Wiederkehrende Aufgaben in Bitrix24: Vorlagen, Zeitpläne und warum eine ausbleibt

Jemand gleicht wöchentlich die Bestände ab, die Buchhaltung sammelt monatlich die Abschlussbelege, und jeden Montag stellt eine Teamleitung dieselbe Aufgabe mit derselben Checkliste. Drei solche Aufträge behält man im Kopf. Dreißig nicht: Die Aufgabe wird zu spät gestellt, an die Checkliste denkt man erst auf halber Strecke, und die Hälfte des Dringenden taucht nach der Frist auf. Bitrix24 (Alaio) hat dafür zwei Mechanismen — Aufgabenvorlagen und Wiederholung — und sie werden häufiger verwechselt als eingerichtet.

Wo liegen Aufgabenvorlagen und was gehört hinein?

Vorlagen finden sich unter Aufgaben und Projekte → Mehr → Vorlagen. Es gibt drei Wege zu einer neuen: von Grund auf über die Schaltfläche Erstellen, über den Block Vorlagen beim Anlegen einer Aufgabe und aus einer bestehenden Aufgabe über deren Menü. Der dritte ist der schnellste, wenn eine gute Aufgabe bereits von Hand geschrieben wurde.

In eine Vorlage geht fast die gesamte Karte: Titel und Beschreibung, verantwortliche Person, Mitwirkende und Beobachter, Frist, Checkliste, Dateien, Projekt oder Gruppe, CRM-Verknüpfung, Zeiterfassung und Teilaufgaben. Der Sinn liegt darin, dass die Aufgabe fertig zusammengesetzt ankommt: Niemand muss nachfragen, was genau in welcher Reihenfolge zu prüfen ist. Die Checkliste verdient ihren Platz dabei am meisten: Sie macht aus einem vagen „Bericht vorbereiten" sechs prüfbare Punkte, und später zeigt sie genau, wo die Arbeit stehen geblieben ist.

Wie macht man eine Aufgabe wiederkehrend?

Wiederholung ist ein Zeitplan über einer Vorlage. Einschalten lässt sie sich aus der Aufgabenkarte (Option Wiederkehrende Aufgabe am unteren Rand) oder in der Vorlage selbst. Der erste Weg ist bequemer, aber es hilft zu wissen, was darunter passiert: Macht man eine Aufgabe wiederkehrend, legt Bitrix24 dafür eine Vorlage an und speichert den Zeitplan dort. Eine eigene Entität „wiederholende Aufgabe" gibt es im System nicht — es gibt eine Vorlage mit Zeitplan.

Vier Intervalle stehen zur Wahl: Tag, Woche (mit konkreten Wochentagen), Monat (nach Datum oder nach Wochentag, „jeden zweiten Freitag" ist also nativ) und Jahr. Tag, Woche und Monat nehmen zusätzlich einen Schritt an — so wird „alle zwei Wochen" eingestellt. Dazu kommen das Startdatum der Wiederholungen, die Uhrzeit, zu der die neue Aufgabe entsteht, und das Ende der Serie: an einem Datum, nach N Wiederholungen oder nie. Tägliche Wiederholungen haben einen eigenen Schalter dafür, ob Aufgaben an Wochenenden und Feiertagen erscheinen oder übersprungen werden.

Vorlage oder kopierte Aufgabe — was nehmen?

Kopieren ist einmalig: Aufgabe duplizieren, Titel anpassen, stellen. Es gewinnt, wenn ein ähnlicher Auftrag einmal im Quartal kommt und jedes Mal etwas anders aussieht. Die Vorlage gewinnt, wenn der Auftrag Standard ist und mehrere Personen ihn stellen: Eine Änderung an der Vorlage ändert alle künftigen Aufgaben auf einmal, eine Änderung an der Kopie nur die nächste Kopie. Die Kehrseite dieser Regel wiegt genauso schwer — Änderungen an der Vorlage rühren bestehende Aufgaben nicht an. Läuft eine wiederkehrende Aufgabe bereits und arbeitet jemand daran, kommt eine neue Checkliste dort nicht mehr an.

Jede vom Zeitplan erzeugte Aufgabe steht im Abschnitt Verlauf der Vorlage selbst. Das ist die erste Stelle, an der man nachsieht, wenn der Zeitplan sich seltsam verhält.

