Jeder Datensatz in Bitrix24 (Alaio) hat eine ID: eine interne Nummer, die beim Anlegen vergeben wird und sich danach nie mehr ändert. Sie können einen Auftrag umbenennen oder den Namen eines Kontakts neu eintippen, die ID bleibt dieselbe. Genau deshalb finden sich Datensätze gegenseitig über die ID: Eine Automatisierungsregel aktualisiert einen Auftrag anhand seiner ID, eine Aufgabe wird per ID mit einem Unternehmen verknüpft, ein REST-API-Aufruf oder Webhook liest einen Kontakt über seine ID. Solange Sie von Hand arbeiten, brauchen Sie die Nummer nie. Sobald Workflows und Integrationen ins Spiel kommen, brauchen Sie sie überall.

Was ist eine ID in Bitrix24?

Eine ganze Zahl, eindeutig innerhalb ihres Datensatztyps. Auftrag 125 und Kontakt 125 sind zwei verschiedene Datensätze, weil Aufträge und Kontakte getrennt nummeriert werden. Das ist die häufigste Quelle für Verwirrung: Die Zahl allein verrät nicht, worauf sie zeigt. Der Typ muss also bekannt sein oder danebenstehen. Die zweite Quelle sind Feldcodes wie TITLE oder UF_CRM_1712…: Sie bezeichnen Felder, keine Datensätze, und haben einen eigenen Artikel, nämlich Feld-IDs in Bitrix24.

Wie finde ich die ID eines Auftrags, Leads, Kontakts oder Unternehmens?

Am schnellsten über die Adresszeile des Browsers. Öffnen Sie den Datensatz, und die Nummer steht im Link:

  • Auftrag: /crm/deal/details/125/;
  • Lead: /crm/lead/details/125/;
  • Kontakt: /crm/contact/details/125/;
  • Unternehmen: /crm/company/details/125/;
  • Element eines Smart-Prozesses: /crm/type/<type ID>/details/125/, wobei die erste Zahl der Smart-Prozess selbst ist und die zweite das Element.

Brauchen Sie die IDs vieler Datensätze auf einmal, schalten Sie den Bereich auf die Listenansicht um und aktivieren in den Spalteneinstellungen die Spalte ID. Danach können Sie nach ihr sortieren und filtern und sie zusammen mit anderen Feldern nach Excel exportieren. So entsteht üblicherweise eine Zuordnungstabelle für einen Import oder den Abgleich mit der Buchhaltung.

Wo steht die ID einer Aufgabe?

Ebenfalls in der Adresse: Der Link einer geöffneten Aufgabe endet auf /tasks/task/view/<ID>/. In der Aufgabenliste aktivieren Sie die Spalte ID genauso wie im CRM. Aufgaben werden getrennt vom CRM nummeriert, Aufgabe 125 hat also nichts mit Auftrag 125 zu tun.

Wie finde ich meine eigene Nutzer-ID oder die eines Kollegen?

Öffnen Sie das Profil des Mitarbeiters: Die Adresse enthält /company/personal/user/<ID>/. Ihre eigene ID steht auf dieselbe Weise in Ihrem eigenen Profil. Nutzer-IDs tauchen öfter auf, als man denkt: in Filtern nach verantwortlicher Person, in Workflow-Bedingungen, in REST-Anfragen wie „alle Aufträge dieses Vertriebsmitarbeiters“. Schwieriger ist die ID einer Abteilung, denn die Unternehmensstruktur zeigt sie nicht an. Innerhalb eines Workflows liefert sie der Roboter Abteilung des Mitarbeiters abrufen: Sie übergeben eine Mitarbeiter-ID und bekommen ID und Namen der Abteilung zurück, dazu alle Abteilungen, falls die Person mehreren angehört.

Wie finde ich die ID einer Pipeline und einer Phase?

Die Pipeline-ID steht in der Adresse des Auftrags-Kanbans: /crm/deal/kanban/category/<ID>/. Die Standard-Pipeline hat die ID 0. Phasen haben keine Nummern, sondern Textcodes: In der Standard-Pipeline heißen sie NEW, WON, LOSE und so weiter, in weiteren Pipelines tragen sie das Pipeline-Präfix, zum Beispiel C1:NEW oder C1:WON. In Automatisierungsregeln wählen Sie eine Phase meist aus einer Liste und tippen den Code nie ein. Gebraucht wird er in Filtern, REST-Anfragen und Such-Robotern, bei denen die Phase als Text angegeben wird. Wie Pipelines funktionieren, erklärt der Artikel über Vertriebs-Pipelines.

