Todo registro no Bitrix24 (Alaio) tem um ID: um número interno atribuído na criação e que nunca muda depois. Você pode renomear um negócio ou corrigir o nome de um contato, e o ID continua o mesmo. É por isso que os registros se encontram pelo ID: uma regra de automação atualiza um negócio pelo ID, uma tarefa é vinculada a uma empresa pelo ID, uma chamada à API REST ou um webhook lê um contato pelo ID. No trabalho manual, você nunca precisa desse número. Quando entram em cena processos de negócios e integrações, ele passa a ser necessário em todo lugar.

O que é um ID no Bitrix24?

Um número inteiro, único dentro do seu próprio tipo de registro. O negócio 125 e o contato 125 são dois registros diferentes, porque negócios e contatos têm numeração separada. Essa é a principal fonte de confusão: o número sozinho não diz a que ele se refere, então o tipo precisa ser conhecido ou informado ao lado. A segunda fonte de confusão são os códigos de campo, como TITLE ou UF_CRM_1712…: eles identificam campos, não registros, e têm um artigo próprio: IDs de campos no Bitrix24.

Como encontrar o ID de um negócio, lead, contato ou empresa?

O jeito mais rápido é a barra de endereço do navegador. Abra o registro e o número está no link:

  • negócio: /crm/deal/details/125/;
  • lead: /crm/lead/details/125/;
  • contato: /crm/contact/details/125/;
  • empresa: /crm/company/details/125/;
  • item de processo inteligente: /crm/type/<type ID>/details/125/, em que o primeiro número é o próprio processo inteligente e o segundo é o item.

Quando você precisa dos IDs de muitos registros de uma vez, mude a seção para a visualização em lista e ative a coluna ID nas configurações de colunas. Dá para ordenar e filtrar por ela e exportá-la para o Excel junto com os outros campos. É o caminho de sempre para montar uma tabela de correspondência para uma importação ou uma conferência com o sistema contábil.

Onde fica o ID da tarefa?

Também no endereço: o link de uma tarefa aberta termina em /tasks/task/view/<ID>/. Na lista de tarefas, a coluna ID é ativada do mesmo jeito que no CRM. As tarefas têm numeração própria, separada do CRM, então a tarefa 125 não tem nada a ver com o negócio 125.

Como descobrir o seu ID de usuário ou o de um colega?

Abra o perfil do funcionário: o endereço contém /company/personal/user/<ID>/. O seu próprio ID está no seu perfil, encontrado da mesma forma. IDs de usuário aparecem mais do que se imagina: em filtros por responsável, em condições de processos, em requisições REST do tipo «todos os negócios deste vendedor». O ID de um departamento é mais difícil, porque a tela da estrutura da empresa não o mostra. Dentro de um processo, o robô Obter departamento do funcionário resolve: você informa o ID do funcionário e recebe o ID e o nome do departamento, além de todos os departamentos se a pessoa fizer parte de mais de um.

Como encontrar o ID de um funil e de uma fase?

O ID do funil está no endereço do kanban de negócios: /crm/deal/kanban/category/<ID>/. O funil padrão tem ID 0. As fases usam códigos de texto, não números: no funil padrão são NEW, WON, LOSE e assim por diante; nos funis adicionais levam o prefixo do funil, por exemplo C1:NEW ou C1:WON. Nas regras de automação você normalmente escolhe a fase em uma lista e nunca digita o código. Ele faz falta em filtros, requisições REST e robôs de busca em que a fase é informada como texto. Mais sobre como os funis funcionam no artigo sobre funis de vendas.

O que é um ID do CRM como D_10?

Quando um campo ou vínculo pode apontar para registros de tipos diferentes, um número sozinho não basta. Entra um prefixo de tipo: D_10 é o negócio 10, C_7 é o contato 7, CO_5 é a empresa 5, L_4 é o lead 4. Esse formato é usado nos vínculos de tarefas com o CRM e nos campos «Vínculo com item do CRM» que aceitam mais de um tipo. Nos vínculos de tarefas o prefixo tem de ser o curto: a tarefa até guarda DEAL_10, mas não aparece no card do negócio. Para não montar a string na mão, o robô Vincular tarefa ao CRM (por ID) recebe o tipo de registro e dois números, o ID da tarefa e o ID do negócio ou contato, e adiciona, substitui ou remove o vínculo no formato certo.

Como obter um ID dentro de uma regra de automação ou de um processo?

Um processo sempre sabe o ID do registro atual. Em um robô ou ação, clique em «Inserir valor» e escolha o campo ID do documento; no designer de processos de negócios é a expressão {=Document:ID}. Depois é só repassar: para o texto de uma notificação, para um link, para um campo de outro registro.

Fica mais difícil quando você precisa do ID de outro registro: um contato pelo telefone, o negócio aberto de um cliente, uma tarefa pelo título. É para isso que servem os robôs de busca. Encontrar contato por telefone/e-mail devolve o ID da primeira correspondência e um sinalizador de encontrado. Encontrar negócio por condição busca por contato, empresa, fase, responsável ou qualquer filtro personalizado e devolve o ID do primeiro negócio, a lista de todos os IDs e a quantidade. Encontrar tarefa por condição faz o mesmo com tarefas. O passo a passo completo está em como encontrar um negócio, contato ou lead a partir de um processo.

O que fazer com o ID depois de obtê-lo?

Passe adiante para as próximas etapas. O robô Obter o valor de um campo de uma entidade relacionada recebe o ID de um negócio, contato, empresa ou lead e lê qualquer campo desse registro: o valor do último negócio do cliente, por exemplo, ou o e-mail da empresa. Uma condição em «encontrado = Y» divide o processo em dois caminhos: o registro existe, então atualize; não existe, então crie um novo, e nada de duplicatas. Se o ID for usado em várias etapas, guarde-o em uma variável do processo.

E agora?

Se você precisa de um ID uma vez só, pegue na barra de endereço. Se um processo precisa dele, não digite o número no modelo: encontre o registro com um robô e repasse o ID em uma variável. Assim o modelo continua funcionando com um novo responsável e com um novo funil. Os outros blocos de montagem estão no catálogo de robôs. E se o robô de que você precisa não existir, descreva a tarefa: a Roboteka cria de graça as atividades que faltam e as adiciona à biblioteca compartilhada.