Warum ist die wiederkehrende Aufgabe ausgeblieben?

Arbeiten Sie diese Liste von oben ab — in neun von zehn Fällen liegt die Antwort in den ersten drei Punkten.

Die Wiederholung ist in der Vorlage ausgeschaltet, oder die Vorlage selbst wurde gelöscht; das ist mit Abstand der häufigste Grund. Dann: Das Startdatum ist noch nicht erreicht, oder die Endbedingung hat bereits gegriffen — das Datum ist vorbei oder die N Wiederholungen sind aufgebraucht. Prüfen Sie danach die verantwortliche Person: Auf ein deaktiviertes Konto lässt sich niemand ansetzen. Monatspläne auf den 29., 30. oder 31. verhalten sich in kurzen Monaten anders als erwartet — muss eine Aufgabe am Monatsende landen, ist eine Wochentagsregel sicherer als ein Datum. Und schließlich: Wiederkehrende Aufgaben gibt es nicht in jedem Tarif, und wo der Tarif sie nicht enthält, wird die Option schlicht nicht angezeigt — eine Grenze, kein Fehler.

Prüfen Sie auch die Rechte: Den Zeitplan ändern dürfen die Autorin oder der Autor der Vorlage, Administratoren und Mitarbeitende mit den passenden Zugriffsrechten. „Ich habe es geändert und nichts ist passiert" heißt manchmal, dass die Änderung nie gespeichert wurde. Es ist dieselbe Art von Problem wie bei Zugriffsrechten und Automatisierung: Der Mechanismus ist in Ordnung, handelt aber im Namen von jemandem ohne die nötigen Rechte.

Was eine Vorlage nicht kann und wie man die Lücke schließt

Eine Vorlage ist statisch. Sie rechnet nicht, verzweigt nicht und sieht keine Daten an: Die Frist ist ein fester Versatz in Tagen, die verantwortliche Person ein Name, der Text eine feste Zeile. Sobald ein wiederkehrender Auftrag von etwas anderem abhängt, ist der eingebaute Zeitplan am Ende.

Der fehlende Teil entsteht mit einem Geschäftsprozess und Bausteinen aus dem Roboteka-Katalog — demselben Werkzeugkasten, den Roboter in Aufgaben beschreibt. Der Roboter Aufgabe nach Bedingung finden findet die eben erzeugte Aufgabe, und Aufgabe per ID aktualisieren bearbeitet sie: echte Frist, verantwortliche Person aus dem Deal, eine zusätzliche Zeile Kontext. Damit die Aufgabe in der Kundenkarte lebt statt frei zu schweben, hängt sie Aufgabe mit CRM verknüpfen an den CRM-Datensatz. Um Schritte innerhalb eines Prozesses zu entzerren, wartet Kurze Pause dazwischen — Aufgabe stellen, warten, dann das Ergebnis prüfen; die längeren Formen derselben Idee behandelt Verzögerungen und Pausen in der Automatisierung. Und wenn die Checkliste selbst von den Daten abhängt, baut Checkliste zur Aufgabe hinzufügen sie zur Laufzeit, statt sie in der Vorlage einzufrieren.

Erscheinen die Aufgaben planmäßig, passiert danach aber nichts, liegt es meist am Prozess und nicht am Zeitplan — Roboter funktionieren nicht führt durch diese Diagnose.

Wie weiter

Beginnen Sie mit der einen Aufgabe, die Ihr Team am häufigsten stellt: als Vorlage speichern, die Checkliste bis zur Selbsterklärung schärfen und erst dann den Zeitplan einschalten. Sehen Sie nach einem Monat in den Verlauf der Vorlage — Wiederholungen, die niemand je schließt, fallen sofort auf, und die entfernt man besser, als sie zu dulden. Das größere Bild dazu, was ein Prozess rund um Aufgaben leisten kann, steht in Geschäftsprozesse in Bitrix24 und in Automatisierungsbeispielen; die Bausteine selbst liegen im Roboterkatalog. Fehlt der passende, beschreiben Sie die Aufgabe — Roboteka baut fehlende Aktivitäten kostenlos und stellt sie in die gemeinsame Bibliothek.