Przycisk „Zwolnij" w Bitrix24 (Alaio) odbiera pracownikowi dostęp do portalu i nic więcej: jego deale, zadania, role obserwatora i webhooki zostają przy nim. Wbudowane narzędzia do przekazywania spraw istnieją, ale są rozproszone, ręczne i nie obejmują każdej roli. W tym artykule omawiamy, co zostaje przy odchodzącym pracowniku, jak przekazać to narzędziami wbudowanymi i gdzie roboty są jedyną drogą: powiązane rekordy CRM, współwykonawcy i obserwatorzy w zadaniach, integracje działające na tokenie odchodzącego oraz reguły automatyzacji z wbudowanym założeniem, że „pracownik jest aktywny".
Co dzieje się przy zwolnieniu i co zostaje w zawieszeniu?
Zwolnienia dokonuje administrator lub pracownik z uprawnieniem „Zwalnianie pracowników" w strukturze firmy: „Zwolnij" w menu listy pracowników albo „Akcje → Zwolnij" w profilu. Pracownik traci dostęp, ale nie jest usuwany: zadania, wiadomości i pliki zostają zachowane, a profil przechodzi do zakładki „Zwolnieni", domyślnie ukrytej na liście. Jeśli pracownik miał aktywne integracje, portal pyta, czy je wyłączyć, czy zachować — o tym niżej. Cała reszta zostaje po staremu: odchodzący nadal jest osobą odpowiedzialną w dealach i kontaktach, odpowiedzialnym i zlecającym w zadaniach, obserwatorem w kartach, członkiem czatów i grup. Reguły automatyzacji i procesy biznesowe, które stawiają mu zadania lub wysyłają powiadomienia, robią to dalej — w pustkę. Offboarding w Bitrix24 nie jest więc przyciskiem, lecz listą kontrolną w czterech obszarach: CRM, zadania, integracje, automatyzacja.
Jak przekazać deale, leady, kontakty i firmy?
Droga wbudowana to akcja masowa na liście: sekcja CRM, widok „Lista", filtr „Osoba odpowiedzialna" (dla odchodzącego — zakładka „Zwolnieni" w oknie wyboru pracownika), zaznaczenie kart, „Wybierz akcję → Zmień osobę odpowiedzialną"; pole „Dla wszystkich" stosuje akcję do wszystkich stron zaznaczenia. Działa to dla leadów, deali, kontaktów, firm, ofert i spraw; faktury przekazuje się pojedynczo z karty faktury, a jeśli pracownik jest już zwolniony, trzeba go tymczasowo ponownie „Zatrudnić". Przekaż także rekordy zamknięte: połączenia i powiadomienia po wznowieniu pracy trafią wtedy do nowej osoby odpowiedzialnej. Słabym punktem akcji masowej jest to, że nic nie wie o powiązaniach: przekazujesz firmy, a ich kontakty i deale zostają przy odchodzącym. Robot „Zmień odpowiedzialnego u powiązanych" zamyka dokładnie tę lukę: uruchomiony na firmie, przepisuje jej deale lub kontakty; na kontakcie — jego deale lub firmy; do 500 rekordów na jedno uruchomienie. Jeśli baza ma zostać rozdzielona między zespół, a nie oddana jednemu następcy, robot „Przypisanie odpowiedzialnego: kolejka / obciążenie" wybiera kolejną osobę po kolei albo najmniej obciążoną; masowe uruchomienie z filtrem „Osoba odpowiedzialna" startuje proces na każdym dealu odchodzącego naraz. Ręczne, masowe i automatyczne przepisywanie szczegółowo — w artykule o zmianie osoby odpowiedzialnej.
Jak przekazać zadania: odpowiedzialny, zlecający, współwykonawcy i obserwatorzy?
Zadania odchodzącego przepisuje administrator: profil pracownika → zakładka „Zadania" → filtr, na przykład „W toku" → zaznaczenie zadań lub „Dla wszystkich" → „Wybierz akcję" → „Zmień osobę odpowiedzialną" lub „Zmień osobę zlecającą". Przełożony może przepisać zadania swoich bezpośrednich podwładnych, ale tylko te, w których sam jest zlecającym lub odpowiedzialnym. Dwóch ról wbudowane przekazanie nie dotyka: współwykonawców (uczestników) i obserwatorów. Odchodzący zostaje współwykonawcą w dziesiątkach zadań i obserwatorem w setkach, a każde z nich czeka na reakcję, która nigdy nie nadejdzie. Z procesu biznesowego naprawia się to za jednym przejściem: „Zaktualizuj zadanie według ID" nadpisuje pola ACCOMPLICES i AUDITORS listą ID użytkowników, „Zmień obserwatorów zadania" usuwa jednego obserwatora, nie ruszając pozostałych, a „Zmień osobę zlecającą zadanie" przenosi rolę zlecającego na następcę tam, gdzie akcja masowa nie jest dostępna. Kto jest kim w zadaniu i jak zarządzać tymi rolami automatycznie — w artykule o obserwatorach i współwykonawcach.
Co z webhookami i integracjami odchodzącego?
