Każdy rekord w Bitrix24 (Alaio) ma ID: wewnętrzny numer nadawany przy utworzeniu rekordu i potem już nigdy niezmieniany. Możesz zmienić nazwę deala albo poprawić imię kontaktu, a ID zostaje to samo. Dlatego rekordy odnajdują się nawzajem właśnie po ID: reguła automatyzacji aktualizuje deal po jego ID, zadanie jest powiązane z firmą przez ID, wywołanie REST API lub webhook czyta kontakt po ID. Przy pracy ręcznej ten numer nie jest ci do niczego potrzebny. Gdy w grę wchodzą procesy i integracje, potrzebujesz go na każdym kroku.

Czym jest ID w Bitrix24?

To liczba całkowita, unikalna w obrębie swojego typu rekordu. Deal 125 i kontakt 125 to dwa różne rekordy, bo deale i kontakty są numerowane osobno. To główne źródło nieporozumień: sama liczba nie mówi, na co wskazuje, więc typ trzeba znać albo podać obok. Drugie źródło to kody pól w rodzaju TITLE czy UF_CRM_1712…: one identyfikują pola, a nie rekordy, i mają osobny artykuł, czyli ID pól w Bitrix24.

Jak sprawdzić ID deala, leada, kontaktu lub firmy?

Najszybciej w pasku adresu przeglądarki. Otwórz rekord, a numer znajdziesz w linku:

  • deal: /crm/deal/details/125/;
  • lead: /crm/lead/details/125/;
  • kontakt: /crm/contact/details/125/;
  • firma: /crm/company/details/125/;
  • element procesu smart: /crm/type/<type ID>/details/125/, gdzie pierwsza liczba to sam proces smart, a druga to element.

Jeśli potrzebujesz ID wielu rekordów naraz, przełącz sekcję na widok listy i włącz kolumnę ID w ustawieniach kolumn. Można po niej sortować i filtrować, a także wyeksportować ją do Excela razem z innymi polami. To typowy sposób na przygotowanie tabeli mapowania pod import albo uzgodnienie danych z systemem księgowym.

Gdzie jest ID zadania?

Też w adresie: link otwartego zadania kończy się na /tasks/task/view/<ID>/. Na liście zadań kolumnę ID włącza się tak samo jak w CRM. Zadania mają własną numerację, niezależną od CRM, więc zadanie 125 nie ma nic wspólnego z dealem 125.

Jak sprawdzić własne ID użytkownika albo ID kolegi?

Otwórz profil pracownika: w adresie jest /company/personal/user/<ID>/. Swoje ID znajdziesz tak samo, we własnym profilu. ID użytkowników przydają się częściej, niż mogłoby się wydawać: w filtrach po osobie odpowiedzialnej, w warunkach procesów, w zapytaniach REST typu „wszystkie deale tego handlowca". Z ID działu jest trudniej, bo ekran struktury firmy go nie pokazuje. Wewnątrz procesu zwróci je robot Pobierz dział pracownika: podajesz ID pracownika, dostajesz ID i nazwę działu, a jeśli osoba należy do kilku działów, także ich pełną listę.

Jak sprawdzić ID lejka i ID etapu?

ID lejka jest w adresie kanbanu deali: /crm/deal/kanban/category/<ID>/. Lejek domyślny ma ID 0. Etapy nie mają numerów, tylko kody tekstowe: w lejku domyślnym to NEW, WON, LOSE i tak dalej, a w dodatkowych lejkach kody mają prefiks lejka, na przykład C1:NEW albo C1:WON. W regułach automatyzacji etap zwykle wybiera się z listy i kodu nie trzeba wpisywać. Przydaje się on w filtrach, zapytaniach REST i robotach wyszukiwania, gdzie etap podaje się jako tekst. Więcej o tym, jak działają lejki, przeczytasz w artykule o lejkach sprzedaży.

Czym jest ID CRM w rodzaju D_10?

Gdy pole lub powiązanie może wskazywać na rekordy różnych typów, sama liczba nie wystarcza. Dodaje się więc prefiks typu: D_10 to deal 10, C_7 to kontakt 7, CO_5 to firma 5, L_4 to lead 4. Tego formatu używają powiązania zadań z CRM oraz pola „Powiązanie z elementem CRM", które dopuszczają więcej niż jeden typ. Przy powiązaniach zadań prefiks musi być krótki: zadanie zapisze DEAL_10, ale w karcie deala się nie pojawi. Żeby nie składać tego ciągu ręcznie, robot Powiązanie zadania z CRM (po ID) przyjmuje typ rekordu i dwie liczby, czyli ID zadania oraz ID deala lub kontaktu, a potem dodaje, zastępuje albo usuwa powiązanie we właściwym formacie.

Jak pobrać ID w regule automatyzacji lub procesie?

Proces zawsze zna ID swojego bieżącego rekordu. W robocie lub działaniu kliknij „Wstaw wartość" i wybierz pole ID dokumentu; w projektancie procesów to wyrażenie {=Document:ID}. Przekaż je dalej: do treści powiadomienia, do linku, do pola w innym rekordzie.

Trudniej, gdy potrzebujesz ID innego rekordu: kontaktu po numerze telefonu, otwartego deala klienta, zadania po tytule. Do tego służą roboty wyszukiwania. Znajdź kontakt po telefonie/e-mailu zwraca ID pierwszego trafienia i flagę znalezienia. Znajdź deal według warunku szuka po kontakcie, firmie, etapie, osobie odpowiedzialnej albo dowolnym własnym filtrze i zwraca ID pierwszego deala, listę wszystkich ID oraz ich liczbę. Znajdź zadanie według warunku robi to samo dla zadań. Pełny opis znajdziesz w artykule jak znaleźć deal, kontakt lub lead z procesu.

Co zrobić z ID, gdy już je masz?

Przekazać kolejnym krokom. Robot Pobierz wartość pola powiązanej encji przyjmuje ID deala, kontaktu, firmy lub leada i odczytuje dowolne pole tego rekordu, na przykład kwotę ostatniego deala klienta albo e-mail firmy. Warunek na flagę znalezienia = Y rozgałęzia proces: rekord istnieje, więc go aktualizujesz; nie istnieje, więc tworzysz nowy, i duplikaty się nie pojawiają. Jeśli ID jest potrzebne w kilku krokach, trzymaj je w zmiennej procesu.

Co dalej?

Jeśli ID potrzebujesz raz, odczytaj je z paska adresu. Jeśli potrzebuje go proces, nie wpisuj go na sztywno w szablon: znajdź rekord robotem i przekaż ID dalej w zmiennej, a szablon przetrwa zarówno zmianę osoby odpowiedzialnej, jak i nowy lejek. Pozostałe klocki znajdziesz w katalogu robotów. A jeśli brakuje potrzebnego robota, opisz zadanie: Roboteka za darmo buduje brakujące działania i dodaje je do wspólnej biblioteki.