Was ist eine CRM-ID wie D_10?

Wenn ein Feld oder eine Verknüpfung auf Datensätze verschiedener Typen zeigen kann, reicht eine nackte Zahl nicht. Dann kommt ein Typ-Präfix dazu: D_10 ist Auftrag 10, C_7 ist Kontakt 7, CO_5 ist Unternehmen 5, L_4 ist Lead 4. Dieses Format verwenden Verknüpfungen zwischen Aufgaben und CRM sowie Felder vom Typ „Verknüpfung mit CRM-Element“, die mehr als einen Typ erlauben. Bei Aufgaben muss es das kurze Präfix sein: Eine Aufgabe speichert zwar DEAL_10, taucht aber nicht in der Auftragskarte auf. Damit Sie den String nicht von Hand zusammenbauen müssen, nimmt der Roboter Aufgabe mit CRM verknüpfen (nach ID) den Datensatztyp und zwei Zahlen entgegen, die Aufgaben-ID und die ID des Auftrags oder Kontakts, und fügt die Verknüpfung im richtigen Format hinzu, ersetzt oder entfernt sie.

Wie bekomme ich die ID innerhalb einer Automatisierungsregel oder eines Workflows?

Ein Workflow kennt immer die ID seines aktuellen Datensatzes. Klicken Sie in einem Roboter oder einer Aktion auf „Wert einfügen“ und wählen Sie das Feld ID des Dokuments; im Workflow-Designer ist das der Ausdruck {=Document:ID}. Geben Sie sie weiter: in einen Benachrichtigungstext, einen Link, ein Feld eines anderen Datensatzes.

Schwieriger wird es, wenn Sie die ID eines anderen Datensatzes brauchen: einen Kontakt per Telefonnummer, den offenen Auftrag eines Kunden, eine Aufgabe nach Titel. Dafür gibt es Such-Roboter. Kontakt per Telefon/E-Mail finden liefert die ID des ersten Treffers und ein Gefunden-Flag. Auftrag nach Bedingung finden sucht nach Kontakt, Unternehmen, Phase, verantwortlicher Person oder einem beliebigen eigenen Filter und gibt die ID des ersten Auftrags, die Liste aller IDs und deren Anzahl zurück. Aufgabe nach Bedingung finden macht dasselbe für Aufgaben. Die ausführliche Anleitung steht unter Auftrag, Kontakt oder Lead aus einem Workflow heraus finden.

Was mache ich mit der ID, wenn ich sie habe?

Reichen Sie sie an die nächsten Schritte weiter. Der Roboter Feldwert einer verknüpften Entität abrufen nimmt die ID eines Auftrags, Kontakts, Unternehmens oder Leads und liest ein beliebiges Feld dieses Datensatzes, etwa den Betrag des letzten Auftrags eines Kunden oder die E-Mail-Adresse des Unternehmens. Eine Bedingung auf Gefunden = Y teilt den Workflow: Gibt es den Datensatz, wird er aktualisiert; gibt es ihn nicht, wird ein neuer angelegt, und Dubletten entstehen erst gar nicht. Wird die ID in mehreren Schritten gebraucht, legen Sie sie in einer Workflow-Variable ab.

Wie geht es weiter?

Brauchen Sie eine ID nur einmal, lesen Sie sie aus der Adresszeile ab. Braucht ein Workflow sie, tippen Sie sie nicht fest in die Vorlage: Finden Sie den Datensatz mit einem Roboter und reichen Sie die ID über eine Variable weiter. Dann übersteht die Vorlage einen neuen Verantwortlichen genauso wie eine neue Pipeline. Die übrigen Bausteine finden Sie im Roboter-Katalog. Und fehlt der Roboter, den Sie brauchen, beschreiben Sie die Aufgabe: Roboteka baut fehlende Aktivitäten kostenlos und nimmt sie in die gemeinsame Bibliothek auf.