Alguien concilia el stock cada semana, contabilidad reúne los documentos de cierre cada mes y cada lunes un responsable de equipo crea el mismo encargo con la misma lista de control. Tres encargos así caben en la cabeza. Treinta no: la tarea se crea tarde, la lista de control se recuerda a mitad de camino y la mitad de lo urgente aparece pasado el plazo. Bitrix24 (Alaio) tiene dos mecanismos para esto — plantillas de tareas y recurrencia — y se confunden más a menudo de lo que se configuran.

¿Dónde están las plantillas de tareas y qué se guarda en ellas?

Las plantillas viven en Tareas y proyectos → Más → Plantillas. Hay tres formas de crear una: desde cero con el botón Crear, desde el bloque Plantillas al crear una tarea nueva y desde una tarea existente a través de su menú. La tercera es la más rápida cuando ya se ha escrito a mano una tarea que funciona.

En una plantilla cabe casi toda la ficha: título y descripción, responsable, participantes y observadores, plazo, lista de control, archivos, proyecto o grupo, vínculo con CRM, registro de tiempo y subtareas. La idea es que la tarea llegue ya montada: nadie tiene que preguntar qué hay que revisar exactamente y en qué orden. La lista de control es lo que más se gana su sitio aquí: convierte un vago «preparar el informe» en seis puntos verificables, y después muestra con precisión dónde se atascó el trabajo.

¿Cómo se hace recurrente una tarea?

La recurrencia es un calendario montado sobre una plantilla. Se activa desde la ficha de la tarea (la opción Tarea recurrente, abajo) o dentro de la propia plantilla. La primera vía es más cómoda, pero conviene saber qué ocurre por debajo: al hacer recurrente una tarea, Bitrix24 crea una plantilla para ella y guarda allí el calendario. En el sistema no existe una entidad «tarea repetida» aparte — existe una plantilla con calendario.

Hay cuatro intervalos disponibles: día, semana (con días concretos), mes (por fecha o por día de la semana, así que «cada segundo viernes» es nativo) y año. Día, semana y mes admiten además un paso, que es como se configura «cada dos semanas». A eso se suman la fecha de inicio de las repeticiones, la hora a la que se crea la tarea nueva y el final de la serie: en una fecha, tras N repeticiones o nunca. Las repeticiones diarias tienen su propio interruptor para decidir si las tareas aparecen en fines de semana y festivos o se omiten.

¿Plantilla o copia de la tarea?

Copiar es puntual: duplicas la tarea, ajustas el título y la creas. Gana cuando un encargo parecido vuelve una vez por trimestre y cada vez es algo distinto. La plantilla gana cuando el encargo es estándar y lo crean varias personas: un cambio en la plantilla cambia todas las tareas futuras de golpe, mientras que un cambio en la copia solo afecta a la siguiente copia. La otra cara de esa regla pesa igual: los cambios en la plantilla no tocan las tareas que ya existen. Si una tarea recurrente ya se ha creado y alguien está trabajando en ella, una lista de control nueva no llegará allí.

Todas las tareas que ha producido el calendario están en la sección Historial de la propia plantilla. Es el primer sitio donde mirar cuando el calendario parece comportarse mal.

¿Por qué no apareció la tarea recurrente?

Recorre esta lista de arriba abajo — nueve de cada diez veces la respuesta está en los tres primeros puntos.

La recurrencia está desactivada en la plantilla, o la plantilla se ha eliminado; es con diferencia la causa más frecuente. Después: la fecha de inicio aún no ha llegado, o la condición de fin ya se ha cumplido — la fecha pasó o se agotaron las N repeticiones. Luego comprueba el responsable: sobre una cuenta desactivada no hay a quién asignar la tarea. Los calendarios mensuales fijados al 29, 30 o 31 se comportan de forma distinta a lo esperado en los meses cortos, así que cuando una tarea debe caer a fin de mes, una regla por día de la semana es más segura que una fecha. Por último, las tareas recurrentes no están en todos los planes, y donde el plan no las incluye la opción simplemente no se muestra — es un límite, no un fallo.

Comprueba también los permisos: el calendario lo pueden cambiar el autor de la plantilla, un administrador y el personal con los derechos de acceso correspondientes, así que «lo edité y no cambió nada» a veces significa que la edición nunca se guardó. Es el mismo tipo de problema que en permisos de acceso y automatización: el mecanismo está bien, pero actúa en nombre de alguien sin los derechos necesarios.

Lo que una plantilla no puede hacer y cómo cubrir el hueco

Una plantilla es estática. No calcula, no se ramifica y no mira los datos: el plazo es un desplazamiento fijo en días, el responsable es una persona concreta, el texto es una línea fija. En cuanto un encargo repetido depende de cualquier otra cosa, el calendario integrado se queda corto.

La parte que falta se construye con un proceso de negocio y bloques del catálogo de Roboteka — la misma caja de herramientas que describe robots en las tareas. El robot Buscar tarea por condición localiza la tarea recién creada, y Actualizar tarea por ID la edita: un plazo real, un responsable tomado del negocio, una línea extra de contexto. Para que la tarea viva en la ficha del cliente y no suelta por su cuenta, Vincular tarea con CRM la asocia al registro de CRM. Para separar pasos dentro de un mismo proceso, Pausa corta espera entre ellos — crear la tarea, esperar y solo después revisar el resultado; las formas más largas de la misma idea están en retrasos y pausas en la automatización. Y cuando la propia lista de control depende de los datos, Añadir lista de control a la tarea la construye en tiempo de ejecución en lugar de congelarla en la plantilla.

Si las tareas aparecen según el calendario pero después no ocurre nada, el problema suele estar en el proceso y no en el calendario — los robots no funcionan recorre ese diagnóstico.

Qué sigue

Empieza por la tarea que tu equipo crea más a menudo: guárdala como plantilla, afina la lista de control hasta que no necesite explicación y solo entonces activa el calendario. Vuelve al cabo de un mes y abre el Historial de la plantilla — las repeticiones que nadie cierra nunca saltan a la vista enseguida, y es mejor retirarlas que tolerarlas. El panorama más amplio de lo que un proceso puede hacer alrededor de las tareas está en procesos de negocio en Bitrix24 y en ejemplos de automatización; los bloques en sí están en el catálogo de robots. Si falta el que necesitas, describe la tarea — Roboteka crea las actividades que faltan de forma gratuita y las publica en la biblioteca común.