Webhook wykonuje swoje żądania z uprawnieniami pracownika, który go utworzył, a jego tajny kod widzi tylko ten pracownik. Dlatego „wychodzące webhooki przestały działać po odejściu pracownika" to nie awaria, lecz bezpośrednia konsekwencja. Przy zwolnieniu portal daje wybór: „Wyłącz integracje" — webhooki przestają działać; „Zachowaj integracje" — przechodzą na użytkownika systemowego, kopię odchodzącego, i działają dalej. Druga opcja jest wygodna, ale sam portal ostrzega, że dostęp do danych przez te webhooki pozostaje i może z niego korzystać każdy, kto ma link. Rozsądna kolejność: przed zwolnieniem spisać, które integracje, strony i serwisy przechodzą przez webhooki tej osoby, odtworzyć je na dedykowanym koncie serwisowym z minimalnymi uprawnieniami i dopiero potem zwolnić z wyłączeniem integracji. Jeśli zwolnienie już nastąpiło i coś się zepsuło, najpierw zdiagnozuj webhook; potem administrator może edytować webhook innego użytkownika — tajny kod jest generowany na nowo, a administrator staje się właścicielem. Jak w ogóle działają webhooki — w artykule przeglądowym.
Jak usunąć odchodzącego z obserwatorów CRM i z reguł automatyzacji?
W kartach deali, leadów, kontaktów i firm obserwator to osobne pole, a zwolnienie go nie czyści. Robot „Zarządzanie obserwatorami" w trybie „Usuń" zdejmuje pracownika z bieżącej karty; uruchomiony masowo po filtrze, przechodzi przez całą bazę. Drugi niewidoczny ślad to pracownik wewnątrz ustawień automatyzacji: reguła „Zadanie dla pracownika" z jego nazwiskiem, powiadomienie adresowane do niego, osoba zatwierdzająca w procesie biznesowym, zapasowy odpowiedzialny w dystrybucji leadów. Nie ma wbudowanego raportu „gdzie ta osoba jest wskazana w regułach automatyzacji", więc lejki i szablony trzeba przejrzeć ręcznie: filtrować po nazwisku na liście reguł każdego etapu i w parametrach szablonów procesów biznesowych. Aby taki ogon nie powstawał, nie wpisuj ludzi do reguł z nazwiska: bierz adresata ze struktury — „Pobierz przełożonego pracownika" zwraca aktualnego przełożonego osoby odpowiedzialnej, a nie tego, kto był przełożonym pół roku temu.
Jak zbudować regułę z warunkiem „pracownik zwolniony"?
Częsta prośba: reguła ma zauważyć, że osoba odpowiedzialna została zwolniona, i przepisać deal albo przestać stawiać jej zadania. Wbudowane warunki reguł sprawdzają pola karty, a flaga aktywności pracownika nie jest polem karty, więc takiego warunku wprost nie ma, a deale odchodzącego idą przez lejek jak każde inne. Praktyczna odpowiedź to nie wyłapywać tego stanu, lecz mu zapobiegać: przekazać CRM i zadania w dniu zwolnienia według powyższych kroków, a późniejsze leady kierować nie do konkretnej osoby, lecz do kolejki działu przez dystrybucję leadów. Robota „Czy pracownik jest aktywny?" — przyjmuje ID, zwraca Y/N i ID przełożonego — w bibliotece Roboteki jeszcze nie ma; to dokładnie przypadek, dla którego biblioteka rośnie: opisz zadanie, zrobimy robota za darmo i dodamy go do wspólnego katalogu.
Lista kontrolna offboardingu w Bitrix24
Przed naciśnięciem „Zwolnij": lista integracji i webhooków pracownika, zastąpionych kontem serwisowym; przekazanie skrzynki pocztowej i kontaktowego adresu e-mail. W dniu zwolnienia: CRM — masowo z listy z „Dla wszystkich", potem robot dla powiązanych rekordów; faktury — pojedynczo; zadania — odpowiedzialny i zlecający z profilu, współwykonawcy i obserwatorzy — robotem; obserwatorzy CRM — robotem; „Wyłącz integracje" w oknie zwolnienia. Później: przejście przez reguły i szablony procesów wskazujące odchodzącego oraz sprawdzenie uprawnień dostępu następcy — inaczej dostanie deale, których nie widzi. Najłatwiej trzymać to razem w jednym procesie „Offboarding" na procesie inteligentnym HR, gdzie pracownik i następca są polami elementu, a kroki — robotami z tego artykułu.
Podsumowanie
Offboarding w Bitrix24 to cztery obszary, nie jeden przycisk. CRM przekazuje się z listy; powiązane rekordy — robotem „Zmień odpowiedzialnego u powiązanych" albo na cały dział przez „Przypisanie odpowiedzialnego: kolejka / obciążenie"; zadania — odpowiedzialnego i zlecającego akcją wbudowaną, współwykonawców i obserwatorów przez „Zaktualizuj zadanie według ID" i „Zmień obserwatorów zadania"; obserwatorów CRM — „Zarządzanie obserwatorami"; webhooki — odtworzone na koncie serwisowym przed zwolnieniem. Wszystkie roboty są w katalogu Roboteki, za darmo z Bitrix24 Market. Brakuje robota do twojego kroku offboardingu — opisz zadanie, zrobimy go za darmo.