Pierwsze, co robi programista, gdy potrzebuje automatycznego e-maila: otwiera dokumentację REST i szuka metody wysyłki. Takiej nie ma. Ta jedna brakująca metoda prowadzi ludzi dwiema złymi drogami — budują scenariusz w zewnętrznej platformie do czegoś, co proces załatwia jednym klockiem, albo uznają wbudowaną akcję za zepsutą, gdy ta po cichu odmawia działania. Obu da się uniknąć, gdy wiadomo, gdzie wysyłka naprawdę się odbywa.

Czy w REST API jest metoda wysyłki e-maila?

Nie. W Bitrix24 (Alaio) rodzina mailservice.* zarządza usługami pocztowymi — tworzy, zmienia, wypisuje, usuwa — a metody Webmail zarządzają skrzynkami, wiadomościami i odbiorcami. Żadna z nich nie wypuszcza wiadomości w świat. Podpięcie skrzynki i wysyłka to operacje interfejsu, nie API.

crm.activity.add to metoda, którą znajduje się w następnej kolejności i czyta się źle. Zapisuje ona wychodzącą aktywność e-mailową na osi czasu, a to jest księgowość: wpis pojawi się w karcie klienta niezależnie od tego, czy cokolwiek dotarło do skrzynki. Traktuj to jako wpis do dziennika, nie jako wysyłkę.

Są więc dokładnie dwie uczciwe drogi, by napisać do klienta z automatyzacji: wbudowana akcja wewnątrz procesu albo wywołanie HTTP do dostawcy, który wyśle za ciebie. Wszystko poniżej jest jedną z tych dwóch.

Jak wysłać e-mail z procesu?

Wbudowana akcja nazywa się „Wyślij e-mail do klienta" i jest dostępna zarówno dla reguł automatyzacji, jak i dla procesów biznesowych. Potrzebuje czterech rzeczy: adresu nadawcy (konkretna skrzynka albo wybór automatyczny — wtedy wiadomość idzie z adresu osoby odpowiedzialnej), typu adresu odbiorcy — służbowy, prywatny, do newsletterów lub automatyczny — tematu i treści z podstawionymi wartościami pól.

O tym, czy akcja w ogóle zadziała, decydują trzy warunki, a żaden z nich nie zgłasza błędu, który byś zauważył:

Osoba odpowiedzialna musi mieć podpiętą skrzynkę pocztową. Nie ma skrzynki, nie ma z czego wysyłać. Typ adresu w ustawieniu musi pasować do tego, co faktycznie jest w karcie — wybierzesz „służbowy", gdy wypełniony jest tylko „do newsletterów", i wiadomość nigdy nie wyjdzie. A gdy do transakcji podpięto kilka kontaktów, dostanie ją tylko pierwszy, przy czym kontakt ma pierwszeństwo przed firmą.

To cała lista awarii dla ścieżki podstawowej i wyjaśnia większość zgłoszeń „automatyzacja jest zepsuta". Który kanał pasuje do którego zdarzenia, opisano w powiadomieniach z procesu biznesowego; gdy reguła w ogóle nie rusza, zacznij od automatyzacja nie działa.

A co z SMS-ami?

Ten sam kształt, jeden dodatkowy wymóg: portal sam nie wysyła wiadomości tekstowych. Przekazuje je aplikacji dostawcy zainstalowanej z Marketu, a ta rozmawia z operatorem. Bez podpiętego dostawcy akcja stoi na liście i nic nie robi. Długość wiadomości jest ograniczona, więc długie teksty są albo przycinane, albo rozliczane jako kilka.

Typ telefonu musi pasować do karty tak samo jak typ e-maila — wybierzesz „służbowy", gdy zapisany jest tylko numer komórkowy, i wiadomość przepadnie. Znormalizuj numer wcześniej robotem Formatuj telefon z prefiksem: dla API operatora 020 7946 0958 i +44 20 7946 0958 to różne ciągi znaków, a jeden z nich nie zostanie dostarczony.

