Alguém confere o estoque toda semana, o financeiro reúne os documentos de fechamento todo mês e, toda segunda-feira, um líder de equipe abre a mesma tarefa com a mesma lista de verificação. Três encargos assim cabem na cabeça. Trinta não: a tarefa é aberta com atraso, a lista de verificação só é lembrada no meio do caminho e metade do que era urgente aparece depois do prazo. O Bitrix24 (Alaio) tem dois mecanismos para isso — modelos de tarefa e recorrência — e eles são confundidos com mais frequência do que configurados.

Onde ficam os modelos de tarefa e o que entra neles?

Os modelos ficam em Tarefas e projetos → Mais → Modelos. Há três caminhos para criar um: do zero pelo botão Criar, pelo bloco Modelos ao abrir uma tarefa nova e a partir de uma tarefa existente pelo menu dela. O terceiro é o mais rápido quando uma boa tarefa já foi escrita à mão.

No modelo cabe quase todo o cartão: título e descrição, responsável, coexecutores e observadores, prazo, lista de verificação, arquivos, projeto ou grupo, vínculo com o CRM, registro de tempo e subtarefas. A ideia é que a tarefa chegue já montada: ninguém precisa perguntar o que exatamente conferir e em que ordem. A lista de verificação é o que mais merece o lugar aqui: transforma um vago «preparar o relatório» em seis itens verificáveis e depois mostra exatamente onde o trabalho parou.

Como tornar uma tarefa recorrente?

Recorrência é uma agenda montada sobre um modelo. Dá para ligar pelo cartão da tarefa (a opção Tarefa recorrente, na parte de baixo) ou dentro do próprio modelo. O primeiro caminho é mais confortável, mas vale saber o que acontece por baixo: ao tornar uma tarefa recorrente, o Bitrix24 cria um modelo para ela e guarda a agenda lá. Não existe no sistema uma entidade «tarefa repetida» separada — existe um modelo com agenda.

São quatro intervalos disponíveis: dia, semana (com dias específicos), mês (por data ou por dia da semana, então «toda segunda sexta-feira» é nativo) e ano. Dia, semana e mês aceitam ainda um passo, que é como se configura «a cada duas semanas». Some a isso a data de início das repetições, o horário em que a tarefa nova é criada e o fim da série: em uma data, após N repetições ou nunca. As repetições diárias têm um interruptor próprio para decidir se as tarefas aparecem em fins de semana e feriados ou são puladas.

Modelo ou cópia da tarefa — qual usar?

Copiar é pontual: duplica a tarefa, ajusta o título, abre. Vence quando um encargo parecido volta uma vez por trimestre e cada vez é um pouco diferente. O modelo vence quando o encargo é padrão e várias pessoas o abrem: uma edição no modelo muda todas as tarefas futuras de uma vez, enquanto uma edição na cópia muda só a próxima cópia. O outro lado dessa regra pesa igual: edições no modelo não tocam nas tarefas que já existem. Se uma tarefa recorrente já foi aberta e alguém está trabalhando nela, uma lista de verificação nova não chega lá.

Toda tarefa que a agenda produziu aparece na seção Histórico do próprio modelo. É o primeiro lugar para olhar quando a agenda parece se comportar mal.

Por que a tarefa recorrente não apareceu?

Percorra esta lista de cima para baixo — em nove de cada dez casos a resposta está nos três primeiros itens.

A recorrência está desligada no modelo, ou o próprio modelo foi excluído; essa é de longe a causa mais comum. Em seguida: a data de início ainda não chegou, ou a condição de término já foi atingida — a data passou ou as N repetições acabaram. Depois confira o responsável: numa conta desativada não há para quem abrir a tarefa. Agendas mensais fixadas no dia 29, 30 ou 31 se comportam de forma diferente do esperado em meses curtos, então quando a tarefa precisa cair no fim do mês, uma regra por dia da semana é mais segura que uma data. Por fim, tarefas recorrentes não estão em todos os planos, e onde o plano não as inclui a opção simplesmente não é exibida — é um limite, não uma falha.

Confira também as permissões: a agenda pode ser alterada pelo autor do modelo, por um administrador e por quem tenha os direitos de acesso correspondentes, então «eu editei e nada mudou» às vezes significa que a edição nunca foi salva. É o mesmo tipo de problema de permissões de acesso e automação: o mecanismo está certo, mas age em nome de alguém sem os direitos necessários.

O que um modelo não faz e como cobrir a lacuna

Um modelo é estático. Ele não calcula, não ramifica e não olha os dados: o prazo é um deslocamento fixo em dias, o responsável é uma pessoa específica, o texto é uma linha fixa. No momento em que um encargo repetido depende de qualquer outra coisa, a agenda embutida chega ao limite.

A parte que falta se constrói com um processo de negócios e blocos do catálogo Roboteka — a mesma caixa de ferramentas que robôs nas tarefas descreve. O robô Encontrar tarefa por condição localiza a tarefa recém-criada, e Atualizar tarefa por ID a edita: um prazo real, um responsável tirado do negócio, uma linha extra de contexto. Para que a tarefa viva no cartão do cliente em vez de flutuar sozinha, Vincular tarefa ao CRM a prende ao registro do CRM. Para espaçar passos dentro de um mesmo processo, Pausa curta espera entre eles — abrir a tarefa, aguardar e só então conferir o resultado; as formas mais longas da mesma ideia estão em atrasos e pausas na automação. E quando a própria lista de verificação depende dos dados, Adicionar lista de verificação à tarefa a monta em tempo de execução em vez de congelá-la no modelo.

Se as tarefas aparecem conforme a agenda mas nada acontece depois, o problema costuma estar no processo e não na agenda — os robôs não funcionam percorre esse diagnóstico.

O que vem a seguir

Comece pela única tarefa que sua equipe abre com mais frequência: salve como modelo, deixe a lista de verificação no ponto em que dispensa explicação e só então ligue a agenda. Volte um mês depois e abra o Histórico do modelo — as repetições que ninguém nunca fecha saltam aos olhos na hora, e é melhor removê-las do que tolerá-las. O quadro mais amplo do que um processo faz em volta das tarefas está em processos de negócios no Bitrix24 e em exemplos de automação; os blocos em si ficam no catálogo de robôs. Se faltar o que você precisa, descreva a tarefa — a Roboteka cria as atividades ausentes de graça e as publica na biblioteca comum.