Cada registro en Bitrix24 (Alaio) tiene un ID: un número interno que se asigna al crear el registro y que ya no cambia nunca. Puedes renombrar una negociación o corregir el nombre de un contacto, y el ID sigue siendo el mismo. Por eso los registros se encuentran unos a otros por ID: una regla de automatización actualiza una negociación por su ID, una tarea se vincula a una compañía por ID, una llamada a la REST API o un webhook lee un contacto por ID. Mientras trabajas a mano, el número no te hace falta. En cuanto entran en juego los procesos de negocio y las integraciones, lo necesitas en todas partes.

¿Qué es un ID en Bitrix24?

Un número entero, único dentro de su propio tipo de registro. La negociación 125 y el contacto 125 son dos registros distintos, porque las negociaciones y los contactos se numeran por separado. Esa es la principal fuente de confusión: el número por sí solo no dice a qué apunta, así que el tipo hay que conocerlo o indicarlo al lado. La segunda fuente de confusión son los códigos de campo como TITLE o UF_CRM_1712…: esos identifican campos, no registros, y tienen su propio artículo, los ID de campos en Bitrix24.

¿Cómo encontrar el ID de una negociación, un prospecto, un contacto o una compañía?

Lo más rápido es mirar la barra de direcciones del navegador. Abre el registro y el número está en el enlace:

  • negociación: /crm/deal/details/125/;
  • prospecto: /crm/lead/details/125/;
  • contacto: /crm/contact/details/125/;
  • compañía: /crm/company/details/125/;
  • elemento de proceso inteligente: /crm/type/<type ID>/details/125/, donde el primer número es el propio proceso inteligente y el segundo, el elemento.

Si necesitas los ID de muchos registros a la vez, cambia la sección a vista de lista y activa la columna ID en la configuración de columnas. Puedes ordenar y filtrar por ella y exportarla a Excel junto con otros campos. Es la forma habitual de preparar una tabla de correspondencias para una importación o para cuadrar datos con el sistema contable.

¿Dónde está el ID de una tarea?

También en la dirección: el enlace de una tarea abierta termina en /tasks/task/view/<ID>/. En la lista de tareas, la columna ID se activa igual que en el CRM. Las tareas se numeran aparte del CRM, así que la tarea 125 no tiene nada que ver con la negociación 125.

¿Cómo saber tu propio ID de usuario o el de un compañero?

Abre el perfil del empleado: la dirección contiene /company/personal/user/<ID>/. Tu propio ID está en tu perfil, y se encuentra igual. Los ID de usuario aparecen más a menudo de lo que parece: en filtros por responsable, en condiciones de procesos de negocio, en peticiones REST del tipo «todas las negociaciones de este comercial». El ID de un departamento cuesta más, porque la pantalla de estructura de la empresa no lo muestra. Dentro de un proceso de negocio te lo da el robot Obtener departamento del empleado: le pasas el ID de un empleado y devuelve el ID y el nombre del departamento, además de todos los departamentos si la persona pertenece a varios.

¿Cómo encontrar el ID de un embudo y el de una etapa?

El ID del embudo está en la dirección del kanban de negociaciones: /crm/deal/kanban/category/<ID>/. El embudo predeterminado tiene el ID 0. Las etapas no usan números, sino códigos de texto: en el embudo predeterminado son NEW, WON, LOSE, etc.; en los embudos adicionales llevan el prefijo del embudo, por ejemplo C1:NEW o C1:WON. En las reglas de automatización la etapa se suele elegir de una lista y el código no se escribe nunca. Lo necesitas en filtros, peticiones REST y robots de búsqueda donde la etapa se indica como texto. Cómo funcionan los embudos lo contamos en el artículo sobre embudos de venta.

¿Qué es un ID del CRM como D_10?

Cuando un campo o un vínculo puede apuntar a registros de distintos tipos, un número a secas no basta. Se le añade un prefijo de tipo: D_10 es la negociación 10, C_7 es el contacto 7, CO_5 es la compañía 5, L_4 es el prospecto 4. Este formato lo usan los vínculos de tareas con el CRM y los campos de tipo «vínculo con elementos del CRM» que admiten más de un tipo. En los vínculos de tareas el prefijo tiene que ser el corto: la tarea guardará DEAL_10, pero no aparecerá en la ficha de la negociación. Para no montar la cadena a mano, el robot Vincular tarea a CRM (por ID) recibe el tipo de registro y dos números, el ID de la tarea y el de la negociación o el contacto, y añade, sustituye o quita el vínculo en el formato correcto.

¿Cómo obtener un ID dentro de una regla de automatización o un proceso de negocio?

Un proceso de negocio siempre conoce el ID de su registro actual. En un robot o una acción, pulsa «Insertar valor» y elige el campo ID del documento; en el diseñador de procesos de negocio es la expresión {=Document:ID}. Después pásalo adelante: al texto de una notificación, a un enlace, a un campo de otro registro.

La cosa se complica cuando necesitas el ID de otro registro: un contacto por número de teléfono, la negociación abierta de un cliente, una tarea por su título. Para eso están los robots de búsqueda. Buscar contacto por teléfono/email devuelve el ID de la primera coincidencia y un indicador de encontrado. Buscar negociación por condición busca por contacto, compañía, etapa, responsable o cualquier filtro personalizado y devuelve el ID de la primera negociación, la lista de todos los ID y el total. Buscar tarea por condición hace lo mismo con las tareas. La explicación completa está en cómo buscar una negociación, un contacto o un prospecto desde un proceso.

¿Qué hacer con el ID una vez que lo tienes?

Pasárselo a los pasos siguientes. El robot Obtener el valor de un campo de una entidad relacionada recibe el ID de una negociación, un contacto, una compañía o un prospecto y lee cualquier campo de ese registro: el importe de la última negociación del cliente, por ejemplo, o el email de la compañía. Una condición sobre Encontrado = Y divide el proceso en dos: si el registro existe, se actualiza; si no, se crea uno nuevo, y no aparecen duplicados. Si el ID hace falta en varios pasos, guárdalo en una variable del proceso de negocio.

Por dónde seguir

Si necesitas un ID una sola vez, léelo en la barra de direcciones. Si lo necesita un proceso de negocio, no lo escribas a mano en la plantilla: busca el registro con un robot y pasa el ID en una variable, y la plantilla sobrevivirá tanto a un cambio de responsable como a un embudo nuevo. El resto de piezas está en el catálogo de robots. Y si falta el robot que necesitas, describe la tarea: Roboteka crea gratis las actividades que faltan y las añade a la biblioteca común.