Jak wysyłać przez własnego dostawcę?

Gdy wbudowane kanały się kończą — usługa poczty transakcyjnej, tańszy agregator SMS, WhatsApp, Telegram — wysyłka staje się wychodzącym wywołaniem HTTP z wnętrza procesu. To jest zarazem odpowiedź na brakującą metodę REST: nie wysyłasz przez Bitrix24, wysyłasz obok niego.

Robot Zapytanie HTTP woła API dostawcy i zwraca kod statusu oraz treść odpowiedzi, więc następny krok może rozgałęzić się na wyniku: 200 oznacza „wysłano" zapisane w karcie, cokolwiek innego oznacza zadanie dla człowieka. Ładunek zbuduj robotem Zbuduj JSON, zamiast sklejać nawiasy klamrowe ręcznie, a wartości do ciągu zapytania przepuść przez Kodowanie URL — inaczej pierwszy adres z plusem rozbije wywołanie.

Do wiadomości, których nie wolno zgubić, użyj robota Niezawodny webhook: ponawia przy błędach sieci i odpowiedziach 5xx z rosnącymi przerwami, zamiast wywracać proces w pierwszej złej sekundzie. Różnicę widać dopiero na wolumenie — pięciominutowe okno serwisowe u dostawcy kosztuje cię wtedy każdą wiadomość z tego czasu. Mechanika wywołań w obie strony jest w webhookach, a szerszy obraz w konfiguracji robotów Bitrix24.

Dlaczego e-maile nie docierają?

Portale w chmurze mają dzienny limit poczty wychodzącej — domyślnie tysiąc wiadomości dziennie. Kampania większa niż limit nie jest anulowana: pierwszy tysiąc wychodzi, reszta czeka do jutra. Limit się rusza: rośnie, dopóki odbiorcy nie zgłaszają skarg, i spada, gdy zgłaszają; przy dużej liczbie zgłoszeń spamu wysyłka może zostać zablokowana całkiem. Jaki udział tego kontyngentu idzie na kampanie, a jaki na korespondencję z CRM i skrzynki, ustawiasz sam.

Trzy wnioski, na których da się działać. Nie stawiaj poczty krytycznej dla przychodu — faktur, danych dostępowych, potwierdzeń zamówienia — na reputacji portalu; wysyłaj ją przez usługę, w której domena należy do ciebie. Posprzątaj listę przed wysyłką, nie po: nieprawidłowe adresy dają zwroty, a zwroty ściągają limit w dół. I utrzymuj wypisanie naprawdę na jedno kliknięcie, bo skarga na spam kosztuje więcej niż utracony subskrybent.

Co naprawić na liście przed wysyłką

Jakość listy decyduje bardziej niż treść. Odrzuć karty bez adresu robotem Pole nie jest puste — i tak nic nie dostaną, a zaburzą statystyki. Scal duplikaty wcześniej: trzy identyczne e-maile do jednej osoby to najszybsza droga do skargi. Zwrot grzecznościowy ustawi automatycznie Płeć po imieniu, opisany w płci po imieniu. Ogólna higiena danych jest w czyszczeniu CRM.

Żeby naprawić istniejącą bazę w jednym przebiegu, użyj masowego uruchomienia procesów: jeden szablon — sprawdź adres, znormalizuj telefon, ustaw znacznik — odpalony po wszystkich kontaktach.

Co dalej

Zacznij od jednego wyzwalanego e-maila: zdarzenie, warunek, wysyłka, zapis faktu wysyłki z powrotem do karty. Gdy przetrwa tydzień bez niespodzianek, dołóż SMS do tego samego scenariusza — i dopiero potem bierz się za wysyłkę masową, gdzie jeden błąd mnoży się przez rozmiar listy. Reszta klocków leży w katalogu robotów: warunki, wywołania HTTP, narzędzia do tekstów i dat. A jeśli brakuje tego, którego potrzebujesz — opisz zadanie: Roboteka buduje brakujące aktywności za darmo i wykłada je do wspólnej biblioteki.