Ktoś co tydzień sprawdza stany magazynowe, księgowość co miesiąc zbiera dokumenty zamknięcia, a w każdy poniedziałek kierownik zespołu wystawia to samo zlecenie z tą samą listą kontrolną. Trzy takie sprawy mieszczą się w głowie. Trzydzieści już nie: zadanie trafia do systemu z opóźnieniem, o liście kontrolnej przypominamy sobie w połowie, a połowa pilnych rzeczy wypływa po terminie. Bitrix24 (Alaio) ma na to dwa mechanizmy — szablony zadań i cykliczność — i częściej się je myli, niż konfiguruje.

Gdzie są szablony zadań i co się w nich zapisuje?

Szablony znajdziesz w Zadania i projekty → Więcej → Szablony. Są trzy drogi do nowego: od zera przyciskiem Utwórz, z bloku Szablony podczas tworzenia zadania oraz z istniejącego zadania przez jego menu. Trzecia jest najszybsza, gdy dobre zadanie zostało już napisane ręcznie.

Do szablonu trafia niemal cała karta: tytuł i opis, osoba odpowiedzialna, współwykonawcy i obserwatorzy, termin, lista kontrolna, pliki, projekt lub grupa, powiązanie z CRM, ewidencja czasu i podzadania. Chodzi o to, żeby zadanie docierało już złożone: nikt nie musi dopytywać, co dokładnie i w jakiej kolejności sprawdzić. Lista kontrolna zasługuje tu na miejsce najbardziej: zamienia mgliste „przygotować raport" w sześć sprawdzalnych punktów, a potem pokazuje dokładnie, w którym miejscu praca stanęła.

Jak zrobić zadanie cyklicznym?

Cykliczność to harmonogram nałożony na szablon. Włączysz ją z karty zadania (opcja Zadanie cykliczne na dole) albo w samym szablonie. Pierwsza droga jest wygodniejsza, ale warto wiedzieć, co dzieje się pod spodem: gdy robisz zadanie cyklicznym, Bitrix24 tworzy dla niego szablon i tam zapisuje harmonogram. W systemie nie ma osobnego bytu „zadanie powtarzalne" — jest szablon z harmonogramem.

Do wyboru są cztery interwały: dzień, tydzień (z konkretnymi dniami tygodnia), miesiąc (według daty albo dnia tygodnia, więc „co drugi piątek" działa natywnie) i rok. Dzień, tydzień i miesiąc przyjmują dodatkowo krok — tak ustawia się „co dwa tygodnie". Do tego dochodzą data rozpoczęcia powtórzeń, godzina utworzenia nowego zadania oraz sposób zakończenia serii: w konkretnym dniu, po N powtórzeniach albo nigdy. Powtórzenia dzienne mają własny przełącznik: czy zadania pojawiają się w weekendy i święta, czy są pomijane.

Szablon czy kopia zadania — co wybrać?

Kopiowanie jest jednorazowe: duplikujesz zadanie, poprawiasz tytuł, wystawiasz. Wygrywa, gdy podobne zlecenie wraca raz na kwartał i za każdym razem wygląda trochę inaczej. Szablon wygrywa, gdy zlecenie jest typowe i wystawia je kilka osób: zmiana w szablonie zmienia od razu wszystkie przyszłe zadania, a zmiana w kopii — tylko następną kopię. Druga strona tej reguły waży tyle samo: zmiany w szablonie nie ruszają zadań już istniejących. Jeśli zadanie cykliczne zostało wystawione i ktoś już nad nim pracuje, nowa lista kontrolna tam nie dotrze.

Każde zadanie utworzone przez harmonogram jest wypisane w sekcji Historia samego szablonu. To pierwsze miejsce, do którego warto zajrzeć, gdy harmonogram zachowuje się dziwnie.

Dlaczego zadanie cykliczne się nie pojawiło?

Przejdź tę listę od góry — w dziewięciu przypadkach na dziesięć odpowiedź jest w pierwszych trzech punktach.

Cykliczność jest wyłączona w szablonie albo sam szablon został usunięty; to zdecydowanie najczęstsza przyczyna. Dalej: data rozpoczęcia jeszcze nie nadeszła albo warunek zakończenia już zadziałał — minęła data lub wyczerpały się N powtórzeń. Potem sprawdź osobę odpowiedzialną: na dezaktywowane konto nie ma kogo wyznaczyć. Harmonogramy miesięczne ustawione na 29, 30 lub 31 dzień zachowują się w krótkich miesiącach inaczej, niż się tego oczekuje — jeśli zadanie musi trafić na koniec miesiąca, reguła oparta na dniu tygodnia jest bezpieczniejsza niż data. Wreszcie zadania cykliczne nie są dostępne w każdym planie, a tam gdzie plan ich nie obejmuje, opcja po prostu się nie wyświetla — to ograniczenie, nie usterka.

Sprawdź też uprawnienia: harmonogram mogą zmieniać autor szablonu, administrator i pracownicy z odpowiednimi prawami dostępu, więc „poprawiłem i nic się nie zmieniło" czasem znaczy, że zmiana nigdy się nie zapisała. To ten sam typ problemu co przy uprawnieniach dostępu i automatyzacji: mechanizm jest sprawny, ale działa w imieniu kogoś, komu brakuje praw.

Czego szablon nie potrafi i jak to nadrobić

Szablon jest statyczny. Nie liczy, nie rozgałęzia się i nie patrzy na dane: termin to sztywne przesunięcie w dniach, osoba odpowiedzialna to jedno nazwisko, treść to jeden stały tekst. Gdy tylko powtarzalne zlecenie zależy od czegokolwiek innego, wbudowany harmonogram się kończy.

Brakującą część buduje się procesem biznesowym i klockami z katalogu Roboteka — tym samym zestawem, który opisują roboty w zadaniach. Robot Znajdź zadanie według warunku odnajduje właśnie utworzone zadanie, a Zaktualizuj zadanie po ID je poprawia: prawdziwy termin, osoba odpowiedzialna wzięta z deala, dodatkowa linijka kontekstu. Żeby zadanie żyło w karcie klienta, a nie samo dla siebie, Powiązanie zadania z CRM podpina je do rekordu CRM. Do rozsunięcia kroków w jednym procesie służy Krótka pauza — wystaw zadanie, poczekaj, dopiero potem sprawdź wynik; dłuższe formy tej samej idei opisuje opóźnienia i pauzy w automatyzacji. A gdy sama lista kontrolna zależy od danych, Dodaj listę kontrolną do zadania zbuduje ją w trakcie działania, zamiast zamrażać w szablonie.

Jeśli zadania pojawiają się zgodnie z harmonogramem, ale potem nic się nie dzieje, problem leży zwykle w procesie, a nie w harmonogramie — roboty nie działają prowadzi przez tę diagnozę.

Co dalej

Zacznij od jednego zadania, które twój zespół wystawia najczęściej: zapisz je jako szablon, dopracuj listę kontrolną do stanu, w którym nie wymaga wyjaśnień, i dopiero wtedy włącz harmonogram. Zajrzyj po miesiącu do Historii szablonu — powtórzenia, których nikt nigdy nie zamyka, rzucają się w oczy od razu, i lepiej je usunąć niż tolerować. Szerszy obraz tego, co proces potrafi wokół zadań, jest w procesach biznesowych w Bitrix24 i w przykładach automatyzacji; same klocki leżą w katalogu robotów. Jeśli brakuje tego, którego potrzebujesz, opisz zadanie — Roboteka tworzy brakujące aktywności za darmo i wystawia je do wspólnej biblioteki.