El CRM de Bitrix24 (Alaio) no es una lista de fichas, sino una red de vínculos: la negociación hace referencia al contacto y a la empresa, la tarea a un elemento del CRM, y las ventas repetidas se remontan al mismo cliente. Mientras los vínculos se rellenen a mano, la red se rompe: negociaciones sin contacto, tareas sin vinculación, datos del cliente que se desparraman entre fichas. Veamos cómo funcionan los vínculos de forma nativa y cómo leerlos, escribirlos y usarlos en los procesos de negocio.

Cómo funcionan los vínculos: contacto, empresa, negociación

El esquema básico es este: una negociación puede tener varios contactos, pero una sola empresa; un contacto puede pertenecer a varias empresas; una empresa y un contacto pueden tener cuantas negociaciones haga falta. El vínculo es bidireccional: vinculaste un contacto a una negociación y la negociación apareció en la ficha del contacto, en la pestaña «Negociaciones». Sobre esta red se sostiene todo el historial del cliente: la línea de tiempo de la empresa reúne los eventos de sus negociaciones, y una venta repetida es simplemente una negociación nueva sobre un contacto existente. Regla de higiene: una negociación sin contacto ni empresa es huérfana; no la encontrará ni el filtro por cliente ni la comprobación de negociaciones duplicadas.

¿Se puede relacionar una negociación con otra negociación?

No existe un vínculo nativo directo «negociación — negociación»: dos negociaciones solo conviven a través de un contacto o una empresa comunes. Cuando hace falta una relación explícita —una venta adicional al contrato principal, una reclamación sobre un suministro antiguo—, crea en la negociación un campo personalizado del tipo «Vínculo con elementos del CRM»: en él se elige una negociación concreta y en la ficha aparece un enlace clicable. Ese campo también sabe rellenarlo la automatización: el robot «Buscar negociación según condición» busca una negociación por filtro —por ejemplo, la última negociación ganada de la misma empresa— y devuelve su ID, que en el paso siguiente se escribe en el campo de vinculación. Así, la negociación «repetida» encuentra sola a su negociación madre.

La tarea y el CRM: cómo vincular una tarea a una negociación

La tarea tiene el campo «Elementos del CRM»: una tarea vinculada se ve en la ficha de la negociación y su tiempo entra en los informes por cliente. El problema es que el campo se rellena a mano y la mitad de las tareas se queda sin vinculación. En los procesos de negocio esto lo cubren dos robots: «Vincular la tarea actual al CRM», para los procesos lanzados sobre la propia tarea (la vincula a un contacto, una empresa, una negociación o un prospecto), y «Vincular tarea al CRM (por ID)», desde cualquier contexto, por el ID de la tarea. El modo «Reemplazar» retira las vinculaciones anteriores del mismo tipo y establece la nueva: útil cuando la tarea se ha mudado a otra negociación. Qué campos de la tarea tocan estos robots y cómo leerlos en los procesos, en el artículo sobre los campos en las tareas.

Vínculos en los procesos de negocio: leer y escribir campos de fichas vecinas

El diseñador de procesos estándar solo ve los campos de «su» documento: un proceso sobre una negociación no leerá un campo de la empresa ni escribirá un valor en el contacto. Esa carencia la cubre un par de robots. «Obtener el valor de un campo de la entidad relacionada» lee cualquier campo de una negociación, un contacto, una empresa o un prospecto por su ID: el proceso sobre la negociación toma el ID de la empresa de su propio campo y extrae, digamos, el segmento o las condiciones de pago. «Escribir un valor en un campo de la entidad relacionada» hace lo contrario: el proceso sobre la negociación marca al contacto como «Cliente» tras el primer pago. Los códigos de los campos para ambas operaciones se consultan según las reglas del análisis de los ID de los campos. Juntos, estos dos robots convierten las fichas aisladas en un flujo de datos transversal: el proceso propaga un cambio en una entidad a todas las relacionadas.

Traspaso de un cliente: cambio de responsable por los vínculos

Un gestor se marcha o el cliente pasa a otro departamento: cambiar el responsable de la empresa no basta, sus negociaciones y contactos siguen a nombre del empleado anterior. El robot «Cambiar el responsable de las entidades relacionadas» se lanza sobre una empresa, un contacto o una negociación y cambia el responsable de las entidades vinculadas a ella: de todas las negociaciones de la empresa, de sus contactos, a elección. Un único proceso «Traspasar cliente» en la ficha de la empresa cierra el traspaso por completo; para traspasar en masa toda la cartera de un empleado que se va, el proceso se ejecuta con el lanzamiento masivo sobre la lista de sus empresas.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos contactos se pueden vincular a una negociación? No hay límite; el primero de la lista se considera el principal: es su teléfono el que usan las plantillas y los robots que trabajan «con el contacto de la negociación». ¿Se trasladan los vínculos al convertir un prospecto? Sí: el contacto, la empresa y la negociación creados a partir del prospecto quedan vinculados entre sí automáticamente, y el prospecto permanece en el archivo con enlaces a ellos. ¿Cómo encontrar todas las negociaciones de una empresa en un proceso? El robot «Buscar negociación según condición» con el filtro por ID de la empresa devuelve la lista de los ID encontrados y su cantidad; a partir de la lista se construye una condición o un ciclo.

Conclusión

Los vínculos son el esqueleto del CRM: contacto y empresa en cada negociación, vinculación en cada tarea, campos de enlace explícitos allí donde las negociaciones dependen unas de otras. Leer y escribir datos a través de los vínculos en los procesos no es posible de forma nativa: eso lo cubren los robots del catálogo de Roboteka, gratuitos para instalar desde Bitrix24 Market. Si no encuentras el escenario que necesitas, describe la tarea y crearemos el robot.