CRM Bitrix24 (Alaio) to nie lista kart, lecz sieć powiązań: deal odwołuje się do kontaktu i firmy, zadanie — do elementu CRM, powtórne sprzedaże ciągną się do jednego klienta. Dopóki powiązania wypełnia się ręcznie, sieć się rwie: deale bez kontaktu, zadania bez przypięcia, dane klienta rozjeżdżają się między kartami. Omówimy, jak powiązania działają w standardzie i jak je czytać, zapisywać i wykorzystywać w procesach biznesowych.

Jak działają powiązania: kontakt, firma, deal

Schemat bazowy jest taki: deal może mieć kilka kontaktów, ale jedną firmę; kontakt może należeć do kilku firm; firma i kontakt mają dowolną liczbę dealów. Powiązanie jest dwustronne: przypięto kontakt do deala — deal pojawił się w karcie kontaktu na zakładce „Deale". Na tej sieci trzyma się cała historia klienta: oś czasu firmy zbiera zdarzenia jej dealów, a powtórna sprzedaż to po prostu nowy deal na istniejącym kontakcie. Reguła higieny: deal bez kontaktu lub firmy to sierota — nie znajdzie go ani filtr po kliencie, ani kontrola duplikatów dealów.

Czy można powiązać deal z dealem?

Bezpośredniego wbudowanego powiązania „deal — deal" nie ma: dwa deale sąsiadują tylko przez wspólny kontakt lub firmę. Gdy potrzebne jest jawne powiązanie — dosprzedaż do umowy głównej, reklamacja do dawnej dostawy — utwórz w dealu pole niestandardowe typu „Powiązanie z elementami CRM": wybiera się w nim konkretny deal, a w karcie pojawia się klikalny odnośnik. Takie pole umie wypełniać także automatyzacja: robot „Znajdź deal według warunku" szuka deala po filtrze — na przykład ostatniego wygranego deala tej samej firmy — i zwraca jego ID, które w kolejnym kroku zapisuje się w polu powiązania. Tak „powtórny" deal sam znajduje deal nadrzędny.

Zadanie i CRM: jak przypiąć zadanie do deala

Zadanie ma pole „Elementy CRM" — przypięte zadanie widać w karcie deala, a czas z niego trafia do raportów po kliencie. Problem w tym, że pole wypełnia się ręcznie i połowa zadań zostaje bez przypięcia. W procesach biznesowych zamykają to dwa roboty: „Powiązanie bieżącego zadania z CRM" — dla procesów uruchomionych na samym zadaniu (przypina je do kontaktu, firmy, deala lub leada), i „Powiązanie zadania z CRM (po ID)" — z dowolnego kontekstu, po ID zadania. Tryb „Zastąp" zdejmuje wcześniejsze powiązania tego samego typu i ustawia nowe — przydatne, gdy zadanie przeniosło się na inny deal. Których pól zadania dotyczą roboty i jak czytać je w procesach — w artykule o polach w zadaniach.

Powiązania w procesach biznesowych: czytać i zapisywać pola sąsiednich kart

Wbudowany projektant procesów widzi pola tylko „swojego" dokumentu: proces na dealu nie odczyta pola firmy i nie zapisze wartości w kontakcie. Lukę zamyka para robotów. „Pobierz wartość pola powiązanej encji" czyta dowolne pole deala, kontaktu, firmy lub leada po ID — proces na dealu bierze ID firmy ze swojego pola i wyciąga, powiedzmy, segment albo warunki płatności. „Zapisz wartość w polu powiązanej encji" robi odwrotnie: proces na dealu ustawia kontaktowi znacznik „Klient" po pierwszej płatności. Kody pól dla obu operacji sprawdzisz według zasad z omówienia ID pól. Razem te dwa roboty zamieniają odizolowane karty w ciągły przepływ danych: zmianę w jednej encji proces rozprowadza po wszystkich powiązanych.

Przekazanie klienta: zmiana odpowiedzialnego po powiązaniach

Menedżer odszedł albo klienta przekazano do innego działu — zmiana odpowiedzialnego w firmie to za mało: jej deale i kontakty zostają przy poprzednim pracowniku. Robot „Zmień odpowiedzialnego w powiązanych" uruchamia się na firmie, kontakcie lub dealu i zmienia odpowiedzialnego w powiązanych z nimi encjach: we wszystkich dealach firmy, w jej kontaktach — do wyboru. Jeden proces „Przekaż klienta" na karcie firmy zamyka przekazanie w całości; przy masowym przekazywaniu całej bazy odchodzącego pracownika proces przepuszcza się masowym uruchomieniem po liście jego firm.

Częste pytania

Ile kontaktów można przypiąć do deala? Limitu nie ma; pierwszy na liście uznawany jest za główny — to jego telefon podstawiają szablony i roboty pracujące „z kontaktem deala". Czy powiązania przenoszą się przy konwersji leada? Tak: utworzone z leada kontakt, firma i deal wiążą się ze sobą automatycznie, a lead zostaje w archiwum z odnośnikami do nich. Jak znaleźć w procesie wszystkie deale kontrahenta? Robot „Znajdź deal według warunku" z filtrem po ID firmy zwraca listę ID znalezionych dealów i ich liczbę — dalej na tej liście buduje się warunek lub pętlę.

Podsumowanie

Powiązania to szkielet CRM: kontakt i firma przy każdym dealu, przypięcie przy każdym zadaniu, jawne pola-odnośniki tam, gdzie deale zależą od siebie. Czytania i zapisywania danych przez powiązania w procesach standard nie przewiduje — zamykają to roboty z katalogu Roboteki, bezpłatne w instalacji z Bitrix24 Market. Nie ma potrzebnego scenariusza — opisz zadanie, zrobimy robota.