_contains), und für verschachtelte Prüfungen gibt es einen JSON-Modus mit den Gruppen and, or und not. Der Roboter gibt eine einheitliche Kennung Y/N zurück: bei N gibt der Prozess den Deal an die vorherige Phase zurück und stellt dem Manager die Aufgabe, den Grund in Worten anzugeben. Nach einem Monat solcher Disziplin beginnt der Verlustbericht, die echten Gründe zu benennen.

Wie beeinflussen Telefonnummern die Trichter-Konversion?

Unmittelbar: Kundendubletten entstehen durch unterschiedliche Erfassungen derselben Nummer. „8 (912) 345-67-89" in einer Karte und „+79123456789" in einer anderen — für die Dublettensuche sind das verschiedene Zeichenketten, der Kunde wird verdoppelt, und seine Deals verteilen sich auf zwei Karten. Der Roboter „Telefon formatieren" normalisiert die Nummer beim Anlegen eines Leads: er entfernt Leerzeichen, Klammern und Bindestriche und bringt die Erfassung in das gewählte Format — +7, 8 oder international. Er gibt eine Erkennungskennung (Y/N) zurück — eine nicht erkannte Nummer geht sofort als Prüfaufgabe an den Manager — sowie die Variante „nur Ziffern" für SMS-Gateways und Integrationen. Ein einheitliches Format verschmilzt die Dubletten und gibt dem Trichter die echte Konversion zurück.

Wie säubert man Müll aus den Deal-Feldern?

Der Roboter „Feld leeren" setzt einen leeren Wert in ein beliebiges Feld eines Deals, Kontakts, Unternehmens oder Leads: am Eingang — Entitätstyp, ID und Feldcode, zum Beispiel UF_CRM_123456 oder COMMENTS, am Ausgang — eine Erfolgskennung (Y/N). Szenarien: Testwerte löschen, die nach dem Debuggen einer Integration zurückgeblieben sind; ein veraltetes benutzerdefiniertes Feld vor der Neugestaltung leeren, damit alte Werte nicht in den Bericht geraten; einen Platzhalter-Kommentar entfernen, der von Deal zu Deal kopiert wird. In Verbindung mit der komplexen Bedingung entsteht ein Filter: die Bedingung findet den Müllwert per contains, das Leeren löscht ihn. Welche Felder man überhaupt anlegen sollte und wie man sie nicht vermehrt, steht in der Betrachtung der Felder in Bitrix24.

Wie hält man den Trichter dauerhaft sauber?

Eine einmalige Bereinigung lebt bis zum nächsten Import oder zur neuen Integration. Das funktionierende Schema sind ständige Prüfungen in den Phasen: am Eingang in den Trichter wird das Telefon normalisiert und die Quelle geprüft, in der Angebotsphase gleicht die komplexe Bedingung Betrag und Befüllung der Schlüsselfelder ab, beim Verlust wird der Ausgang ohne sinnvollen Grund blockiert. Jede Prüfung sind ein bis zwei Roboter in den Phasenregeln, sie sind in Minuten zusammengestellt. Einmal im Quartal kommt ein Massendurchlauf der Bereinigung über die Datenbasis hinzu. Den Trichter-Bericht kann man danach wörtlich lesen: die Zahlen stimmen mit dem überein, was im Vertrieb geschieht.

Checkliste

Prüfen Sie den Bericht über die Verlustgründe — führt „Sonstiges", beginnen Sie mit der Prüfung der Gründe in der Verlustphase; normalisieren Sie Telefonnummern am Eingang, um Kundendubletten zu verschmelzen; finden und löschen Sie Müllwerte in den Feldern; verankern Sie die Prüfungen in den Phasenregeln. Roboter zur Prüfung und Bereinigung finden Sie im Katalog der CRM-Roboter. Fehlt der passende Roboter — beschreiben Sie die Aufgabe, wir bauen ihn kostenlos und fügen ihn der gemeinsamen Bibliothek hinzu.